МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ДЛЯ ВИКОНАННЯ ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ

Побудова зведених таблиць в Microsoft Excel

„Побудова зведених таблиць в Microsoft Excel”. Методичні вказівки для виконання лабораторних робіт.

Укладач: Басюк Т. М., к.т.н., доцент кафедри ІСM

.

3

Мета роботи: Ознайомитись з основними етапами створення зведених таблиць та навчитись опрацьовувати дані з їх допомогою.

ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

При аналізі даних часто виникає потреба у використанні допоміжних таблиць, які дозволяють вибірково представляти інформацію – у виді, що найкращим чином відображає залежності між даними. Такі таблиці отримали назву – зведених. Користуючись зведеною таблицею можна аналізувати різні групи даних шляхом зміни розташування рядків та стовпців, приховання чи відображення окремих груп даних. Таким чином, зведена таблиця – це таблиця, яка узагальнює та аналізує дані з однієї чи декількох таблиць, які відображають різні характеристики деякого об’єкту, процесу чи явища.

Для розуміння поняття зведена таблиця і для освоєння принципів її побудови розглянемо такий приклад. Нехай, маємо список деталей, що зберігається на складі підприємства (рис.1). Необхідно скласти таблицю, яка б містила узагальнюючі відомості про товари по роках чи по їх найменуванню.

Рис.1.Приклад таблиці

4

В даному випадку доцільним є застосування зведених таблиць. Для побудови зведених таблиць в Microsoft Excel передбачений спеціальний інструмент – Майстер зведених таблиць. Його робота виконується в три кроки:

1) Запустити майстер побудови: Дані\Зведена таблиця (Data- >PivotTable and PivotChart Report). На першому кроці необхідно ввести джерело даних для зведеної таблиці (рис.2)

Рис.2. Вибір розташування даних для побудови зведеної таблиці

Якщо в якості вхідного діапазону використовується один список Excel то необхідно вибрати опцію „в списку чи базі даних Microsoft Excel”. У пункті „вид створюваного звіту” задається кінцевий вигляд результату – це може бути або зведена таблиця або зведена діаграма.

2) На другому кроці необхідно вказати діапазон даних на основі якого будується зведена таблиця (рис.3).

Рис.3. Вибір діапазону даних для побудови зведеної таблиці

5

Для пошуку даних, які зберігаються в іншій книзі Microsoft Excel, необхідно скористатися кнопкою Обзор. Діапазон вказується повністю (разом із заголовками).

3) На третьому кроці задається кінцеве розміщення зведеної таблиці, або на поточному аркуші, або на новому (рис.4).

Рис.4. Вибір місця розташування зведеної таблиці У даному вікні можна також здійснити певні маніпуляції над

візуалізовуваними даними. Зокрема, з допомогою кнопкиМакет можна змінити розташування окремих позицій (рядків чи стовпців) в результуючій таблиці. Створена структура задається шляхом перетягування потрібних полів на відповідні місця шаблонутаблиці. В якості даних виберемо суму по кількостях та ціні. Якщо необхідно вибрати інші результуючі вказівники (наприклад, середнє значення) необхідно два рази клацнути на відповідно полі даних.

Рис.5. Задання макету зведеної діаграми

6

В результаті виконання описаних дій на екрані з’явиться зведена таблиця (рис.6), що володіє певною інтерактивністю (можливістю розгортання, згортання та проведення перерахунку для визначених користувачем полів).

Рис.6. Зведена таблиця Для побудови зведеної діаграми згідно із зведеною таблицею необхідно

після створення відповідної таблиці вибрати в контекстному меню Зведена діаграма. Для зручності представлення даних можна змінити тип діаграми.

Рис.7. Зведена діаграма продажу

7

Створення зведених таблиць на основі декількох діапазонів

На основі однієї таблиці даних відносно легко побудувати зведену таблицю. Проте, часто на практиці виникає необхідність в побудові зведених таблиць, які використовують декілька діапазонів значень і процедура їх побудови (в цьому випадку) значно ускладнюється. Нехай, дані нашої початкової таблиці (рис.1), упорядковані по роках (поступлення кожного виду товару зберігаються на окремому листі) та по місяцях (кожний місяць – окрема таблиця на робочому листі) (рис.8).

Рис.8. Дані задані кількома потоками

В цьому випадку вхідних списків буде декілька, а в якості джерела даних на першому кроці роботи майстра побудови необхідно вказати в Декількох діапазонах консолідації (Multiple consolidation ranges). В цьому випадку

8

заголовки рядків та стовпців таблиць, що входять в консолідацію повинні співпадати. Структура зведеної таблиці будується не із заголовків полів початкового списку (як у випадку одного джерела даних), а з наступних об’єктів:

Рядок – містить заголовки початкових таблиць

Стовпець – містить заголовки стовпців початкових діапазонів

Значення – містить значення об’єднаних таблиць

Сторінка – містить перелік об’єднуваних діапазонів

На другому кроці необхідно вказати спосіб об’єднання діапазонів. Microsoft Excel підтримує Створення одного поля сторінки (create a single page field) та Створення полів сторінки (create the page fields) (рис.9) .

Рис.9. Вибір діапазону створення зведеної таблиці

У першому випадку сторінка представляє собою простий перелік всіх діапазонів консолідації (об’єднаних таблиць): Об’єкт 1, Об’єкт 2 тощо. У другому випадку користувачу надається можливість самостійного створення полів сторінки. Це є більш гнучкий інструмент, який дозволяє здійснювати перехресний аналіз таблиць. Розглянемо його детальніше (рис.10).

9

Рис.10. Задання списку діапазонів Для приведеного прикладу виберемо кількість полів сторінок рівним два

(одне поле для відображення даних по роках, а друге – по місяцях). Складемо список діапазонів послідовно додаючи кожен діапазон консолідації (рис.11).

Рис.11. Задані діапазони

10

Для кожного діапазону необхідно вказати назву першого та другого поля до якого він відноситься. Наприклад діапазон '1999'!$A$7:$D$9 містить дані за березень 1999 року, тому в першому полі вводиться 1999, а в другому – березень. Кінцевий вигляд зведеної таблиці приведений на рис.12.

Рис.12. Зведена таблиця В якості початкових даних для зведених таблиць можуть

використовуватись зовнішні джерела чи інші зведені таблиці. Для вибору необхідного джерела даних, необхідно перемкнути відповідний перемикач при побудові зведених таблиць (рис.2). При створенні зведених таблиць можна застосовувати джерела даних відмінні від книг Microsoft Excel зокрема, файли

Microsoft Access, Microsoft SQL Server, dBase тощо. Для створення зведеної таблиці на основі іншої зведеної таблиці необхідно встановити перемикач У іншій зведеній таблиці (Another Pivot Table) (рис.2). Якщо зведених таблиць в робочій книзі не існує то даний перемикач є недоступним. Знищення зведеної таблиці здійснюється після її виділення Зведені таблиці\Виділити\Всю таблицю (PivotTable\Select PivotTable\ Entire Table) та вибрати команду

Очистити (Clear). При виконанні даної процедури початкові дані не змінюються.

За звичай, структура зведеної таблиці створюється із заголовків полів початкового списку у випадку одного діапазону вхідних даних чи з об’єктів Рядок, Стовпець, Значення, Сторінка, якщо діапазонів декілька. Для того, щоб проаналізувати дані, які містяться у початкових таблицях наявних полів іноді