КНИГИ_Комп’ютерна обробка інформації / Інформаційні технології / Внедрение соврем.технол

УДК 330.47

Елисеев Д. А.

МЕТОДЫ ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Необходимыми условиями успешного функционирования предприятий в специфических экономических условиях Украины, характеризуемых нерегулярностью в тенденциях экономического развития и высоком динамизме изменений, являются наличие конкурентных преимуществ и эффективной организации системы управления. Система управления должна максимально быстро реагировать на изменения внешней и внутренней среды и эффективно управлять процессом достижения целевых показателей деятельности.

К принимаемым руководителями предприятий решениям предъявляются повышенные требования по полноте и оперативности их принятия, а также по обоснованности и адекватности управляющих воздействий. Для принятия эффективных решений требуется обработка больших объемов информации.

Достижение поставленных целей, во многих случаях, осуществляется за счет применения механизмов автоматизации производственно-хозяйственных процессов с применением современных информационных технологий. В настоящее время разработка и внедрение информационных систем рассматривается неотрывно от процессов оптимизации деятельности предприятий [1].

Одним из наиболее успешных подходов к решению задач в рамках автоматизации на сегодняшний день является управление проектами. В настоящее время, по разным оценкам, в мире около 40 % целенаправленной общественно полезной деятельности реализуется через различные проекты и программы. [2, 3]. При этом экономия затрат на осуществление проектов составляет в среднем на 22–27 % (максимальное значение – до 40 % в строительстве и социально-экономических проектах), сокращение времени в среднем на17-20% (максимальные значения – 24–30 % в проектах Hi-Tech, строительстве, информационных технологиях и при реализации социально-экономических проектов) [4].

Однако, в то же самое время, управление проектами внедрения информационных систем остается на довольно низком уровне, что становится причиной частых неудач внедрения информационных систем, увеличения фактических финансовых и временных затрат на реализацию проектов.

Исследования показывают, что управление проектами внедрения информационных систем проводится менеджерами на основании общего проектного управления, без учета особенностей и задач информационных систем [1].

Проблемам управления проектами и системам управления, посвящено большое количество работ отечественных и зарубежных ученых экономистов. Однако научные труды, освещающие данную тему, часто не затрагивают существенных аспектов управления проектами информационных систем или не учитывают специфику данной предметной области.

Цель работы – обоснование необходимости применения подходов к управлению проектами, основанных на стратегическом и оперативном управлении, анализе и контроле за выполнением планов, а также на разработке индикаторов фактического состояния, которые предупреждают руководителей о формировании отрицательных тенденций и позволяют выявлять причины дестабилизации для принятия соответствующих корректирующих воздействий.

Таким образом, недостаточная проработка вопросов теоретического и методического характера по использованию механизмов управления проектами внедрения информационных систем обуславливают выбор темы исследования.

так называемые системы управления проектами(СУП). Они заполняют ту свободную нишу реализации механизмов проектного менеджмента в рамках процессов, которые моделируются информационной системой.

По оценкам различных специалистов, системы класса СУП имеют ряд больших недостатков, и как следствие их ограниченность в применении, с точки зрения местных традиций управления.

В настоящее время существует несколько сотен систем, так или иначе, реализующих функции УП. Однако, разная специализация при решении проблем управления проектами и доступность на нашем рынке(реально, на украинском рынке стабильно присутствует не более 10 систем) ограничивают выбор СУП для решения всего комплекса задач по управлению проектами внедрения информационных систем.

Все это определяет необходимость поиска новых и совершенствование существующих механизмов и методов управления проектами информационных систем, которые можно объединить в рамках общей концепции эффективного внедрения информационных систем.

Было проведено исследование особенностей внедрения информационных систем, в результате были выявлены основные проблемы, недостатки и риски управления проектов внедрения в Украине. Результаты исследования можно представить в виде принципов эффективного управления информационных систем:

Принцип 1. Реализация проекта внедрения в едином информационном пространстве. Принцип 2. Подготовка конечных пользователей к внедрению информационной сис-

темы на всех этапах проекта.

Принцип 3. Управление документооборотом проекта автоматизации.

Принцип 4. Помодульное внедрение информационной системы, начиная с «ключевых» модулей.

Принцип 5. Формирование проектной команды для управления проектом внедрения. Принцип 6. Применение методов промежуточного контроля результатов внедрения

информационной системы и отдельных ее частей.

Принцип 7. Разработка комплекса мероприятий для оценки и преодоления сопротивления персонала.

Принцип 8. Разработка и внедрение корпоративных стандартов управления проектами внедрения информационных систем.

Вышеперечисленные принципы легли в основу концепции эффективного внедрения информационных систем, центральным элементом которой является система поддержки принятия решений при управлении проектами внедрения.

Принятие решений - это основа основ любого бизнеса. Они могут касаться оперативных вопросов, требующих немедленного реагирования, или быть более долгосрочными, затрагивающими проблемы стратегического характера. В свою очередь, основа основ принятия решений - это доступ к качественной информации. Качество это определяется четырьмя показателями: точность, полнота, своевременность и непротиворечивость.

Однако во многих организациях до сих пор не решена проблема эффективного доступа к этим данным, и большая их часть практически не используется для принятия критически

важных бизнес-решений. Для планирования и контроля на тактическом и стратегическом уровнях менеджерам нужна дополнительная, уникальная, и, зачастую, разовая информация [2].

Современные системы поддержки принятия решения(СППР), возникшие как естественное развитие и продолжение управленческих информационных систем управления базами данных, представляют собой системы, максимально приспособленные к решению задач повседневной управленческой деятельности, являются инструментом, призванным оказать помощь лицам, принимающим решения [3].

Функциональная схема компьютерной системы поддержки принятия управленческих решений, реализующая механизмы управления проектами автоматизации представлена на рис. 1.

Рис.1. Схема СППР управления проектами внедрения

Представленная система функционирует в информационной системе управления проектами, использующей единое информационное пространство.

Использование единого информационного пространства позволяет обеспечить наиболее эффективное развития системы за счет модернизации существующих подсистем или разработки новых.

В этом случае системы, разработанные в информационной системе управления, при ее модернизации не требуют изменения существующего программного обеспечения. Они способствуют улучшению показателей эффективности ее функционирования разделением,

объединением, выделением новых решаемых подзадач отдельными пользователями, что позволяет контролировать доступ к информации,

Рассмотрим составные компоненты и динамику функционирования системы - под держки принятия решений, реализующей механизмы управления проектами внедрения, представленную на рис. 1, в информационной системе управления проектами:

подсистема разграничения прав доступа пользователей; подсистема обработки информации; подсистема обучения персонала;

подсистема преодоления сопротивления персонала; подсистема мониторинга организационно-распорядительной документации.

Подсистема разграничения прав доступа пользователейпозволяет обеспечить необ-

ходимой информацией только строго определенные группы пользователей– участников проекта внедрения информационной системы. Каждому члену проектной команды ставится в соответствие действия по просмотру, редактированию и добавлению информации, предоставляемой информационной системой поддержки принятия решений.

Данная подсистема позволяет обеспечить конфиденциальность и защиту информации, являющейся коммерческой тайной.

Подсистема обработки информацииявляется интегрирующей подсистемой СППР и отвечает за выборку необходимой для обеспечения работы системы поддержки принятия решений информации, содержащейся в базе данных и ее последующее структурирование в зависимости от решаемых в СППР задач и выбранных алгоритмов.

Подсистема обучения персонала реализует функции выработки и анализа требований информационной системы к компетенции конечных пользователей– работников автоматизируемого предприятия. В подсистеме решаются задачи оценки эффективности обучения пользователей, оценки уровня общей и предметной компьютерной грамотности. Подсистема также дает рекомендации для оптимизации процесса обучения по времени на подготовку пользователей, а так же по заданному бюджету. Реализованный механизм ранжирования пользователей по уровню подготовки и по«обучаемости» позволяет выделить «проблемных» пользователей в отдельную группу.

Результаты работы подсистемы в виде аналитических отчетов по результатам тестирования, анализу эффективности обучения, списков возможных групп пользователей по направлениям обучения передаются на АРМ авторизированных пользователейучастников команды внедрения для принятия управленческих решений и корректировки плановых показателей.

Подсистема мониторинга организационно-распорядительной документациирешает задачи, связанные с формированием отчетов (за определенные, заданные периоды) по созданию, движению и исполнению функционирующих в процессе документоборота предприятия организационно-распорядительных документов. Документ в информационной системе управления проектами является основным регламентирующим основанием выполнения работ по проекту, формой отчета исполнителей перед руководством о проделанной работе. Возможность отследить этап создания документа и его исполнения определенным исполнителем позволяет оперативно реагировать на отклонения в процессе управления проектами.

Исходящие из подсистемы на АРМ пользователя данные представляются в следующем виде:

–отчеты на заданный момент времени (день, неделя месяц и т.д.) по отдельным документам, видам документов, документам, относящимся к определенному исполнителю или центру ответственности и т.д (задается пользователем);

–отчет о текущем состоянии заданного документа;

–состояние работ по документу.

Подсистема преодоления сопротивления персоналапозволяет решать слабострукту-

рированные задачи, связанные с оценкой степени сопротивления сотрудников и руководства автоматизируемого предприятия и, на основании системы рейтинговых оценок по ключевым параметрам выделять сотрудников в группы для применения к ним методов преодоления сопротивления персонала.

Информация из подсистемы поступает на АРМ менеджеров проекта внедрения и руководства предприятия для последующего анализа и выработки управляющей стратегии.

Информация из подсистемы выработки стратегии подается в неформализованном виде. Обработка и принятие решения менеджером проекта производится самостоятельно, основываясь на формальных и неформальных методах и моделях.

В распределенной базе данныхосуществляется хранение и обработка(добавление, изменение, удаление) структурированной информации по проекту внедрения информацион-

по внедрению информационной системы на предприятии и всех работ, связанных с бизнеспроцессами проекта автоматизации.

Кроме этого распределенная база данных является хранилищем внешней информации, отображающей состояние политической, экономической и правовой среды, связанной с деятельностью автоматизируемого предприятия и проекта внедрения.

Для координации участников проекта внедрения(работников предприятия, команды внедрения и руководителей проекта), а также внешних контрагентов используется система оповещения и координации, которая позволяет отсылать документы информационные сообщения, отчеты и текстовые сообщения (sms) через выделенный почтовый сервер.

Для обеспечения работы пользователей - участников проекта внедрения информационных систем с информацией по проекту, используются автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированные рабочие места являются основным инструментом общения -че ловека с вычислительными системами, на которых специалист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при решении текущих задач и анализа функций управления. С помощью АРМ усиливается интеграция управленческих функций,

икаждое более или менее«интеллектуальное» рабочее место обеспечивает работу в многофункциональном режиме.

Организация доступа к информации из распределенной базы данных осуществляется в соответствии с архитектурой web приложений. Использование данной технологии позволяет использовать информацию из базы данных не только в географических пределах автоматизируемого предприятия, но и удаленно – технология «мобильного офиса», что позволяет участникам проектной команды (менеджерам проекта, руководству предприятия, тренерам

ит. д.), вне зависимости от места нахождения, осуществлять работу над проектом.

Для организации работы системы какweb приложения используются два сервера: WEB сервер и сервер приложений. Доступ к приложению осуществляется черезWEB браузер в локальной сети предприятия INTRANET (для доступа к данным внутри корпоративной сети предприятия) и в глобальной сети INTERNET (для доступа извне).

Для реализации компьютерной системы поддержки принятия решений использованы современные компьютерные технологии:

–в основу организации базы данных положено использование технологии«клиентсервер» и многозвенной архитектуры построения программного обеспечения;

–для поддержки серверной части предусматривается использование системы управления базами данных (СУБД);

–удаленный доступ к информации баз данных и разработка клиентских приложений

исерверов приложений осуществлялась с помощью инструментария Borland Delphi; Предложенная структура информационной подсистемы поддержки принятия реше-

ний, которая реализует в своем контуре основные механизмы проектного менеджмента позволяет эффективно реализовывать цели и задачи управления проектами внедрения информационных систем.

Разработанная система поддержки принятия решений, реализующая механизмы эффективного внедрения проектов, построена с использованием современных информационных технологий и средств, что обеспечивает высокую технологичность обработки контролируемой информации за счет повышения ее точности и оперативности и позволяет снизить временные и финансовые затраты на обработку информации, также уменьшить вероятность появления ошибок.

ВЫВОДЫ

1.Исследованы тенденции современных подходов к организации проектногоме неджмента в рамках внедряемых на предприятиях информационных систем управления.

2.Выделены особенности управления проектами внедрения информационных систем и проблемы, с которыми сталкиваются предприятия при автоматизации.

3.Предложена структура информационной системы поддержки принятия управленческих решений при управлении проектами внедрения информационных систем. В СППР реализованы экономико-математические модели, механизмы проектного управления и современные информационные технологии. Использование разработанной системы поддержки принятия решений позволит проектной команде и менеджерам проекта принимать эффективные решения при управлении проектами внедрения информационных систем для слабоструктурированных и неструктурированных задач, а так же производить мониторинг состояния проекта внедрения ,и при отклонениях от заданных параметров осуществлять управляющие воздействия на процессы проекта внедрения.

ЛИТЕРАТУРА

1.Джозеф Филлипс. Управление проектами в области информационных технологий/ Джозеф Фил-

липс. – М.: Лори, 2006. - 374 с.;

2.Липаев В. В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем / В .В. Липаев. – М.: СИНТЕГ, 1999. – 224 с.

3.Матвеев Л. А. Информационные системы: поддержка принятия решений / Л. А. Матвеев. -СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та экономики и финансов, 1996.– 241 с.

4.Разу М. Л. Управление программами и проектами / Разу М. Л., Воропаев В. И., Якутин Ю. В. - М.:

Инфра-М, 2000. - 364 с.;

5.Товб А. Управление проектами: стандарты, методы, опыт / А. Товб, Г. Ципес.– М.: Олимп-бизнес, 2003. – 292 с.