Бухгалтерия (финансово-экономическая служба)

Финансово-экономическая служба:

• отвечает за своевременное составление бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативными документами;

• несет ответственность за соблюдение финансовой и договорной дисциплины;

• проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности;

• организовывает составление бизнес-планов;

• составляет финансово-хозяйственные планы и сметы по установленным формам;

• несет ответственность за своевременность составления отчетов, балансов и счетов, прибылей и убытков;

• выполняет работу по учету, вводу в эксплуатацию и списанию материальных ценностей и учету денежных средств в установленном порядке;

• несет ответственность за соблюдением ценообразования и правильности составления тарифов;

• производит учет поступления и выбытия производственных запасов в соответствии с Положением (стандартом) бухгалтерского учета (П(С)БУ) 9 «Запасы»;

• организовывает работу по получению лицензий.

Коммерческий отдел

Основной задачей коммерческого отдела является обеспечение гостиничного комплекса материально-технический и производственными ресурсами.

В связи с переходом экономики страны на рыночные отношения, монопольная система обеспечения материально-техническими ресурсами государства сменилась системой свободного предпринимательства, основанной на самостоятельности и независимости хозяйствующих субъектов.

Все это ставит перед коммерческими службами предприятий целый ряд новых задач. Прежде всего, они должны формировать свои отношения с партнерами на взаимовыгодной основе, вовлекая в товарооборот продукцию предприятий изготовителей и других поставщиков различных форм собственности, в том числе и физических лиц, а также зарубежных поставщиков.

С этой целью необходимо своевременно реагировать на происходящие на рынке изменения. При этом важную роль играет компьютеризация выполнения коммерческих операций, а также операций, связанных с управлением товарными запасами, контролем исполнения договоров и т. д. С этой целью должны создаваться автоматизированные рабочие места исполнителей.

Работникам коммерческого отдела необходимо хорошо знать законы и другие нормативные акты, регламентирующие коммерческую деятельность, уметь принимать правильные решения, выгодные для предприятия, проявлять инициативу. Они должны четко себе представлять, что коммерческая деятельность должна строиться на основе коммерческого этикета. Коммерсанты, которыми, по сути, являются сотрудники этого отдела, должны с уважением относиться к своей: профессии. Признавая необходимость конкуренции, они должны понимать необходимость сотрудничества, доверять себе и другим, уважать профессионализм и компетенцию.

В коммерческий отдел целесообразно включать и группу менеджеров, занимающихся маркетингом, продажей номеров, организацией банкетов, рекламой.

Управление гостиницей

Управление гостиницей - это один человек или группа людей, наделенных властью и представляющих интересы владельцев гостиниц.

В обязанности управления входит руководство делами гостиницы и регулярный доклад о его состоянии владельцам гостиницы.

Главные обязанности руководства гостиницы включают в себя планирование, организацию, координирование всей деятельностью, а также подбор и расстановку кадров, оценку выполнения поставленных целей. Эти обязанности требуют координирования работы различных служб и отделов.

Исполнительный глава гостиницы обычно называется генеральным директором. В состав Правления входят руководители ведущих структурных подразделений, поэтому их обязанности вытекают из функций служб и отделов, которыми они руководят и о которых говорилось выше.

Учитывая то, что при приватизации гостиниц подавляющее их большинство стало акционерными обществами, то исходя из всех существующих учредительных документов, на генерального директора гостиницы, который избирается общим собранием акционеров, должны возлагаться следующие обязанности и предоставляться права:

• осуществлять руководство всей производственно-хозяйственной деятельностью, вытекающей из задач гостиницы;

• пользоваться всеми видами банковских услуг, в том числе кредитами, открывать и закрывать расчетные, текущие и другие счета и распоряжаться ими, подписывать чеки на получение наличных денег, ценностей и т.д.;

• имеет право иска и ответа на суде, в том числе и в арбитраже, а также представлять во всех административных учреждениях свое предприятие лично или через других лиц, уполномоченных на то специальными доверенностями;

• как руководитель организации, он подписывает договора, обязательства и доверенности или поручает это лицам, уполномоченным по специальным доверенностям; подписывает отчеты и балансы, несет ответственность за выполнение основных планово-экономических показателей;

• контролирует своевременность составления отчетов, балансов и счетов, прибылей и убытков, а также проектов покрытия убытков и распределения прибылей;

• организовывает работу Правления, назначает членов Правления своим приказом, если другое не предусмотрено учредительными документами. Выносит на рассмотрение Правления злободневные вопросы, касающиеся Общества, руководит подготовкой ежегодных собраний акционеров, отчитывается перед собранием о проделанной работе Правления.

ГОСТом 28681. 4-95 «Туристско-экскурезонное обслуживание. Классификация гостиниц», в Приложении «А» «Требования к гостиницам различных категорий», пункте 12 «Требования к персоналу и его подготовке» указывается, что руководители и персонал должны пройти профессиональную подготовку:

• соответствующую выполняемой работе;

• по обеспечению безопасности в гостинице.