Теория организации. Учебное пособие / 16_ORG

Лекция 16. Проектирование организационных систем

Основы проектирования организационных систем. Организационная система (ОС) представляет совокупность двух частей: внутренний механизм управления организации и механизм отношений с внешней средой. (рис.16.1).

Организационная система

Механизм управления Механизм отношений

организации с внешней средой

Рис.16.1. Укрупненный состав организационной системы

В теме 2.1 мы разбирали состав и содержание механизма управления организации. Напомним, что механизм управления включает элементы, необходимую для процесса управленческой деятельности, в т.ч.: функциональные и организационные структуры, профессионализм персонала, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой включает условия и организации, в т.ч. регистрация, отчетность, ликвидация, экономические, организационные и др. отношения с партнерами по производственной деятельности.

Формами ОС могут быть ООО, ОАО, ЗАО и др., регламентированные в ГК РФ. Примером организационной системы может быть АМО “ЗИЛ” с обширной социальной инфраструктурой и наличием многочисленных смежников. Таким образом, ОС можно представить как работающую организацию, гармонично вписавшуюся во внешнюю среду.

Создать (или зарегистрировать) просто организацию можно без больших трудностей, а если учесть, что во многих странах регистрация организации носит заявительный характер, то и совсем просто. Однако трудности начинаются с первого же дня ее деятельности. И если предварительно не задуматься и не рассчитать основных параметров будущей организации, не определить ее место в местном, региональном или мировом разделении труда, то потом прийдется тратить значительно больше времени и финансовых ресурсов на внесение необходимых корректив. Исходя из этих предпосылок, следует отметить, что задача проектирования организационной системы является весьма важной для организации. Разработка ОС - это многоплановый процесс с участием различных специалистов (по технологическим вопросам, по системотехнике, по финансам и экономике, по информатике, по юридическим вопросам и маркетингу и др.). Процесс создания ОС включает три стадии:

- Предпроектная. Проведение НИР, разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.

- Проектирование. Разработка технического и рабочего проекта.

- Ввод в эксплуатацию. Выполнение монтажно-наладочных работ, опытную эксплуатацию и приемо-сдаточные испытания ОС.

Перечисленные стадии включают набор конкретных работ (табл.16.1) по созданию ОС.

Формирование внутреннего механизма ОС

В связи с расширением зарубежных операций компании формируют различные варианты построения комбинированных организационных структур, в т.ч. включение международного отдела, образование производственных подразделений по видам продукции и видам производства . В настоящее время структура производства и структура управления для ряда фирм является весьма запутанной для неподготовленного коммерсанта. Внешнеэкономическая деятельность организаций требует включения новых подразделений или расширения функций уже существующих. Среди новых подразделений можно выделить следующие: экспортно-импортный отдел, валютно-финансовый отдел, транспортный отдел, отдел конъюнктуры и цен, отдел рекламы и выставок, отдел совместных организаций, отдел технического обслуживания и запчастей в т.ч. послепродажного, отдел патентов и лицензий, отдел развития, отдел загранкомандировок, протокольный отдел.

Перечень работ при создании ОС Табл.16.1.

Наименование работ Краткое содержание

Постановка проблемы Составление устного описания проблемы

Заключение договора на прове- Разработка плана работ.

дение НИР. Подготовка и заключение договора.

Формирование экспертного Подготовка и издание приказа о создании

совета. экспертного совета и его функциях.

Формализация проблемы. Выбор объекта исследования. Определение

его исходного и желаемого состояния.

Проведение исследования Формирование модели "дерева факторов"

проблемы. и модели объекта исследования.

Определение границ проблем- Составление схемы "фактор-деятельность

ного объекта. -ОС". Определение границ объекта.

Выбор границ объекта Выбор организаций (подразделений в

управления. состав объекта управления.

Проведение обследования ОУ. Сбор и анализ материалов по ОУ.

Заключение договора на соз- Подготовка и подписание договора.

дание ОС.

Разработка ТЗ на создание ОС. Выбор ОСУ и средств обеспечения ОС.

Техническое проектирование Выбор и обоснование основных проектных

ОС. решений.

Продолжение табл.16.1.

Рабочее проектирование ОС. Подготовка эксплуатационной докумен-

тации.

Формирование аппарата управ- Подготовка штатного расписания и изда-

ления и структурных подраз- ние приказа об образовании нового

делений ОС. структурного подразделения.

Приобретение, монтаж и на- Покупка и установка комплекса техни-

ладка КТС. ческих средств (КТС).

Обучение аппарата управле- Инструктаж административного

ния работе в условиях функ- персонала.

ционирования системы.

Проведение опытной эксплуа- Доводка ОС в процессе ее функциониро-

тации ОС. вания.

Ввод ОС в промышленную экс- Подготовка и издание приказа о начале

плуатацию. промышленной эксплуатации.

Формирование механизма внешних отношений ОС. Внешние отношения реализуются за счет выполнения представительских функций руководителем компании и работой с контрагентами. Для успешного выбора контрагентов на мировом рынке современные коммерсанты должны приобрести информацию о технологической, организационной, экономической, правовой и социальной стороне деятельности фирмы. Техника сбора информации о контрагентах осуществляется либо в виде простой картотеки, либо в виде базы данных в помощью современных информационных технологий. Источниками информации могут служить:

- периодические издания (газеты, журналы, телевизионные передачи и др.);

- специальные публикации, справочники, деловые предложения;

- личное знакомство с руководителями и представителями фирмы;

- обследование фирмы (системный аудит организации);

- систематическое наблюдение за производственной и коммерческой деятельностью, просмотр отчетов (в т.ч. финансовых);

- проспекты и рекламные материалы о деятельности фирмы;

- специальные справочники типа "Who is Who" и ежегодный справочник по

всем значительным фирмам мира "Kelly's Director of Merchants, Manufac-turers and Shippers of the World"- Справочник Торговцев, Изготовителей и Грузоотправителей Мира - (Великобритания) или аналогичный справочник, выпускаемый в США "Thomas Register" - Регистр Томаса;

- справки обслуживающего банка или банка-корреспондента Вашего банка; - сведения о фирмах, которые можно получить в Торговых палатах, в Торгпредствах за рубежом и в др. организациях.

Большое значение в понимании стратегии потенциальных зарубежных партнеров имеет информация об ее участии в монополистических объединениях. Объединения партнеров могут быть двух видов: объединения

предпринимателей и объединения организаций. Весь мир подразделяют на отдельные, относительно однородные группы национальных рынков. Основу однородности составляют критерии культурного, экономического и языкового развития. На основе анализа этих и других критериев получают сегменты по странам. Один сегмент может охватывать рынки ряда стран, рынки одной страны и даже один рынок одной страны.

Посредники объединены в посреднические фирмы (ПФ). ПФ - это коммерческая организация, содействующая совершению сделки между производителем и потребителем Во внешней торговле чаще говорят о торговых посредниках, функциями которых являются: поиск иностранных партнеров, подготовка документации для совершения сделок, реализация самих сделок, транспортные операции, страхование товаров, рекламирование товаров, после продажное обслуживание, проведение маркетинга, финансово-кредитное обслуживание, выполнение таможенных операций и др. Использование посредника в является оправданным шагом с организационной, правовой и экономической стороны. Это неизбежный процесс разделения труда с целью повышения его профессионализма и увеличения конкурентных преимуществ.

Технология создания и регистрации организаций. Создание, регистрация и деятельность различных организаций регламентируется следующими основными законами России: ГК РФ от 30 ноября 1994.; О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках от 22 марта 1991г; Об основах налоговой системы в Российской Федерации от 27 декабря 1991г. с последующими изменениями и дополнениями; О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров от 23 сентября 1992г.; О валютном регулировании и валютном контроле от 9 октября 1992г.; О несостоятельности (банкротстве) от 10 декабря 1997г.

Для создания организации необходимо пройти десять этапов:

Первый этап - формирование команды учредителей. Результатом первого этапа является "Протокол учредительного собрания" с подписями всех учредителей, а также паспортные данные для физических лиц и адресно-банковские реквизиты и печать для юридических лиц.

Если учредитель один, то этот этап упрощается, а результатом будет “Решение учредителя" с соответствующими данными об учредителе или организации. В протоколе или решении должен быть указан конкретный взнос каждого учредителя в уставный капитал будущей организации. Там же указывается согласованное месторасположение (юридический адрес) организации и распределение высших должностей.

Второй этап - разработка и оформление комплекта учредительных документов (будет подробно рассмотрено отдельно).

Третий этап - Подача документов в Регистрационную Палату и их согласование. При подаче документов на всех физических лиц - учредителей должны быть паспорта или заменяющие их документы.

Четвертый этап - Получение временного свидетельства о регистрации. Свидетельство выдается на срок от 30 до 45 дней.

Пятый этап - Копирование и заверение документов. Временное свидетельство и все зарегистрированные в Палате документы копируются в 6-7 экземплярах, два из них заверяются в нотариальной конторе, а остальные в той же Палате.

Шестой этап - Оформление официальных атрибутов организации (печать, штампы, бланки, коды ОКПО, счет в банке и т.д.).

Седьмой этап - Постановка на учет (налоговая инспекция, пенсионный фонд, фонд занятости, фонд медицинского страхования и др.).

Восьмой этап - Подача комплекта документов в Регистрационную Палату. В комплект входят: справка из банка, отметка налоговой инспекции, коды ОКПО, отметка пенсионного фонда и фонда занятости, уставные документы.

Девятый этап - Получение постоянного свидетельства о регистрации.

Десятый этап - Подтверждение постоянной регистрации (налоговая инспекция и пенсионный фонд).

После создания и регистрации организации необходимо составить два документа:

- Производственно-технический паспорт,

- Учетная политика.

Производственно-технический паспорт включает общие сведения об организации:

- местонахождение; пути сообщения; год основания и перечень основной продукции, выпускаемой организацией;

- сводные данные по показателям материально-технической базы (площадь, основные средства, численность производственного персонала, данные о мощностях, организационном уровне производства);

- сведения об энергетике и сантехнике, об окисных сооружениях;

- о составе организации (перечень цехов и хозяйств, занимаемых ими площадях, данные об оборудовании и списочном числе работающих в каждом подразделении);

- характеристика жилого фонда и культурно-бытовых зданий.

К производственно-техническому паспорту прилагаются: генеральный план организации, схематический план местности, схема энерго и теплоснабжения, схематические планы и размеры зданий, планировки расположения оборудования в цехах, а также альбом фотографий основных промышленных объектов организации. Показатели паспорта периодически корректируются. Учетная политика отражает основные положения по оптимизации налогооблагаемой базы.

Организация смешанных обществ за рубежом и совместных предприятий в РФ. Смешанные общества (СО) создаются фирмами производителями за границей. В состав учредителей также входят иностранные партнеры.

СО за рубежом могут формировать собственную материально-техническую базу, осуществлять подготовку местных кадров, производить сборку, модификацию конечной продукции, более эффективно использовать лизинговые операции (все зарубежные банки и лизинговые компании под рукой), выполнять реэкспорт товара в третьи страны и др. Создание СО за рубежом для российских экспортеров (производителей или посредников) часто является практически единственным вариантом выхода на зарубежный рынок. При регистрации СО за рубежом практически используют те же правовые формы, что и в РФ. Это ОАО, ЗАО, ООО, ПТ, Коммандитное товарищество.

Тем не менее, есть и проблемы. Каждый зарубежный филиал несет на себе груз юридической ответственности материнской компании. Так, если материнская компания является монополистом в своей стране, то к зарубежному филиалу, не являющемуся монополистов в стране регистрации, могут быть применены антимонопольные законы. Создание зарубежного филиала чаще всего идет с привлечением местного учредителя (партнера). Это определяется недостаточным знанием зарубежным партнером особенностей хозяйственной среды, местного законодательства; отсутствием устойчивых связей и каналов информации. Доля местных партнеров обычно колеблется от 0.1 до 88% от величины уставного капитала компании.

К СП относятся организации с долевым участием российских и иностранных инвесторов. СП является разновидностью организаций с иностранными инвестициями, и действующих на территории РФ в соответствии с Законом РФ "Об иностранных инвестициях в РСФСР" от 4 июля 1991г и Указом Президента РФ “О частных инвестициях в Российской Федерации” от 17 сентября 1994г. Росту числа СП способствовали интернационализация экономики разных стран. С помощью СП удается привлечь передовые западные технологии и передовой управленческий опыт. СП - как организационная форма фирмы и экономическое содержание имеют ряд преимуществ перед национальными организациями. Эти преимущества выражаются в следующем:

- концентрация производства и управления как отражение естественных интеграционных мировых процессов труда,

- прямое инвестирование со стороны зарубежных партнеров,

- приближение технологического, информационного и управленческого уровня к мировому,

- использование торговой марки (марок) учредителей для улучшения процесса сбыта,

- использование рынков учредителей как отечественных так и зарубежных.

Зарубежные учредители заинтересованы в продлении функционирования устаревающих в развитых странах технологии, перебазируя ее в Россию.

94