Лекция 8

3. Требования к подготовке документов

3.1. Составление текстов документов

3.1.1. Текст документа и его содержание

Документирование управленческой деятельности начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации.

Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.

Текст служебного документа - это, выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать:

достоверную и аргументированную информацию,

изложенную ясно, убедительно и кратко,

при нейтральном тоне автора.

Краткость достигается:

• отбором необходимой и достаточной информации,

• исключением повторений текста,

• исключением излишних подробностей.

Ясность и подбор слов достигается:

• смысловой точностью подбора слов

• использованием прямого порядка слов в предложении, когда

- сказуемое следует за подлежащим

- определяемое за определением.

Например:

«осложнения возникли», «кредит предоставлен»

или

«некачественный товар», «исполненное обязательство»

В русских письмовниках XIX века говорится, что составитель письма должен был неукоснительно соблюдать «Табель о рангах»: «... первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем».

Тексты служебных документов состоят, как правило, из трех частей:

1. Введение - призвано объяснить, чем вызвана необходимость составления данного документа;

2. Констатирующая (описательная) - приводятся факты, описываются события, доказываются обстоятельства;

3. Заключение - содержит выводы, предложения, распоряжения, просьбы и т.п.

Содержание текста должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами (связанные документы).

3.1.2. Содержание текста документа и его конструкции

Текст документа, как правило, имеет несколько аспектов содержания.

Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями.

Составление текста предполагает:

• Выделение аспектов содержания;

• Их формализация;

• Форматирование в абзац.

Стандартная синтаксическая конструкция (ССК) - это одно или несколько предложений в едином целом, т.е. в одном аспекте.

Для построения ССК используются наборы готовых фраз или словосочетаний в соответствии, с которыми можно было бы сформулировать свою мысль.

Модель ССК	Варианты реализации модели
«Извещаем, что ...» «Напоминаем Вам, что ...»	... мы сократили на ... месяц срок ... ... по истечении указанного срока фирма не несет ответственности за ...
Модели и ССК используемые во ВВЕДЕНИИ (Объяснение мотивов)
«В связи ...»	... с необходимостью проведения ... ... с тяжелым положением ... ... с производственной необходимостью ...
«На основании ...»	... ранее принятых решений ... ... приказа директора от ... № ...
«В соответствии ...»	... с условиями договора ... ... с ранее достигнутой договоренностью ... ... планом мероприятий по ... ... с Законом РФ ... от ... № ...
«С целью ...»	... совершенствования ... ... достижения эффективности ... ... обеспечения выполнения ...
«В ответ ...»	... на Вашу просьбу о ... ... на Ваше письмо ...
«В подтверждение ...»	... нашей договоренности ... ... нашего телефонного разговора ...
«Согласно ...»	... Вашей просьбе ... ... постановлению Правительства РФ ... от ... ... договору аренды от ... № ... ... приказу директора ... от ... № ...
«Ввиду ...»	... срочности заказа ... ... непредвиденных обстоятельств ... ... невозможности взыскания ...