Теория организации. Учебное пособие / 13_STAT

Лекции 13 и 14. Принципы статической и динамической организации

Организация организаций. Напомним, что организация рассматривается как социальная система, которая реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Для решения данных задач она должна включать ряд важных элементов (рис.13.1).

Маркетинг Целеполагание Коммуникации Функции

Технология Структура

производства Человек производства

и управления и управления

Социальная сфера Финансы Кадровая политика

Рис.13.1. Схема основных элементов организации.

Организация как любая материальная система проходит часть или все этапы жизненного цикла. Этапы можно объединить в две группы: статическую и динамическую. Статическая группа включает следующие этапы: порог нечувствительности и ликвидации (утилизации). Организацию, находящуюся в статической группе называют статической организацией. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития. Это довольно плодотворный метод при подготовке документов, регистрации, физического создания организации, создания, реорганизации и ликвидации организаций. Например, производство и ремонт радиоаппаратуры лучше производить в отключенном от сети состоянии (режим "off ").

Динамическая группа включает следующие этапы: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в динамической группе называют динамической организацией (табл.13.1). В такой организации преобладают координирующие действия.

Соответствие группы организации этапам жизненного цикла Табл.13.1.

Группы и фазы организации Этапы жизненного цикла

А. Статическая

Подготовка документов

для создания организации

Регистрация организации Порог нечувствительности

Физическое создание

Преобразование организации

Ликвидация организации Ликвидация (утилизация)

Б. Динамическая

Внедрение

Рост

Функционирование организации Зрелость

Насыщение

Спад

Крах

Так, отладку радиоаппаратуры лучше производить в рабочем состоянии ("on line power"). Специалисты консультационных фирм предпочитают работать со статическими организациями, а руководителям приходится работать с динамическими организациями. Рассматриваемые далее принципы входят в состав механизма реализации законов организации и законов для организаций.

Принцип приоритета цели: В системе: Цель-задача-функция наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция (рис.13.2.А). Функции (подфункции) являются исполняемыми видами конкретных работ. Например, цель: "Поднять производительность труда". Из нее вытекает ряд конкретных задач, например, заменить станок А на станок Б. Из этой задачи вытекает набор функций (или поручений), например, экономисту Сидорову В.В. за три дня составить калькуляцию затрат на замену станка, рабочему Цой А.Н. на четвертый день заменить станок, электрику Швангеру В.К. подключить силовой кабель к станку и т.д. Если какая-либо задача из набора нереализуема (технически, экономически и т.д.), то приоритет переходит к ней (рис.13.2.Б), при этом цель 1 должна быть скорректирована до цели 2 и далее вновь приоритет переходит к цели. Если какая-либо ФУНКЦИЯ из набора нереализуема, то приоритет переходит к ней (рис.13.2.В), при этом должна быть скорректирована соответствующая задача из прежнего набора и сама цель до цель 3 и далее вновь приоритет переходит к цели.

А) Цель 1 Задачи Функции

Б) Задача Цель 2 Задачи Функции

В) Функция Задача Цель 3 Задачи Функции

Рис.13.2. Схема приоритетов в системе цель-задача-функция.

А - штатная схема, Б - нереализуемость задачи,

В - нереализуемость функции.

Принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: " Создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей." Каждая цель реализуется набором задач. Затем эти задачи группируются по общности и затем для этих групп формируется набор функций. Для конкретного набора функций создается набор структурных единиц (рис.13.3).

Набор

Набор Набор Набор производственных

целей задач функций и управленческих

звеньев и структур

Рис.13.3. Взаимосвязь целей, задач, функций и структур

В случае невозможности сформирования набора структурных единиц адекватных набору функций вновь рассматриваются варианты по принципу приоритета цели.

Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: "В реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются". Создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия. Для сохранения этой ауры имеется очень небольшой диапазон изменения структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев; увольнения или приема отдельных людей в рамках сокращения или увеличения выполняемых функций. При превышении этого диапазона организация может не справиться с новыми функциями. Например, оборонное предприятие по производству танков не получает государственного заказа и простаивает. Руководителю предлагают два варианта плана конверсии: первый - переход на выпуск изделий ширпотреба: ложек, вилок, кроватей и т.д., а второй - переход на выпуск а/м для инвалидов. Первый вариант на бумаге более выгоден, однако реально осуществить его будет практически невозможно без полной реорганизации. А на это уйдет много лет. Второй вариант более приемлем и окажется более прибыльным, т.к. уже существующие звенья и налаженная система коммуникаций при небольших изменениях могут сразу включиться в слаженную работу. Таким образом, у действующей организации небольшой выбор среди новых наборов функций.

Принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения (звена): "При создании организации его собственник или учредители должны подбирать "под себя" персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организации". Особое внимание должно уделяться персоналу, их личностным и профессиональным характеристикам. На стадии создания должны быть заложены основы комфортной работы. В этом случае хорошо работает система номенклатурного назначения, т.е. приглашение на управленческую должность людей, ранее работавших с собственниками организации, либо по рекомендации (табл.13.2).

Особенности номенклатурных назначений Табл.13.2.

Положительные аспекты Отрицательные аспекты

1. Сохранение профессионализма в управлен- 1. Механистический

ческом труде. подход к человеку

(без учета личных ка-

2. При перемещениях человек имеет больше честв).

возможности найти интересную работу.

2. Надежда на слабую

3. Появляются новые идеи управления и кадры. ответственность.

4. При назначении на новую должность человек 3. Слабый профессио-

всегда испытывает прилив энергии. нальный уровень на

начальном этапе

5. Расширяются связи за счет новых контактов. работы.

6. Быстрое освобождение очередного руково-

дящего поста для продвижение кадров.

Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: "Руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости". Например, главный бухгалтер организации ушел на пенсию. Коллектив бухгалтерии вправе рассчитывать, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Поэтому задачей руководства будет поиск либо из состава бухгалтерии, либо со стороны адекватную замену. Хотя бывает и по другому, когда номенклатурный работник постепенно начинает менять состав звена, обычно это плохо кончается.

Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: "Каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач". Учитывая, что задачи конкретизируются набором функций, то необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае, одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и ЦЕЛЬ также не будут выполнены (рис.13.4).

Функция 1.1(не выполняется)

Функция 1.2

Ц Задача 1 . . . . . . .

Функция 1.10

Функция 2.1

Е Функция 2.2

Задача 2 . . . . . . .

Функция 2.10

Л

Функция 3.1

Функция 3.2

Ь Задача 3 . . . . . . .

Функция 3.10

Рис.13.4. Схема взаимовлияния функции на цель

Принцип соответствия распорядительства и подчинения: "У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных". Не допускается ситуации, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя (начальник своего начальника). У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем является собрание акционеров, которое может даже снять его с должности, однако снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления собрание не имеет права, а может только поручить президенту ОАО решить этот вопрос.

Даже у Президента страны должен быть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресс, парламент и т.д.

Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: "Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами". Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это в свою очередь приводит к увеличению затрат и это оправдано. Известный политический лозунг бывшего СССР периода застоя: "Экономика должна быть экономной" не соответствуют данному принципу.

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления: "Для каждой организации должно быть найдено наилучшее соотношение между объемом линейных, функциональных и патронажных связей управления организацией ". Как показывает практика, очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные аналоги. В Японии возникло даже новое понятие "Синдром большого бизнеса". Многие руководители не замечают, что их организации постепенно превращаются в большие монстры с нарастающими трудностями производства и управления. Вовремя произвести объединение или разъединение организаций на филиалы - это важная задача руководителей. Критериями проведения этой работы являются снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, рост затрат на управленческий аппарат.

Принцип прямоточности: "Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций." Например, завод по производству сверл можно построить по двум схемам: А. По схеме разделения операций: Заготовительный цех; Токарный цех; Фрезерный цех; Цех термообработки; Заточной цех. При этом обеспечивается концентрация однотипного оборудования на одной территории, что, несомненно, очень удобно. Однако заготовки сверл после соответствующих операций нужно перевозить в очередной цех с составлением большого количества сопроводительных документов. В каждом цехе обязательно испортят несколько сверл или они пропадут, т.е. труд предыдущих операций обесценивается, что также требует большого документационного оформления между цехами. Таким образом, уходит много время, бумаг, ресурсов, а также перераспределяется ответственность за выпуск сверл, доходящая до безответственности.

Б. По принципу универсальности операций: Цех игольчатых сверл; Цех средних сверл; Цех крупных сверл. В каждом цехе сосредоточено оборудование для полного процесса изготовления сверл. В таких условиях, конечно, ухудшаются условия технического обслуживания оборудования. Однако увеличивается ответственность руководителя цеха за количество и качество продукции и существенно уменьшаются время и средства на выполнение вспомогательных операций. Этот путь и реализует принцип прямоточности.

Далее мы перечислим еще ряд принципов организации без подробных объяснений.

Принцип ритмичности "Производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам. Например, равномерная подготовка студентов к экзаменам".

Принцип пропорциональности: "Производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания".

Принцип синхронизации (системный принцип): "Среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянно или временно центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений". Например, в ГУУ центром синхронизации являются студенческие группы.

Варианты формирования процесса организации. Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса. Упрощенно схема процесса организации представляется в виде следующих этапов (рис.13.5).

Цель Ситуация Проблема Решение

Рис.13.5. Упрощенная схема процесса

Каждый этап состоит из набора процедур и операций. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решений. Каждая процедура включает следующий набор операций: определение, формулировка, разработка вариантов, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и др.

В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций, процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения. Рассмотрим реализацию каждого свойства процесса.

Устойчивость. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме: Ц - С - П - Р (рис.13.6).

Возмущающие воздействия

Ц С П Р

Результат

Цель Ситуация Проблема Решение

Рис.13.6. Схема устойчивого процесса.

Этот процесс, связан с созданием некоторого запаса, компенсирующим возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения.

Пример 1. Процесс организации, связанный с пассажирскими перевозками в аэропорту Хитроу (Великобритания).

Цель: Обеспечение своевременной доставки пассажиров в места следования.

Для выполнения цели самолеты загружаются пассажирами на 75-80% в штатной ситуации полетов. При нелетной погоде (возмущающее воздействие) в аэропорту скапливается пассажиров больше обычного. После разрешения полетов самолеты загружаются полностью и достаточно быстро количество пассажиров в аэропорту приходит в норму без организации дополнительных рейсов, изменения графика полетов. При этом снижение прибыли от неполной загрузки самолетов полностью компенсируется отсутствием дополнительных затрат (довольно значительных) на внесение изменений в график полетов.

Пример 2. Процесс организации, связанный с работой технологического оборудования станкостроительного завода.

Цель: Обеспечение ритмичности работы технологического оборудования.

Для выполнения цели часть технологического оборудования (примерно 20%) находится в резерве, кроме того объем функций, выполняемых специалистами также уменьшен относительно нормы на 10-15%. В случае неожиданных поломок оборудования или увеличения заказа подключаются новые мощности и резерв функций специалистов. В случае поломок оборудования у специалистов имеется время для качественного ремонта. При этом снижение прибыли (упущенная прибыль) от неполной загрузки всего парка оборудования полностью компенсируется затратами на штурмовщину в работе.

Изменчивость. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс будет протекать по новой схеме: Ц1 - С1 - П1 - Р1 (рис.13.7).

Этот процесс, связан с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В этом случае соответствующий руководитель должен иметь набор инструкций с грифом "вскрыть в случае...". Если случатся непредвиденные возмущающие воздействия, то процесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.

Возмущающие воздействия

Ц С П Р

Результат

Ц 1 С1 П1 Р1

Рис.13.7. Схема изменчивого процесса

Пример. Процесс организации, связанный с пассажирскими перевозками в аэропорту Шереметьево. Цель: Получение максимальной прибыли.

Для выполнения цели самолеты загружаются пассажирами полностью. В случае нелетной погоды (возмущающее воздействие) в аэропорту скапливается пассажиров больше обычного. Для таких случаев заранее предусматривают использование запасных самолетов, резерва летного и обслуживающего состава, а также использование дополнительных средств на места в гостинице, питание и др. Таким образом, если погода летная, то процесс идет по схеме: Ц - С - П - Р, если нелетная - то по схемам типа: Ц1 -С1 - П1 - Р1.

Непрерывность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе, процесс протекает по сложившейся схеме: Ц - С - П - Р, путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно (рис.13.8). Этот процесс, связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.

Возмущающие воздействия