Теория организации. Учебное пособие / 13_STAT

Ц С П Р

Рис.13.8. Схема непрерывного процесса

Жирной линией обозначено новое состояние этапа

Пример. Процесс организации , связанный с пассажирскими перевозками в аэропорту Хитроу.

Цель: Обеспечение своевременной доставки пассажиров в места следования.

В результате хорошо проведенной рекламной кампании пассажиропоток увеличился на 30%, что на 5% больше ожидаемого (возмущающее воздействие). Руководству авиакомпании в дальнейшем необходимо разработать пакет решений, направленных на постепенное расширение залов ожидания, самолетного парка и других необходимых преобразований.

Дискретность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме: Ц - С - П - Р, путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых полностью на каждом этапе: сначала на одном затем на другом и т.д. (рис.13.9).

Возмущающие воздействия

Ц С П Р

Рис.13.9. Схема дискретного процесса.

Жирной линией обозначено новое состояние этапа “цель”

Этот процесс связан с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа (начинают обычно с цели), а затем переходят к следующему этапу и т.д.

Пример 1. Процесс организации, связанный с модернизацией технологического оборудования на станкостроительном заводе.

Цель: Повышение качества, выпускаемой продукции за счет использования современной технологии.

В начале проводится полный комплекс работ по составлению, согласованию и утверждению бизнес-плана. Затем собирается информация и анализируется текущее состояние (ситуация) завода, источников и условий финансирования, определяются возможности потенциальных поставщиков новой технологии и т.д. После этого все внимание уделяется формированию проблем. И, наконец, разрабатывается комплекс мероприятий по выполнению выбранных вариантов решений. Процесс осуществляется шаг за шагом.

Цикличность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме: Ц - С - П - Р, путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения поставленного условия. Например, достижение стабилизации, выход на заданный уровень качества продукции, полный переход на выпуск нового изделия. Часто это свойство связано с управлением по промежуточным результатам (рис.13.10). Этот процесс, связан с постоянной коррекцией выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.

Возмущающие воздействия

Ц С П Р

Невыполнены Все

промежуточные

результаты

Выполнены

Конец цикла

Рис.13.10. Схема циклического процесса.

Пример. Процесс организации, связанной с совершенствованием качества продукции. Цель: Обеспечение конкурентоспособности продукции.

Для выполнения цели производится постепенное совершенствование технологии изготовления продукции и оценка ее конкурентоспособности. При достижении заданного уровня продаж и качества продукции процесс совершенствования прекращается.

Однократность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме: Ц - С - П - Р, путем однократного прохождения по всем этапам процесса и достижения поставленной цели по принципу: "пришел, увидел, победил!" (рис.13.11). Этот процесс связан с высоким профессионализмом руководителя и наличием благоприятных условий для выполнения цели.

Возмущающие воздействия

Заданный

результат

Ц С П Р

Рис.13.11. Схема однократного решения

Пример. Процесс организации, связанный с демонтажем последних 10 метров, треснувшей 60-ти метровой высотной трубы ТЭЦ.

Цель: Обеспечение безопасности близко стоящих жилых домов.

Разработанное специалистами решение обеспечило выполнение цели за одну операцию, произведенную путем направленного взрыва заряда, заложенного в тело трубы на высоте 52 метра.

Таким образом, руководитель или специалист разрабатывающий решение всегда может подобрать необходимый набор свойств процесса для эффективного достижения поставленной цели. Если свойства процесса не учитываются, то руководители часто сталкиваются с трудностями или непредсказуемыми последствиями. В деятельности руководителей встречаются и другие схемы процесса (рис.13.12 а,б,в,г).

а) Ц С Р

б) С Р

в) С Ц С1 П Р

г) Ц Р

Рис.13.12 а, б, в, г. Производные схемы процесса организации

Схема (рис.13.12 а) может быть использована в критических штатных ситуациях, при которых все действия регламентированы. Например, пожарные приехали с целью ликвидации пожара в жилом доме. Им не нужно собирать информацию о причинах загорания (проблеме). Основная их задача оценить ситуацию и погасить пожар, а потом можно разобраться и в причинах (плохая электропроводка или несоблюдение техники безопасности сварщиками и т.д.). Этот метод носит название "Метод реактивного реагирования". В схеме (рис.13.12 б) отсутствует цель, поэтому принимать решение для изменения ситуации бессмысленно. Это ошибочная схема процесса. Схема (рис.13.12 в) часто применяется профессиональными руководителями. Этот процесс, вызывается неожиданной ситуацией “С”, анализ которой могут привести к выбору того или иного варианта построения процесса организации, разобранные нами . В схеме (рис.13.12 г) отсутствуют этапы: "ситуация и "проблема" (эта схема аналогична действиям слепого и глухого человека без поводыря), т.е. в данном процессе отсутствует сбор информации, аналитическая работа по выявлению узких мест, причин и способов изменения ситуации. Данная схема является методологически ошибочной.

В результате анализа свойств процесса организации модно сформировать следующие принципы его построения:

- Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий. Этого же принципа придерживается и известный шахматист Г.Каспаров при проведении матчей.

- При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

- Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

- Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

- Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

- Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам организации.

Процессу организации уделяют значительное внимание в промышленно развитых странах. Так, в некоторых японских фирмах используется пять этапов организации:

- первый этап. Руководство фирмы совместно с привлеченными специалистами разрабатывают общие соображения о производстве новой продукции, рынках сбыта.

- второй этап. Эскизная разработка конструкторского и технологического проекта.

- третий этап. Согласование с конкретными исполнителями деталей технологического проекта, согласование с диллерами деталей продвижения продукции на рынке.

- четвертый этап. Разработка конкретных решений и проведение паблик-релейшинс.

- пятый этап. Доработка всех документов, их визирование (каждый причастный к работе ставит печать своей печаткой) и окончательное согласование. Выбор лучшего решения. Затем все документы либо направляют в работу либо кладут в сейф инноваций до лучших времен.

Мы предоставляем самому читателю найти соответствие между приведенными нами четырьмя этапами процесса организации и японским вариантом.

73