Работа руководителя службы приема и размещений

Руководитель службы приема и размещения имеет информацию по загрузке гостиницы в виде таблицы, отображающей количество проживающих по каждой бронирующей места организации за любой день. Обеспечена возможность получения отчетов с информацией по планированию заезда и выезда и проживания на любой день с указанием времени заезда и выезда по каждой организации и по всей гостинице. Информация формируется по заявкам на бронирование мест в гостинице и по срокам проживания уже поселенных гостей. Предусмотрено ведение журнала заявок с широкими возможностями по поиску и редактированию. Обеспечено автоматическое ведение перечня организаций, бронирующих места, и учет общего числа мест по поданным заявкам и фактически использованным местам за любой период. Сроки, на которые могут приниматься заявки на проживание в гостинице, не ограничены, что обеспечивает возможность планирования загрузки гостиницы на несколько месяцев вперед.

Работа агента по приему и размещению

Дежурный агент по приему на экране ПЭВМ имеет все места гостиницы с фамилиями, проживающих в них. Места могут быть представлены в любом порядке (по номеру места, в алфавитном порядке фамилий гостей, по датам заезда или выезда, по тарифу места, по свободным и занятым местам и др.).

Агент по приему имеет возможность выбрать любое место и получить информацию по любому номеру и обо всех проживающих в них. Предусмотрены функции просмотра заявок, заселения места и всего номера, продления, создания дополнительного места, перевода на другое место, выезда. При поселении указывается его вид и номер заявки. Для передачи смены и самоконтроля предусмотрено формирование отчетов по состоянию и движению номерного фонда в любое удобное пользователю время.

Работа кассира сПиР

Дежурный кассир получает на экране счета на оплату по всем видам платежей на основании введенной агентом по приему и кассиром информации (бронирование, проживание, продление, телефон, прокат и пр.). Обеспечена выписка карточки гостя и счетов на все виды обслуживания на принтере ПЭВМ. При работе на отдельной ПЭВМ ввод всей информации должен производить агент по приему, а кассир по распечатанным счетам принимать оплату. Для отчетности предусмотрено получение кассового отчета и возможность его неоднократного формирования на экране по желанию пользователя.

Работа портье

Дежурный портье получает всю информацию о проживающих в гостинице и имеет возможность практически мгновенно получить на основании этой информации любую справку. Обеспечен поиск по фамилии, номеру места, дате заезда или выезда, по организации, забронировавшей место, номеру заявки и пр. Если работа комплекса ведется с использованием локальной сети и портье имеет свою ПЭВМ, то он обеспечивает выезд гостей и проверку всей информации по выезжающим. При работе на отдельной ПЭВМ информация о выезде должна вводиться на рабочем месте администратора.

2.6. Бронирование

Эффективный процесс бронирования обеспечивает более качественное планирование, координацию, кадровую политику и организацию деятельности. Поскольку большинство проживающих в гостинице заказывают номера заранее, бронирование является важной функцией, выполняемой администрацией.

Процесс бронирования часто включает в себя важный первый контакт между клиентом и гостиницей. Агент по бронированию должен уметь быстро и точно отреагировать на заказ по размещению. Поэтому бумажная работа, систематизация и другие канцелярские процедуры должны быть сведены до минимума. При эффективной организации работы агент по бронированию сможет уделить больше времени и внимания деталям и сможет при необходимости предоставить больше гостиничных услуг. Эффективность процесса бронирования зависит от установленного порядка обработки заказов, обновления информации, предоставления информации и предоставления подтверждений.

Процесс бронирования состоит из следующих этапов: подбор номеров, соответствующих заказам, из имеющихся в наличии; регистрация, подтверждение и выполнение предварительных заказов; а также составление административных отчетов. Информация по бронированию имеет особенно большое значение для последующих административных функций. Например, информации по клиентам могут быть выданы на основании информации, полученных в ходе процесса бронирования. Тем не менее, самым важным результатом бронирования все же является наличие номера ко времени прибытия клиента.

Ниже приводятся типичные этапы бронирования:

• заявка на бронирование;

• определение наличия номеров;

• регистрация предварительного заказа;

• подтверждения бронирования;

• выполнение заказа;

• составление отчетов о бронировании.

Но перед тем как рассматривать эти этапы необходимо определить сущность бронирования.