Тема 3. Організації та процес менеджменту

Під ОРГАНІЗАЦІЄЮ слід розуміти групу людей, діяльність яких свідомо, керовано або спонтанно координується для досягнення певної мети [1, 3, 5, 7, 8, 17, 18, 24]. В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називають підприємствами, товариствами, асоціаціями, об’єднаннями тощо. На практиці використовуються терміни “фірма”, “корпорація” тощо. Організації можна класифікувати за різними ознаками, а саме: за способом та метою утворення, за кількістю цілей, за величиною, за юридичним статусом, за формами підприємництва.

За способом та метою утворення організації поділяють на формальні і неформальні [1, 18, 24]. Формальні організації – це групи працівників, діяльність яких свідомо планується, організується, мотивується, контролюється та регулюється з метою досягнення певної мети. Прикладами формальних організацій можуть бути підприємства, відділи, підрозділи, служби, комітети, факультети, кафедри тощо. Надалі формальні організації будемо називати просто організаціями.

Неформальні організації виникають і функціонують спонтанно. Найчастіше вони входять у склад формальної організації і фактично створюються на засадах урахування спільних інтересів. Прикладами неформальних організацій можуть бути групи любителів певних видів спорту, туризму, мистецтва, музики, економічних підходів тощо.

Якщо організація має одну ціль – то це проста організація. Але в економіці в основному функціонують складні організації, які ставлять перед собою комплекс взаємопов’язаних цілей [1, 18, 24].

За величиною виділяють крупні, середні та дрібні організації. В крупних організаціях працюють тисячі працівників, в середніх – сотні, а в дрібних – десятки.

Офіційно зареєстровані організації отримують статус юридичної особи (офіційне визнання, атрибути державної реєстрації, рахунок в банку, форма підприємництва тощо). Усі інші організації є неюридичними особами.

За формами підприємництва організації ділять на підприємства, господарські товариства, банки, страхові компанії, інвестиційні фонди тощо [23].

Узагальнена класифікація організацій представлена на рис. 3 [1, 8, 18, 24, 31].

Рис. 3. Класифікація організацій

Організація є системою, тобто сукупністю взаємопов’язаних, взаємодіючих елементів, які складають цілісне утворення, що має властивості, відмінні від властивостей складових елементів. На сучасному етапі усі організації розглядаються як відкриті системи, тобто такі, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, але й із зовнішнім середовищем. Відкрита система має певні властивості, а саме [1, 9, 18, 24]: цілісність; одноосібність; перспективність; незалежність; спеціалізованість; перетворення вхідних елементів у вихідні; централізація; зростання; циклічність розвитку; непередбачуваність причин можливих збурень.

Відкрита система має вхід та вихід. Організація складається з керуючої та керованої підсистем. Надалі термін “підсистема” можна замінити терміном “система”[1, 18]. На рис. 4 представлено процес функціонування організації як відкритої системи.

Рис. 4. Процес функціонування організації як відкритої системи

Будь-яка організація складається з груп (колективів). За визначенням Марвіна Шоу, група (колектив) – це дві і більше особи, які взаємодіють одна з одною таким чином, що кожна особа здійснює вплив на конкретних людей (працівників) і одночасно знаходиться під впливом конкретних людей. В організації існує тісне переплетіння між двома видами груп: формальними та неформальними.

Формальні групи створюються за бажанням керівника у результаті вертикального та горизонтального поділів праці з метою виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей. Виділяють три типи формальних груп [7, 24]:

• групи керівників (командні групи): президент компанії і віце-президенти, начальник цеху та його заступники тощо;

• цільові виробничі (господарські) групи: групи технологів, дизайнерів, конструкторів, фінансистів, економістів тощо;

• комітети, які у свою чергу поділяються на спеціальні (комітет з усунення браку на виробництві, комітет зі скорочення працівників, ліквідаційна комісія) та постійні (ревізійна комісія, науково-технічна рада, рада директорів та ін.).

Неформальні групи створюються спонтанно на засадах соціальної взаємодії. Працівники вступають у неформальні групи для задоволення почуття причетності, взаємодопомоги, взаємозахисту, тісного спілкування. У неформальних групах є також певна структура, неформальний лідер, вони використовують у своїй діяльності неписані правила (норми), але управляти ними значно складніше, ніж формальними групами.

Можна виділити такі загальні риси організацій:

1. наявність ресурсів: люди, капітал, матеріали, технологія, інформація; залежність від зовнішнього середовища (економічних умов, громадських організацій, міжнародних подій, законодавчих актів, конкурентів, менталітету суспільства тощо);

2. горизонтальний поділ праці (виділення конкретних завдань), підрозділи, які виникли в результаті горизонтального поділу праці;

3. вертикальний поділ праці, спрямований на координацію роботи, тобто здійснення процесу управління;

4. необхідність управління;

5. наявність формальних та неформальних груп;

6. здійснення певних видів діяльності (виробничої, фінансової, інвестиційної, торговельної, науково-дослідної тощо) [1, 7, 9, 13, 24].

Успіх будь-якої організації залежить від таких умов: капіталізації; виживання; підприємницької ініціативи; результативності (ефективності); продуктивності; здатності до практичної реалізації; здатності до саморозвитку; вміння ефективно використовувати інвестиції; здатності до самовдосконалення системи менеджменту [1, 16, 17, 24].

Діяльність організації залежить від різноманітних факторів. Їх можна класифікувати за двома ознаками: рівень впливу (макрорівень, мікрорівень); середовище впливу (внутрішнє, зовнішнє).

Фактори (від латин. factor – той, що робить) – це рушійні сили, які впливають на виробничо-господарську діяльність організації і забезпечують певний рівень отриманих результатів. Фактори визначають будь-які процеси, що здійснюються в організації.

За рівнем впливу виділяють:

• мікроекономічні фактори (цілі, структура, завдання, технологія, працівники, ресурси, профспілки, партії, постачальники, споживачі, конкуренти тощо), які здійснюють вплив на рівні підприємств;

• макроекономічні фактори (законодавчі акти, державні органи влади, система економічних відносин у державі, стан економіки, міжнародні події, міжнародне оточення, науково-технічний прогрес, політичні обставини, соціально-культурні обставини, особливості міжнародних економічних відносин), які здійснюють вплив на рівні галузей та держави.

За ознакою середовища впливу виділяють фактори внутрішнього середовища організації (формують організацію із середини) та фактори зовнішнього середовища організації (пов’язані із розглядом організації, як відкритої системи). В залежності від того, як на підприємстві здійснюється виробничо-господарська діяльність, фактори внутрішнього та зовнішнього середовища можуть мати як позитивний, так і негативний вплив.

Внутрішнє середовище організації визначається внутрішніми факторами, тобто ситуаційними рушійними силами всередині організації. Основними факторами внутрішнього середовища в будь-якій організації є цілі, структура, завдання, технологія, працівники та ресурси. Внутрішнє середовище організації охарактеризовано у табл. 3.

Ситуаційний підхід потребує врахування не лише факторів внутрішнього, а й зовнішнього середовища. Згідно з визначенням американського дослідника Джералла Белла, зовнішнє середовище містить такі елементи, як споживачі, конкуренти, органи державного управління, фінансові організації, джерела трудових ресурсів тощо [1, 18, 24].

Фактори зовнішнього середовища (див. рис. 5) доцільно поділяти на дві групи: прямої дії (безпосередньо впливають на діяльність організації та залежать від цієї діяльності); непрямої дії (впливають не безпосередньо, а через певні механізми й взаємовідносини). Фактори непрямої дії мають властивість впливати через фактори прямої дії [1, 8, 18, 24].

При оцінці факторів зовнішнього середовища менеджеру слід враховувати такі їхні характеристики [1, 8, 18, 24, 31]:

1. Взаємозалежність усіх факторів зовнішнього середовища.

2. Складність зовнішнього середовища (значна кількість факторів, великий спектр способів впливу).

3. Рухомість зовнішнього середовища (швидкість зміни оточення організації).

4. Динамічність зовнішнього середовища (змінність оточення організації).

5. Невизначеність зовнішнього середовища (обмеженість інформації).

6. Взаємозалежність факторів внутрішнього і зовнішнього середо­вищ.

7. Багатогранність зовнішнього середовища.

Характеристика факторів зовнішнього середовища прямої дії наведена у табл. 4. При цьому надані приклади впливу факторів на організацію та зворотного впливу організації на фактори. А характерні особливості факторів зовнішнього середовища непрямої дії представлено у табл. 5, яка також містить приклади їхнього впливу через фактори прямої дії.

Таблиця 3

Характеристика факторів внутрішнього середовища організації

Фактори внутрішнього середовища організації	Зміст внутрішнього середовища організації
1	2
1. ЦІЛІ	Конкретний кінцевий стан або очікуваний результат діяльності організації (групи). Відрізняються за тривалістю та змістом. Існує значний різновид цілей залежно від характеру організації.
2. СТРУКТУРА	Взаємовідносини рівнів управління і видів робіт (функціональних областей), які виконують служби або підрозділи. Поєднуються горизонтальний і вертикальний поділи праці в організації. Можна виділити високу і плоску структури управління організацій.
3. ЗАВДАННЯ	Види робіт, які необхідно виконати певним способом та в обумовлений термін. Це робота з предметами праці, знаряддями праці, інформацією, людьми.
4. ТЕХНОЛОГІЯ	Засіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини тощо) у вихідні (продукт, виріб). Історично технологія формувалась в процесі трьох переворотів: промислової революції, стандартизації, механізації та автоматизації із застосуванням конвеєрних складальних систем. Британська дослідниця Джоан Вудворд поділила технології на три групи: технології дрібносерійного та індивідуального (одиничного) виробництва; технології масового або великосерійного виробництва; технології безперервного виробництва. Згідно з підходом американського соціолога Джеймса Томпсона можна виділити: багатоланкові технології (наприклад, складання автомобіля); посередницькі технології (банківська справа); інтенсивні технології (монтаж кінофільму). В Україні виділяють індивідуальні, дрібносерійні, серійні, великосерійні, масові та масово-потокові технології.

Продовження табл.3

1	2
5. ПРАЦІВНИКИ	Найважливіший внутрішній ситуаційний фактор організації. Його роль визначається здібностями, кваліфікацією, обдарованістю, освітою, потребами, сприйняттям корпоративного духу, знаннями (фаховістю), поведінкою, ставленням до праці, позицією, розумінням цінностей, оточенням (склад групи, до якої входять), наявністю якостей лідера тощо.
6. РЕСУРСИ	Термін походить від фр. ressources – допоміжний засіб, від лат. resurgo – підіймаюсь, виникаю, поновлююсь знову. Це природні, сировинні, матеріальні, фінансові та інші цінності, які можуть бути використані в разі потреби для створення товарів, надання послуг, одержання певних результатів. Тут маються на увазі ті ресурси, які організація має у власності, але ще не використовує у своїй діяльності. Основними ресурсами для забезпечення виробничо-господарської діяльності підприємства є такі: трудові (робоча сила); матеріальні (сировина, матеріали, комплектування тощо); фінансові (власні кошти, кредити, інвестиції та ін.); інформаційні (результати маркетингових досліджень, замовлення, запити, оферти, повідомлення тощо); енергетичні (паливо, мастила та ін.) тощо.

Рис. 5. Фактори зовнішнього середовища організації

Таблиця 4

Характеристика факторів зовнішнього середовища організації прямої дії

Фактори зовнішнього середовища прямої дії	Характеристика фактора
	Вплив факторів на організацію	Вплив організації на фактори
1	2	3
1. Споживачі	Будь-яка організація у ринкових умовах орієнтується у своїй діяльності на забезпечення потреб споживачів. Тобто, організації займаються виробництвом таких товарів та послуг, на які з боку споживачів існують незадоволені потреби.	Організація може впливати на формування попиту та смаків споживачів через проведення продуманої рекламної компанії, надання додаткового спектру послуг, більш привабливих пропозицій тощо.
2. Постачальники	Постачальники забезпечують організацію необхідними вхідними елементами (ресурсами). При цьому несвоєчасні поставки, підвищення цін на ресурси, недотримання вимог постачальниками знижує ефективність діяльності організації.	Організація може застосовувати диверсифікаційний підхід до постачальників, і таким чином захистити себе від певних ризиків та висувати свої вимоги до них.
3. Конкуренти	Заохочують організацію постійно вдосконалювати свою виробничо-реалізаційну діяльність з метою досягнення необхідного рівня конкурентоспроможності.	Якщо організація вдосконалить споживчі, економічні, технологічні, естетичні характеристики своєї продукції, то вона може суттєво впливати на своїх конкурентів.
4. Державні органи влади	До них відносять Верховну Раду України, Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів України, Національний банк України, Державну податкову адміністрацію України, регіональні органи управління тощо. Усі ці структури розробляють, формулюють та затверджують засади функціонування організацій в державі та контролюють виконання та дотримання необхідних вимог.	Організації можуть вносити певні пропозиції стосовно діяльності державних органів влади, оскаржувати окремі інструкції державних органів влади, через що вимагати здійснення певних дій тощо.
5. Інфраструктура	Включає в себе фінансові інституції, транспортні сполучення, зв’язок, консалтингові служби тощо. Впливає на швидкість та якість розрахунків, перевезення, отримання необхідної інформації, що визначає ділові відносини організації.	Організація може бути задіяна у розбудові інфраструктури регіону, надавати конкретні пропозиції щодо удосконалення конкретних складових інфраструктури тощо.
6. Законодавчі акти	Будь-яка організація в Україні функціонує на засадах базових законодавчих актів, серед яких можна виділити: Закон України “Про підприємства”, Закон України “Про підприємництво”, Закон України “Про господарські товариства”, Закон України “Про оподаткування прибутку підприємств” та багато інших.	Організації можуть пропонувати певні зміни до законодавчих актів, виступати ініціаторами прийняття конкретних законів, критикувати законодавчу базу тощо.

Продовження табл. 4

1	2	3
7. Профспілки, партії та інші громадські організації	Профспілки на підприємствах здійснюють контроль за дотриманням трудового законодавства, дбають про покращання умов праці та її оплати, охорони здоров’я та відпочинку, розвитку спортивної та художньої самодіяльності. Профспілки укладають із керівництвом підприємства колективний договір, де обумовлюються усі питання, пов’язані з умовами, оплатою та організацією праці тощо. Партії беруть безпосередню участь в законотворчому процесі, результати якого надалі безпосередньо впливають на організацію. Можуть бути (як і профспілки) ініціаторами страйків, опозиційних дій та ін.	Керівництво організації може відхиляти умови профспілок, не погоджуватись з окремими вимогами, вести переговори з профспілковими організаціями тощо. Організації можуть лобіювати свої інтереси в законодавчих та виконавчих органах влади через представників партійних організацій тощо.
8. Система економічних відносин у державі	Формує умови, правила та принципи функціонування організації. В ринкових умовах підприємство працює за законами попиту, пропозиції, конкуренції тощо.	Якщо умови функціонування підприємств в окремій економічній системі стають нестерпними, то організації можуть добиватись покращання ситуації, протестувати, вимагати створення інших умов їх діяльності.
9. Організації-сусіди	Впливають на організацію, працюючи з нею на одних площах, використовуючи спільні комунікації, склади, приміщення тощо.	Організація може відокремити комунікації, викупити приміщення, що орендуються організаціями сусідами тощо.

Таблиця 5

Характеристика факторів зовнішнього середовища організації непрямої дії

Фактори зовнішнього середовища організації непрямої дії	Характеристика факторів зовнішнього середовища організації непрямої дії	Приклади впливу на організацію факторів зовнішнього середовища непрямої дії
1	2	3
1. Міжнародні події	Будь-які події політичного, економічного, соціального, військового характеру, що відбуваються у світі і зачіпають більше двох країн світового співтовариства.	Внаслідок терактів у США були заборонені протягом певного часу усі авіарейси, що з’єднували цю країну з іншими країнами світу. Організації з інших держав, які співпрацювали з постачальниками із США, не змогли своєчасно отримати необхідні ресурси для забезпечення виробничо-господарської діяльності.
2. Міжнародне оточення	Характеризує економічний, політичний, соціальний стан країн, з контрагентами яких співпрацює підприємство.	Якщо одна із сусідніх держав (де розміщуються контрагенти вашої організації) застосувала економічні санкції до нашої країни, то у відповідь вона може також запровадити певні економічні обмеження (заборона імпорту чи експорту певних видів товарів, введення адміністративних бар’єрів тощо). Звичайно, тоді організація може втратити можливість співпрацювати з контрагентами сусідньої держави.

Продовження табл. 5

1	2	3
3. Науково-технічний прогрес (НТП)	Це процес розвитку науки й техніки, що зумовлює глибокі перетворення в усіх прошарках суспільства. Особливістю НТП є високі темпи розвитку науки, скорочення часу впровадження фундаментальних наукових винаходів, створенням прогресивних технічних засобів, технологій тощо.	Підприємство впроваджує нову сучасну технологічну лінію виробництва радіаторів. Це дає можливість покращити якість продукції та зменшити її вартість. Зрозуміло, що в таких умовах продукція підприємства стає конкурентоспроможнішою за усіма параметрами. Тобто підприємство стає серйозним конкурентом для усіх організацій, що працюють на ринку систем опалення.
4. Політичні обставини	Це обставини, що склались в процесі формування державного устрою, проведення реформ, розвитку суспільства, політичної боротьби тощо.	Напередодні парламентських виборів політики приймають сприятливі для функціонування підприємств законодавчі акти для популяризації своєї громадянської позиції (зменшення податків, зростання пільг тощо).
5. Соціально-культурні обставини	Відображають загальний рівень культури в країні, стан соціального забезпечення громадян, доходи на душу населення, соціальну стабільність, розвиток мистецтв, літератури, науки тощо.	Високий рівень культури і доходів населення сприятиме формуванню висококваліфікованої робочої сили, що у свою чергу забезпечить виготовлення якісної конкурентоспроможної продукції.
6. Рівень техніки та технології	Демонструє відповідність стану техніки та технології сучасним вимогам: ресурсоекономності, простоті у застосуванні, використанні новітніх інформаційних та комп’ютерних систем, високому рівню автоматизації, безпечності, продуктивності тощо.	Якщо на підприємстві застаріле обладнання, яке є небезпечним для працівників, високотравматичним, то профспілки будуть вимагати від керівників такого підприємства закупівлі сучасного устаткування для забезпечення нешкідливих та безпечних умов праці робітникам.
7. Особливості міжнародних економічних відносин	Включають особливості здійснення міжнародної торгівлі, міграції робочої сили, вивозу капіталу, міжнародних фінансово-кредитних та валютних відносин.	Певні тарифні чи нетарифні обмеження, що застосовуються іноземними країнами відносно країни базування вашої організації можуть зробити економічно невигідною співпрацю з контрагентами, що функціонують у цих країнах.
8. Стан економіки	Характеризує загальний рівень розвитку економіки: високорозвинена; слаборозвинена; економіка, що розвивається; перехідна (трансформаційна) тощо.	Якщо у країні ринкова економіка характеризується високим рівнем розвитку (Японія, США), то, як правило, у будь-якій галузі існує сильна конкуренція, оскільки антимонопольне законодавство запобігає створенню умов для формування монополії.

ПРОЦЕС МЕНЕДЖМЕНТУ – це послідовність певних завершених етапів, виконання яких сприяє забезпеченню управлінського впливу керуючої системи на керовану з метою досягнення цілей організації. Процес менеджменту охоплює певні категорії, такі як керуюча та керована системи організації, функції менеджменту, методи менеджменту, управлінські рішення, комунікації, керівництво тощо. На рис. 6. представлена графічна модель процесу управління організацією, в якій логічно взаємопов’язані вищеперелічені категорії менеджменту.

Організація розглядається як відкрита система, що має входи та виходи, а також складається з керуючої та керованої систем, що тісно взаємодіють, оскільки є органічно взаємопов’язаними. Керуюча система включає ті складові елементи, які забезпечують процес управління. До складу керованої системи входять елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності.

Рис. 6. Графічна модель процесу менеджменту

1 етап процесу управління працівниками полягає в реалізації функцій менеджменту (див. рис. 6), до яких відносяться будь-які види управлінської діяльності, наприклад – планування виробництва та реалізації продукції, управління розробкою технологій, конструюванням виробу, управління обліком, управління підрозділом в організації тощо. Отже, мова йде про управлінську діяльність на усіх рівнях керуючої системи організації: керівників організацій та їх заступників, начальників цехів, відділів, груп, дільниць, фахівців усіх напрямів (економістів, технологів, конструкторів, енергетиків тощо). Таким чином, апарат управління, який зосереджений в керуючій системі, в процесі управлінської діяльності має виконати своє основне завдання: створити систему методів менеджменту, тобто сукупність способів впливу керуючої системи на керовану з метою забезпечення виробничо-господарської діяльності організації та отримання конкретних результатів (виготовлення продукції, надання послуг, забезпечення прибутковості тощо). Саме тому 2 етапом процесу менеджменту є формування методів менеджменту (див. рис. 6), тобто способів впливу керуючої системи на керовану. До методів менеджменту можна віднести план виробництва, план прискорення науково-технічного прогресу, матеріальні стимули до праці, технологічну документацію виготовлення виробу тощо. Однак, отримані методи менеджменту, як правило, не можуть здійснювати управлінський вплив, оскільки вони в більшості випадків не набувають форми адміністративних важелів. Для забезпечення їх дієвого управлінського впливу методи менеджменту повинні пройти етап їх формалізації і, як результат, перетворитись в управлінські рішення.

Таким чином 3 етап процесу менеджменту полягає у формалізації методів менеджменту, що супроводжується створенням механізмів трансформації методів менеджменту в накази, розпорядження, вказівки тощо. Після цього управлінські рішення (формалізовані методи менеджменту) за каналами прямого зв’язку надходять з керуючої системи в керовану (див. рис. 6) і здійснюють необхідний управлінський вплив, який забезпечує виконання виробничо-господарських операцій, виготовлення певних виробів, надання послуг, забезпечує досягнення виробничих, фінансових, економічних та інших результатів.

Якщо управлінські рішення в керованій системі недостатньо спрацьовують (не виконуються, виконуються частково, виконуються з відхиленнями тощо), то інформація про усі неточності, недоліки, відхилення за каналами зворотного зв’язку надходить в керуючу систему (тобто виконується процедура регулювання), в якій апарат управління розробляє необхідні заходи. Управлінські рішення щодо розроблених заходів надходять знову за каналами прямого зв’язку в керовану систему, що спрямовується на усунення недоліків, відхилень тощо. Фактично забезпечується робота циклічного механізму, в результаті якої (при необхідності за декілька циклів) будуть усунені усі недоліки та керована система під впливом керуючої ліквідує існуючі проблеми. Якщо керуюча система працює недостатньо професійно, кваліфіковано, ефективно чи активно, то слід очікувати, що керована система не забезпечить виконання поставлених завдань та досягнення установлених цілей. Рівень виконання керованою системою поставлених завдань і досягнення встановлених цілей знаходиться в прямій залежності від діяльності керуючої системи та, зокрема, апарату управління.

При цьому керівництво (див. рис. 6) виступає видом управлінської діяльності, який об’єднує трудові процеси всіх працівників організації, забезпечує реалізацію функцій та формування методів менеджменту, розроблення і прийняття управлінських рішень, а також формалізує вплив керуючої системи на керовану, тобто 4 етапомпроцесу менеджменту є забезпечення управлінського впливу на засадах керівництва. Керівництво є об’єднувальною функцією в структурі категорій менеджменту, тобто виконує роль двигуна, який визначає напрямки діяльності апарату управління, ефективність управлінських рішень, ступінь досягнення цілей організації. Усі вищеописані етапи менеджменту супроводжуються комунікаціями (див. рис. 6), тобто процесами обміну інформацією, її змістом між працівниками, підрозділами, іншими організаціями.