Документирование

Унификация и стандартизация управленческих документов

Документ – информация, закрепленная специальным способом,( на бумаге, пленке, дискете и пр.) для ее передачи во времени и пространстве.

Черновик – предварительная редакция документа, отражающая работу автора над текстом документа.

Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Документирование – создание документов, отражающих деятельность организации на бумаге или других носителях информации.

организации в нем документооборота Номенклатура дел – перечень заголовков дел и сроков их хранения

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, учреждениях и общественных организациях.

Основным направлением совершенствования документации, одним из средств эффективного нормативного регулирования документооборота является унификация и стандартизация документов, которая заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация документов проводится в целях:

сокращения количества применяемых документов;

типизации их форм;

повышения качества;

снижения трудоемкости их обработки;

более эффективного использования техники.

Унифицированные системы документации (УСД):

Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

Унифицированная система банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации.

Унифицированная система документации - это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ - это документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов,

установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления

обязательности.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Основные действующие государственные стандарты в области документов и делопроизводства

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" от

27.02.98 №28.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Система организаци- онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (введен с 01.07.2003г.).

ГОСТ 6.10.1-88 " Унифицированные, системы документации. Основные положения". ГОСТ 6.10.5-87 "Унифицированные системы документации. Требования к

построению формуляра-образца."

ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники".

Нормативно-методическая основа делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует

правила оформления документов;

правила работы с документами;

обеспечение сохранности документов;

порядок передачи документов на архивное хранение (сроки хранения устанавливаются Федеральной архивной службой);

работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются

законами РФ;

государственными и отраслевыми стандартами;

общероссийскими классификаторами;

инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ « Об информации и защите информации» – содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ « Об электронной цифровой подписи» – устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.

Закон РФ от 21.07.93. № 5485 « О государственной тайне» – определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее.

Гражданский кодекс РФ ( Федеральный закон от 30.11.94 № 52-фз) – содержит нормы,

права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) – содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) ( в ред. От 20.03.2002) –

устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах от

07.06.93 – определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Инструкция по делопроизводству предприятия:

общие положения;

порядок составления и оформления служебных документов;

порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов (документы регистрируются в день поступления или оправки);

контроль исполнения документов (снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении и направления в дело);

порядок работы с исходящими документами;

порядок работы с внутренними документами;

составление номенклатуры дел (если в организации появляются новые участки работы, не предусмотренные прежней номенклатурой дел, то заголовки дел вводятся в номенклатуру дел текущего года под резервными номерами);

правила формирования дел (при подготовке дела к передаче в архив внутренняя опись документов, содержащихся в деле помещается в начало дела);

порядок обеспечения сохранности документов;

порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Управленческие документы

Определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Основные группы документов:

организационные (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, инструкции по отдельным видам деятельности, например, инструкция по документационному обеспечению, правила внутреннего трудового распорядка, философия фирмы, положения, регламенты и др.);

распорядительные (приказы (слово «ПРИКАЗЫВАЮ»), распоряжения издается единолично руководителем), указания, решения, постановления и др.);

документы по личному составу ( приказы по л/с, личные дела, личные карточки формы Т-2, трудовые книжки, трудовые договоры, личный листок по учету кадров, заявление, анкета, автобиография, резюме, характеристика, лицевые счета по зарплате и др.);

информационно-справочные (акты, письма, протоколы (датой протокола является дата заседания коллегиального органа), справки (документ содержащий описание и подтверждение тех или иных событий), докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения, сводки, предложения, представления, акты, заключения, отзывы, отчеты, перечни, списки и др.).