2.4. Учет кассовых операций с применением кассовых аппаратов

Учет кассовых операций при работе на контрольно-кассовых машинах имеет свои особенности.

Согласно Закону РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», все организации должны осуществлять расчеты с населением наличными денежными средствами только с применением контрольно-кассовых машин.

ООО «Росс-Эль в своей работе использует модели контрольно-кассовых машин ШТРИХ-ФР-К версии 01, которые внесены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации.

ООО «Росс-Эль» приобрела контрольно-кассовые машины в центре технического обслуживания, в котором и заключила договор на их техническое обслуживание и ремонт. После заключения договора с центром технического обслуживания ООО «Росс-Эль» зарегистрировала контрольно-кассовые машины в налоговом органе.

Работники ООО «Росс-Эль» были допущены к работе на контрольно-кассовых машинах только после прохождения соответствующего обучения в центре технического обслуживания и получения удостоверений кассира-операциониста. В процессе обучения они освоили правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучили Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

ООО «Росс-Эль» обязана выдать покупателю кассовый чек вместе с покупкой. На чеке должны отражаться следующие обязательные реквизиты:

1. наименование организации;

2. ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;

3. заводской номер контрольно-кассовой машины;

4. порядковый номер чека;

5. дата и время покупки;

6. стоимость покупки;

7. признак фискального режима.

Кассир-операционист определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

1. четко называет сумму полученных денег;

2. печатает чек на контрольно-кассовой машине;

3. называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара путем надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на контрольно-кассовой машине в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма) сдаются вместе с кассовым отчетом.

При работе на контрольно-кассовой машине в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно- кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:

• наименование организации;

• состав комиссии;

• показания счетчиков контрольно-кассовых машин;

• марка ККМ, год выпуска и заводской номер;

• регистрационный номер ККМ;

• период инвентаризации;

• номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;

• сумма выручки по ленте;

• подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлен».

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через контрольно-кассовые машины, а также с их эксплуатацией и обслуживанием, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132:

- № КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;

- № КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;

- № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;

- № КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;

- № КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;

- № КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;

- № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;

- № КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;

- № М-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

На каждую контрольно-кассовую машину администрация ООО «Росс-Эль» завела журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине ООО «Росс-Эль», а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал пронумерован, прошнурован, скреплен печатью ООО «Росс-Эль» и подписями руководителя, главного бухгалтера и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все оговариваются и заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера ООО «Росс-Эль»

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели:

• дата - число, месяц, год;

• номер отдела;

• Ф.И.О. кассира - операциониста;

• номер счетчика - номера секционных счетчиков;

• показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков - показания счетчика в режиме "Z", который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;

• показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

• подписи кассира и заведующего магазином, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

• показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

• подписи кассира и заведующего магазином, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

• сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;

• сумма денежной наличности, сданной в кассу организации;

• сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами);

• общая сумма выручки;

• денежный остаток на конец дня в кассе;

• сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;

• сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3;

• подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и заведующего магазином.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает заведующему магазином выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-3). Старший кассир выдает заведующему магазином квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, то есть контрольно-кассовая машина установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.

Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся продавцом, работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки.

Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и продавца, работающего на контрольно-кассовой машине. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

Охарактеризуем теперь порядок ремонта и технического обслуживания контрольно-кассовых машин.

Техобслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин могут производиться только специалистами центра технического обслуживания, с которым торговая организация заключила договор.

Вызов специалистов в обязательном порядке регистрируется в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8).

Журнал применяется в организациях в следующих случаях:

- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранение мелких неисправностей.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя торговой организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и сообщается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины для ремонта в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица торговой организации о приемке работ по ремонту контрольно-кассовой машины.

Если контрольно-кассовая машина подлежит ремонту, то составляется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию по форме № КМ-2.

Этот акт применяют для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания или при передаче для работы в другую организацию. Акт составляют и подписывают члены комиссии с обязательным участием налогового инспектора, руководителя, старшего кассира, кассира торговой организации и специалиста центра технического обслуживания.

Акт формы № КМ-2 с накладной на передачу контрольно-кассовой машины в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта сдают в бухгалтерию торговой организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом надо сделать в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день. Ремонт контрольно-кассовой машины производится с разрешения администрации торговой организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в этом же акте.

Во второй главе дана финансово- экономическая характеристика ООО «Росс-Эль». Рассмотрена организация бухгалтерского учета кассовых операций в целом, и в частности учета денежных документов и переводов в пути и учета кассовых операций с применением кассовых аппаратов в ООО «Росс-Эль». Отмечены положительные тенденции в финансово-хозяйствен-ной деятельности организации достаточно высокий уровень организации бухгалтерского учета кассовых операций по движению наличных денежных средств.