Рассмотрение жалоб

Обычно персонал гостиницы не испытывает удовольствия от высказывания жалоб гостями. Однако, всем надо понимать, что если гость не высказал своих замечаний на обслуживание в гостинице, то он это расскажет своим друзьям, коллегам, родственникам, пассажирам в транспорте, возвращаясь домой и т. д. Если гость это выскажет в гостинице, то он этим принесет гостинице пользу, т. к. он раскрывает глаза на имеющиеся проблемы, которые заметны только постороннему глазу. Нужно всегда помнить, что гости, уехавшие неудовлетворенными, могут никогда больше не вернуться в эту гостиницу.

Жалобы, поступившие от гостей, должны передаваться руководству гостиницы, а не гостям.

Причины для жалоб бывают самые разные:

• длительное ожидание при размещении;

• отсутствие помощи при подноске багажа;

• плохая уборка номеров;

• проблемы с телефонной связью;

• шум от увеселительных заведений;

• несвоевременная побудка и т.д.

Чаще всего жалобы на обслуживание возникают, когда гостиница работает в максимальном режиме загрузки.

Жалобы могут быть самыми неожиданными, порой не имеющими никакого отношения к обслуживающему персоналу. Например, на отсутствие бассейна, перебои в работе общественного транспорта, и даже на превратности погоды.

На все жалобы гостей требуется внимание, несмотря на то, что они различны по своей природе и значимости.

Гостиницы, которые предметно занимаются каждой жалобой клиентов, правильно на них реагируют, делают соответствующие выводы, могут существенно улучшить отношения с гостями, тем самым улучшить культуру обслуживания гостей и достичь быстрее поставленных перед собой целей.

Дежурный администратор СПиР вправе принять от гостя жалобу на любую службу гостиницы, в т. ч. на работу ресторана, даже если он находится под управлением другого ведомства. Если этого не сделать, то гость будет продолжать возмущаться, расстраиваться, это приведет в конечном итоге к тому, что все равно окажется виновной гостиница.

При выслушивании жалоб рекомендуется еще несколько специфических правил:

• когда гость разъярен, персоналу в одиночку никогда нельзя входить в номер для решения его проблем, т. к. это может быть не безопасно;

• гостиничному персоналу никогда нельзя давать обещаний, которые превышают его полномочия;

• если проблема не может быть разрешена, персоналу это следует признать как можно раньше, памятуя о том, что честь - лучшая политика;

• некоторые гости - любители жаловаться по своей природе. Персонал это должен понимать и стараться находить подход к таким гостям.

Персонал гостиницы должен быть подготовленным к работе с жалобами. Ведь все, что может случиться, предусмотреть невозможно. Техника тоже иногда дает отказы, выходит из строя, для ее ремонта или замены требуется время, а гостю это естественно не нравится, тем более, если его пребывание в гостинице кратковременно. Для накопления опыта по работе с жалобами в коллективе можно проводить ролевые игры, обыгрывать всевозможные варианты, чтобы знать, как необходимо поступить в той или иной ситуации, чтобы выйти из нее с меньшими потерями и для гостиницы и для недовольного гостя.

Все жалобы гостей необходимо отражать в журналах смен, как на этаже, так ив СПиР. Это дает возможность контролировать работу с жалобами и самому руководителю не быть в стороне от их разрешения. Если требует того ситуация, руководителю полезно самому пообщаться с гостем и решить все его проблемы, наладить с ним нормальные отношения.

Большое впечатление на гостя производит звонок в номер с вопросом о том, все ли его претензии удовлетворены, если пришлось к этому привлекать и другие службы или отдельных исполнителей.

Исходя из накопленного опыта, рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Слушайте участливо и с подчеркнутым вниманием.

2. Изолируйте гостя, если возможно, чтобы другие не могли услышать.

3. Сохраняйте спокойствие. Уклоняйтесь от реакции враждебности или защиты. Не спорьте с гостем.

4. Сознавайте чувство самоуважения гостя. Демонстрируйте личный интерес к проблеме. Часто называйте гостя по имени и отчеству. Принимайте жалобу серьезно.

5. Уделите гостю неподдельное внимание. Сконцентрируйтесь на проблеме без установления виновного. Не оскорбляйте гостя.

6. Делайте пометки (записи). Запись ключевых фактов, заметок сохранит время, если кто-либо еще должен быть подключен. Кроме того, гостю придется говорить медленнее, т. к. он говорит быстрее, чем вы записываете.

7. Скажите гостю о том, что будет сделано. Предложите выбор. Не обещайте невозможного, и не превышайте своих полномочий.

8. Определите приблизительное время для действий гостиницы. Будьте точными, но не переоцените количества времени, которое требуется для решения проблемы.

9. Наблюдайте за мерами по устранению проблемы.

10. Будьте упорны. Даже если жалоба разрешена кем-то другим, свяжитесь с гостем, чтобы убедиться, что он удовлетворен решением проблемы. Доложите обо всех событиях, принятых мерах в заверении.