3.1.4. Оформление управленческих документов

1. Общие требования

Под оформлением документов понимается соблюдение установленных требований в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений.

Основные правила составления, и оформления управленческих документов, закреплены в государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации.

В уставе, регламентах, правилах, инструкциях закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

1. права и обязанности лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

2. состав управленческих документов, применяемых в аппарате;

3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей отделов, их право на издание различных видов распорядительных документов;

4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

5. обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам предъявляются следующие основные требования:

1. обеспечение юридической силы документа;

2. создание условий для оперативного исполнения документов;

3. возможность оперативного поиска документов;

4. возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства вычислительной техники.

В соответствии с ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» в нашей стране обязательными являются стандартные форматы управленческих документов. Эти форматы приняты и международной организацией по стандартизации (ISO).

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210-297) и А5 (148‑210)

Любой документ должен иметь поля, которые должны быть не менее, мм:

левое - 20 + 10 (переплет); верхнее - 15;

правое - 10; нижнее - 20;

Официальные документы, как правило, создаются на бланках (ГОСТ Р 6.30-2003).

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Бланки бывают:

Общие бланки, которые содержат реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, наименование организации (автора документа), место составления или издания документа.

Бланк письма, который содержит реквизиты: Герб РФ, эмблему организации, код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации.

2. Оформление управленческих документов

Система организационно-распорядительной документации (ОРД) используется для документирования различных управленческих действий на всех уровнях управления.

При оформлении документов используются следующие основные термины:

Реквизит - это отдельный элемент документа, имеющий определенное место, состав и форматирование.

Формуляр - это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе. Набор реквизитов определяется назначением документа.

Типовой формуляр - это формуляр, характерный для определенного вида документа.

Формуляр-образец - это модель совокупности унифицированных форм документов.

Шаблон - это стандартная структура, каждый элемент которой имеет свойственное ему форматирование, который можно использовать постоянно, внося лишь некоторые изменения.

Стандартный формат - лист бумаги определенного размера с установленными полями и размером шрифта.

ГОСТ Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), устанавливает состав реквизитов, включающий 31 наименование. Это максимальный перечень реквизитов, используемых в оформлении документов, составляющих систему ОРД.

Реквизиты документа, по своему назначению, условно могут быть разбиты на 6 групп:

1. Идентифицирующие документ (сведения о самом документе);

2. Идентифицирующие автора документа (сведения об авторе документа);

3. Содержание сведения об адресате;

4. Определяющие содержание документа;

5. Удостоверяющие документ;

6. Содержащие сведения о прохождении и исполнении документа.

Список реквизитов, идентифицирующих документ:

1. Код формы документа;

2. Наименование вида документа;

3. Дата документа;

4. Регистрационный номер;

5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

6. Место составления или издания документа;

7. Гриф ограничения доступа.

Список реквизитов, идентифицирующих автора документа:

1. Герб РФ;

2. Герб субъекта РФ;

3. Эмблема организации или товарный знак;

4. Код организации;

5. Наименование организации;

6. Справочные данные об организации.

7. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

8. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Список реквизитов, содержащих сведения об адресате:

1. Адресат.

Список реквизитов, определяющих содержание документов:

1. Заголовок к тексту;

2. Текст;

3. Отметка о наличии приложений.

Список реквизитов, удостоверяющих документы:

1. Подпись;

2. Печать;

3. Гриф утверждения;

4. Гриф согласования;

5. Резолюция;

6. Виза согласования документа;

7. Отметка о заверении копии документа.

Список реквизитов, содержащих сведения о прохождении и исполнении документов:

1. Отметка о контроле;

2. Отметка об исполнителе;

3. Отметка об исполнении документа;

4. Отметка о поступлении документа в организацию;

5. Идентификатор электронной копии документа.

Управленческий документ состоит из трех частей:

• Заголовочная - это реквизиты, расположенные до текста.

• Основная - это реквизиты «Текст» и «Приложение».

• Оформляющая - это реквизиты, расположенные ниже текста и приложения.

(на практику)