Характеристика попереднього, поточного та заключного контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в організації за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претендентів на роботу в організації, кваліфікації, рис особистого характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюється рівень вимог до працівників, який стосується професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо.
Інформаційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інформаційних каналів, перевіряться на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються усі грошові надходження та видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження чи виплат.
Матеріальні	Перевірка якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів у відповідності до укладених договорів та критеріїв, що у них зазначені.
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, що виникають в процесі роботи, періодичної атестації працівників тощо.
Інформаційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, її класифікації, групування, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподілу в межах організації.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій підприємства нормам чинного законодавства тощо.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності. Контролюються норми використання ресурсів, виявляються відхилення і установлюються їх причини.
ЗАКЛЮЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Перевіряється відповідність кваліфікації працівників посаді, їх продуктивність, здатність до постійного удосконалення професійних навичок.
Інформаційні	Перевіряється повнота, достовірність та об’єктивність інформації, що відображає рівень виконання поставлених завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із запланованими.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів.

Спеціалісти прийшли до висновку [10, 12, 24, 26, 27, 31, 32], що процес контролю реалізується через певні етапи, а саме:

1. установлення стандартів і критеріїв;

2. оцінка виконання;

3. співставлення реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями;

4. визначення потреби у корективах.

Установлення стандартів і критеріїв вимагає обмеження за часом, конкретизації критеріїв, забезпечення реальності показників, можливості їх прогнозування тощо.

Оцінка виконання вимагає залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів. При цьому вона може здійснюватись централізовано та децентралізовано.

Співставлення (порівняння) досягнутих результатів з установле­ними стандартами здійснюється за етапами [18, 24, 26, 30, 31, 32]:

• установлення масштабу допустимих відхилень і принципів виключення конкретних результатів;

• передача і розповсюдження інформації про конкретні резуль­тати;

• оцінка інформації про отримані результати на їх відповідність стандартам та критеріям.

Визначення потреби у корективах здійснюється на засадах обґрунтування висновків щодо порівняння результатів та стандартів. Потреба у корективах (усуненні недоліків, зміні стандартів тощо) реалізується через функцію регулювання.

Будь-який контроль повинен мати такі властивості [1, 18, 24, 29, 31, 32]:

• базуватись на гнучких та динамічних технологіях;

• відображати пріоритети організації у відповідності до стра­тегічного спрямування і діяльності;

• орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

• відповідати тому виду діяльності, яка є основною для організації;

• забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

• відзначатись простотою;

• бути економічним, тобто базуватись на співставленні витрат на контроль з його досягненнями;

• враховувати міжнародні особливості контрольованих рішень.

У процесі здійснення будь-якого контролю так чи інакше будуть зачіпатись інтереси певних працівників. Тому слід пам'ятати про те, що під впливом контролю можливі такі види поведінки людей [1, 18, 19, 20, 24, 25, 28, 30, 32]:

• поведінка, при якій люди будуть найкраще працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є предметом контролю;

• поведінка, що зумовлена відхиленнями у психіці людини;

• поведінка, яка може сприяти передачі працівниками непри­датної, неправдивої або неточної інформації;

• поведінка, спрямована на приховування необхідної для конт­ролю інформації;

• поведінка, яка викликає стреси, створює конфліктні ситуації.

Для підвищення ефективності контролю потрібно [1, 18, 19, 24, 27, 30, 32]:

• встановлювати стандарти, які об'єктивно відображають резуль­тати діяльності людей;

• готувати якісну інформацію щодо контрольованих процесів;

• забезпечувати двобічне спілкування між працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

• уникати надто пильного (прискіпливого) контролю;

• застосовувати методи розробки стандартів, які забезпечать жорсткий, але справедливий контроль;

• використовувати методи матеріального стимулювання за досяг­нення критеріїв;

• впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю;

• надавати особливої уваги контролю виробничих процесів, тобто процесів здійснення основних видів діяльності організації.