Теория организации. Учебное пособие / Лекции 1-5

Соотношение, складывающееся между управляемыми и неуправляемыми переменными в системе управления обусловливает важнейшую ее качественную характеристику - управляемость. Обеспечение высокой управляемости требует и закладки определенного соотносительного размера управляемой и управляющей подсистем при организации управления. В узком смысле понятие “управляемость” трактуется как “норма управляемости”, “диапазон контроля” или “масштаб руководства”, что всё одно и то же, так как все эти термины выражают лишь то, что объективно существует некий предел в численности непосредственно подчиненных одному начальнику. Попытки преодоления этого порога передачей под его начало дополнительных работников приводит к тому, что наступает момент, когда ему уже не управиться. А не справляющийся со своими функциями управляющий - это нонсенс, симптом негодной постановки дела. Строже и точнее понятие управляемости трактуется как способность системы достигать поставленные цели и укладываться при этом в ограничения по ресурсам (и в требуемые сроки, но время - тоже ресурс, и к тому же самый ценный). В таком понимании обеспечение или повышение управляемости не сводиться к увеличению аппарата управления - созданию новых должностей руководителей и исполнителей. Оно предполагает привлечение более квалифицированных работников, применение действенных систем мотивации труда, использования современных методов и технических средств.

Общим требованием, предъявляемым к любому субъекту управления и выражающим необходимое условие управляемости, является формирование управляющих воздействий с регулярностью, соответствующей частоте возникновения отклонений и возмущений. Противное означает, что в действиях субъекта нет своевременной и адекватной реакции на изменение ситуации. Другим общим требованием, выражающим достаточное условие управляемости, является формирование управляющих воздействий с периодичностью не меньшей времени длительности переходных процессов. Под переходным процессом понимается отрезок времени, в течение которого объект управления и система в целом постепенно переходит в то состояние, какое им “предписано” управляющим воздействием. Он начинается тогда, когда сигнал управления поступает на вход управляемого объекта, и заканчивается тогда, когда на его выходе установятся ожидаемые значения управляемых переменных. Суть в том, что система меняется не мгновенно, а проходит какое-то время, прежде чем управляемые переменные достигнут желательных численных значений, соответствующих цели воздействия. Очевидна бессмысленность нового управляющего воздействия, когда система находится в переходе и еще не пришла в то состояние, какое ей сообщено предыдущим воздействием. Переходные процессы возникают не только под влиянием управляющих, но и возмущающих воздействий и являются динамическими характеристиками систем. Противоположностью переходного процесса является установившийся процесс, под которым понимается отрезок времени, в течение которого на объект не оказывается никаких, ни управляющих, ни возмущающих, воздействий. Функционируя в режиме установившегося процесса, система получает возможность накапливать энергию, какая может быть использована для ее совершенствования и/или расширения масштабов деятельности.

Таким образом, всякая система управления как состоящая из подсистем или частей, и как минимум из двух - управляемой и управляющей, по определению есть организационная система. Отсюда всякую хозяйственную организацию, в которой можно выделить две вышеназванные части, можно рассматривать и как систему управления. При всём том она также является и организационной системой.

Организация как функция управления. Управление всегда ограничивает свободу объекта управления сравнительно с тем, как если бы он был “сам по себе”, т.е. без субъекта управления и не испытывал на себе исходящих от того управляющих воздействий. Неуправляемый объект может оказаться в положении, какое с позиций управления просто недопустимо и должно быть предупреждено, хотя бы по соображениям безопасности. (Кстати, именно в этом и заключается объективность потребности в управленческой деятельности). Число таких положений или состояний непредсказуемо велико, но управление его сокращает. Однако вместе с уменьшением разнообразия возможных состояний управляемого объекта, уменьшается также и неопределенность во всём, что его касается. Отсюда управление представляет собой упорядочивающий процесс. Так происходит благодаря тому, что одной из функций управления является организация. Организация - не только система, но также и процесс, причем процесс интеграции, соединения частей в целостное образование, т.е. систему. Получается, что организация как система, есть следствие организации как процесса. В этом нет противоречия, если учесть, что организация как процесс есть реализация функции управления, какая называется “организация”. В этом смысле “организация - это логический процесс, который помогает преобразовать идею или некий план, в достижимую реальность”, т.е. организация трактуется как средство реализации цели. Причем, “эффективная организация (как процесс функционирования - Я.Р.) не устраняет необходимости принимать решения, но она позволяет применяющему ее управляющему концентрировать усилия на тех крупных вопросах, которыми оценивается успех и для организации (как системы - Я.Р.), и для него лично”. В этом и состоит значение организационных условий работы управляющего для обеспечения ее продуктивности.

Термин “организация” в лексическом значении “функция организации” означает: создание системы, реорганизацию системы (уже созданной раньше, действующей), ликвидацию подсистемы. Последнее проявление организаторской функции иногда подвергают сомнению, поскольку это - дезинтеграционный процесс. Но суть в том, что сокращение числа образующих целое частей есть ничто иное как изменение организации той системы, в которую входила ликвидируемая подсистема. А вот для интеграционного процесса, для проявления организаторской функции в создании системы, где нужна сборка частей в целое, требуется ввести ограничения на количественные значения переменных, описывающих части. В противном случае они по своим параметрам могут “не состыковаться” и не сложится в целое. Так как ход интеграционного процесса направляется управлением, можно сказать, что организация на одном уровне (иерархии) есть продукт управления на другом. И организация как функция управления как раз и предназначена для “очерчивания” той области допустимых изменений управляемых переменных объекта (и всех объединенных в нём его частей), в пределах которой сохраняется его системная целостность. Это пространство допустимых состояний управляемого объекта принято называть областью возможных управлений.

В организации как системе, вследствие выполнения функции “организация”, каждая подсистема и/или элемент ее образующий, как бы поставлен в определенные рамки, выходить за которые не полагается. Эти рамочные ограничения должны быть таковы, чтобы предоставляемая ими каждому элементу автономия позволяла ему действовать самостоятельно, оставаясь лишь в тех пределах, в которых его действия не могут причинить ущерба целому - организации. Данная парадигма действует на всех уровнях управления. Так, уже в производственном процессе на каждом рабочем месте, за которым закреплено выполнение определенных технологических операций и с помощью определенного оборудования, для каждой его единицы установлены граничные значения параметров, характеризующих режим работы. Особо важно это для производственных технологий, где применяются высокие скорости обработки и большие подачи обрабатываемого материала, где используются высокие давление и температура, значительно повышающие степень нагрузки и человека, и оборудования. Сознательное или случайное, допускаемое в силу сенсорных или моторных ошибок в процессе труда, нарушение этих границ чревато не только невыполнением производственного задания или ухудшением качества, но и авариями. В такие же в принципе рамки поставлены и все те, кто управляет не работой технологического оборудования, а людьми. Здесь эти рамки определяются объемом правомочий, каким располагает управляющий. У руководителей, стоящих на нижних ступенях служебной лестницы правовые рамки уже, у больших начальников они шире. Но и те, и другие не могут выходить за очерченные ими пределы: это может быть расценено как злоупотребление властью.

Для того, чтобы лучше разобраться с организацией как функцией, надо видеть ее место среди множества других функций управления. Для классификации их наибольшее распространение получили два признака: обособленность направления управленческой деятельности и стадийность процесса управления. Функции управления, выделяемые по первому признаку, получили название конкретных; это управление: подготовкой производства, финансами, издержками, производством (оперативное), качеством, сбытом, персоналом и т.д. Функции управления, выделяемые по второму признаку получили название основных. Каждая основная функция имеет свои особенности и представляет собой специфическую стадию процесса управления. Основные функции - организация, планирование, контроль и регулирование в простых системах реализуются в приведенной последовательности.

Организация как ограничение – область возможных управлений (решений) или пространства возможных состояний.

Функция контроля (в широком смысле) – обратная связь, слежение за текущем состоянием на проложенном маршруте.

Функция регулирования (координирования) – принятия корректирующих мер в случае отклонения.

В сложных системах, где управляющее воздействие проходит через уровни иерархии, очередность их реализации может меняться. Основные функции получили именно такое свое наименование потому, что они:

- служат основой осуществления процесса управления, так как для того, чтобы перевести объект управления из исходного текущего в желательное конечное состояние необходимо и достаточно организовывать, планировать, контролировать и регулировать (координировать);

- являются общими для органов управления любого уровня и компетенции, какими бы объектами они ни управляли;

- реализуются как стадии в контуре каждой конкретной функции. Последнее, в частности, означает, что рассматриваемая функция “организация” имеет место быть и в управлении подготовкой производства, и в управлении финансами, и в управлении издержками, и т.д., и т.п.

Организация как “организовывание”. Организовывание есть процесс созидательной организаторской деятельности. Она, как и любая иная деятельность, не может быть продуктивной, если не будет использовать специальные методы. Организаторская деятельность входит в управленческую, поскольку в управлении есть функция организации. Поэтому среди методов управления есть и организационные или организующие методы. Они подразделяются на собственно организационные и административные (распорядительные). Под методом управления понимают и прием управленческой деятельности, и средство воздействия. Последнее можно определить как импульс, пробегающий от субъекта к объекту управления в каждом функциональном контуре. Он несет в себе “силовой заряд”, позволяющий воздействовать, т.е. менять численные значения управляемых переменных объекта. Отсюда организовывание есть также процесс реализации организационных методов. Было бы неверным увязывать организационные методы только с функцией “организация”, полагая, будто они служат средством реализации лишь ее. Они применяются для реализации и других основных функций, равно как и функция “организация” нуждается не только в организационных, но и в других методах воздействия: экономических, социологических, психологических. Конечно, все методы управления, применяемые при функционировании хозяйственных и других организаций, можно считать, по их “принадлежности” к организации, организационными. Но организационные методы служат реализации воздействий, обеспечивающих достижение и поддержание упорядоченности или организованности в состоянии систем. Организованность - качественное состояние эволюционно совершенствующихся систем. “Организованность есть динамическая характеристика процессов снятия непрерывно нарастающей сложности (и обусловливаемой этим неопределенности – Я.Р.) за счет реализации новых связей. Аналитики давно пришли также к выводу и о наличии связи не только между “управлением” и “организацией”, но и между “управлением” и “организованностью”. Последняя рассматривается как продукт управленческой деятельности: “управление в хозяйственных системах есть не что иное, как изменение их организованности” (рис.4.1)

О

Р

Управление организацией

Управление и организация

Организация и управление

Организация управления

УП

РАВЛЕНИЕ

Г

А

Н

И

З

А

Ц

И

Я

Рис.4.1. Взаимосвязь и область логического пересечения понятий "организация" и "управление"

. Благодаря этому она по отношению к управленческой деятельности может в то же время трактоваться и как условие или критерий ее эффективности. “Управление эффективно, если организованность растет, оно неэффективно, если организованность падает” (там же). Но еще задолго до этого было высказано следующее суждение: “Организованность заводского управления является одним из условий удешевления производимого продукта” (5 – Прилож., 1). А невысокая себестоимость или низкие издержки позволяют держать низкими и цены, что обеспечивает рыночную конкурентоспособность продукции. Повышение организованности дает возможность системам сохраняться в условиях меняющегося мира, т.е. выживать при изменении окружающей среды.

В фильме знаменитого итальянского режиссера Ф.Феллини “Репетиция оркестра” повздорившие и разругавшиеся друг с другом оркестранты требуют отставки “эксплуататора” – дирижера. Они устраивают дебош и, выясняя отношения, дерутся, приводя всё помещение старинной капеллы, в котором намечалось проведение репетиции, в состояние полного разгрома. Но появляется дирижер, миссию которого в литературе по управлению часто сравнивают с ролью правителя, управляющего, менеджера: действительно, управляя процессом исполнения музыкального произведения, он организует работу инструментально специализированных оркестрантов. В данном случае, заступив на кафедру, дирижер обратился к разбушевавшимся коллегам с призывом: “Каждый должен заняться своим делом!”. Он напомнил им, что они – музыканты, т.е. их труд – игра на музыкальных инструментах, а потому музыка – это то, что всех спасет. И добавил: “Держитесь за ноты, следуйте нотам шаг за шагом!”. А ноты для музыканта – тоже, что инструкция для любого, что бы ни являлось его функцией, исполнителя. Оркестранты начинают под руководством дирижера играть - постепенно на смену беспорядку и хаосу приходит заложенная в музыке гармония, и между участниками устанавливается атмосфера сотрудничества. И вот уже они все, взаимодействуя друг с другом, как ансамбль, в согласованном единым ритмом движении работают сообща.

Организованность и организуемость. Приспособляемость живых систем к среде обитания не обязательно требует их морфологических (т.е. – в строении) изменений. Последние могут ограничиваться лишь модуляцией переменных, характеризующих физиологические режимы функционирования организмов, поскольку не связаны с масштабными экологическими трансформациями. Изменения биологической организации может быть временным и обратимым как для индивидов, так и для групп или сообществ за счет их перемещений в пространстве: воздух – земля – вода. Например, у морских львов при погружении в воду количество сокращений сердечной мышцы сокращается до 4-х в минуту, благодаря чему продолжительность их ныряния, без ущемления потребности в кислороде, может достигать 16 минут. Подобной гибкостью не обладают социальные организмы, пытающиеся распространить свою деятельность на новые для них регионы. Так, известны случаи, когда западные предприниматели и менеджеры, возглавляя представительства своих компаний в постсоветской России, испытывали трудности в общении с местным наемным персоналом и проваливали дело только потому, что не принимали в расчет особенностей национальной ментальности. Но немало и фактов, свидетельствующих о том, что и российские бизнесмены из числа так называемых новых русских пытались осваивать рыночные ниши других стран и континентов, но, делая это без учета преобладавшей там этнической культуры, укоренившихся традиций, терпели неудачи. Конечно, в этом сказывались недостатки профессионализма и компетентности: прежде чем имплантировать свои товары и услуги на новый региональный рынок следует уже на стадии маркетинговых исследований выяснить, какова его культурная среда, образ жизни потенциальных потребителей, а, следовательно, и вероятные спрос и объём сбыта. Но главное – не в субъективных просчетах, а в том, что социальные организмы в принципе уступают в пластичности биологическим организмам.

Организованность предполагает возможность повышения качества организации, и “необходимым “дополнением” к понятию повышения организации оказывается понятие организуемости. Это понятие более общее, чем понятие управляемость”, поскольку явление, обозначаемое базовым понятием “организация”, распространено гораздо шире, чем явление, обозначаемое другим базовым понятием – “управление”. Последнее свойственно непосредственно живым системам, а косвенно - и создаваемым человеком искусственным системам. В связи с этим различают пассивную и активную организуемость. “Пассивная организуемость свойственна материалам, для организации которых необходимы какие-то воздействия извне. Активная организуемость определяет способность к самоорганизации” (там же), о которой речь пойдет ниже. Но между “управляемостью” и “организуемостью” имеется объединяющее их свойство изменчивости под влиянием управляющих воздействий, в том числе и реализуемых посредством применения организующих методов. И в системах, в которых возможны процессы управления, очевидно, без управляемости не может быть и организуемости, а, следовательно, и организованности. Прежде чем перейти к ознакомлению с этими методами, полезно закрепить представление о том, что “всякая вообще организованность…может возникать и в тех процессах, где она как бы “навязывается сверху” материалам, исходным элементам, которым ранее была присуща ясно выраженная пассивность в данном отношении – работой уже существующей материальной системы более высокого уровня. На любом предприятии обрабатывающей промышленности легко найти самые яркие примеры такого рода… Живые клетки, ассимилируя вводимые извне питательные вещества, действуют не так грубо”. Тем не менее, параллели между естественными и искусственными системами с точки зрения организационных отношений очевидны.

Особенности и состав организующих методов. Эти методы в литературе часто называются организационными, как имеющими отношение ко всякой организации, например, правительственной, промышленной, строительной, туристической и т.п., как применяемые в каждой из них. Но с тем же основанием их можно было бы называть и организаторскими, поскольку они образуют тот инструментарий, без использования которого деятельность любого организатора не может быть продуктивной. Но, с учетом вышесказанного и учитывая упорядочивающую направленность осуществляемых благодаря им управляющих воздействий, а также принимая во внимание функциональное и методическое значение термина “организация” среди других его лексических значений, точнее их называть организующими методами. Вследствие их применения устанавливаются соответствия между подсистемами как объектами управления. Благодаря этому определяются связи и отношения между ними, выявляется и фиксируется порядок их взаимодействия, а система становится более целостной. И первая особенность организационных методов состоит в необходимости их постоянного применения, поскольку изначально заведенный порядок имеет тенденцию разрушаться. Вторая их особенность заключается в том, что они могут служить инструментом выявления организационных резервов, а третья - в том, что их состав детерминирован свойственными организованности элементами порядка. Собственно организационные методы включают: инструктирование, нормирование, регламентирование. Инструктирование есть разъяснение порядка действий при выполнении чего-либо - работы, функции, задания. Нормирование есть разработка нормативов, устанавливающих численные значения управляемых переменных. Регламентирование есть установление границ или рамок деятельности. Оно снимает неопределенность с вопроса о том, чем занимается или для чего предназначена та или иная часть, т.е. кто и что должен делать, в каких условиях при этом находится. Нормирование же снимает неопределенность с вопроса о том, при помощи чего или каких придаваемых ресурсов должно выполняться предусмотренное регламентированием. Инструктирование снимает неопределенность с вопроса о том, как, каким образом должно делаться то, что надо выполнить. Итак, посредством регламентирования устанавливается статус, нормирования - потребная величина ресурсов, затрат и/или результатов, а инструктирования - порядок действий. И организовать что-либо, например, группу людей для выполнения той или иной работы, значит определиться с ответами на вопросы: кто, что, за счет чего, когда, как.

Организационные методы облекаются в “бумажные одежды”, они порождают формальную организацию. Она отражается в организационных документах, и комплексность в использовании собственно организационных методов проявляется в комплектности этой документации. В формализованности, а также и в сходстве механизмов воздействия собственно организационные методы близки к так называемым методам “правового регулирования”. Само право есть институт формальной организации общества, предполагающий кодификацию законодательных актов, а норма права включает, как известно, в себя гипотезу (условие применимости нормы), диспозицию (запрет), санкцию (последствие нарушения или наказание). Организационные документы также могут содержать нормы, могут быть подзаконными нормативными актами. Правовые нормы (юридические законы, их части и отдельные статьи) отличаются от них лишь тем, что вводятся в действие особой (законодательной) процедурой и что имеют более обширное пространство - действуют в масштабе государства (а также входящих в него и пользующихся автономией административно-территориальных единиц), а, следовательно, их воздействие не ограничивается отдельной организацией, а распространяется на все имеющиеся.

Собственно организующие методы дополняются методами административными. “Административные методы служат для реализации организационных воздействий посредством приказов, распоряжений, поручений, указаний и т.п. В отличие от собственно организующих административные воздействия:

1. рассчитаны на однократность применения, дают разовое решение ситуации и имеют четко выраженную направленность (адресность);

2. однозначны, обязательны для исполнения;

3. не передаются, минуя звенья промежуточного уровня управления, а действуют только на ближайший по вертикали объект управления;

4) частично не требуют документального оформления”. Переход в процессе российских рыночных реформ к более широкому и более частому применению экономических методов в управлении отнюдь не отменяет методов административных. Последние также объективно необходимы потому, что базируются на правовластных отношениях, возникающих вследствие разделения компетенции, функций, служебных обязанностей управленческих звеньев разных уровней. Всё дело - в “дозировке”, в правильности соотношения между ними, ибо “никакое знание приемов управления не освободит администратора от необходимости делать моральный выбор - выбор, связанный как с целями и методами организации, так и с его отношениями с остальными людьми в организации”. В кризисных условиях возрастает значение методов прямого воздействия, возможных вследствие правовластных или субординационных отношений между управляющими и управляемыми.

Организационные формы управления. Прежде, чем вести речь о формах управления, “отливаемых” с помощью методов организации, полезно уяснить то, что представляет собой его содержание. - Содержание управления определяется составом управленческих функций и набором применяемых для их выполнения методов. И если сопоставить хотя бы две системы управления, идентичные по содержанию управленческой деятельности, то всё же не всегда можно признать, что они одинаковы. Отсутствие идентичности выражается в несовпадении форм их организации, различия между которыми (в статике организации) могут выражаться в следующем:

1. количестве уровней иерархии;

2. распределении функций управления (или прав на принятие решений по определенным вопросам) по вертикали, т.е. в степени централизации или децентрализации;

3. распределении функций управления по горизонтали - на каждом иерархическом “этаже” между структурными единицами, т.е. в степени концентрации;

4. размере одноименных (одинаково функционально специализированных) структурных единиц;

5. объеме правомочий, какими располагают одноименные структурные единицы;

6. в разной подчиненности одноименных структурных единиц, в “норме управляемости”, в различной группировке одинаковых структурных единиц при формировании объектов управления. ( Сформировать объект управления, значит, - во-первых, определить, сколько и каких единиц должно войти в состав объекта управления и, во-вторых, определить, к ведению какого субъекта управления данный объект должен быть отнесен). Это - триединое различие, так как названные признаки проявляются сразу вместе. На рис.4.2 видно, что для субъектов 2 и 3 по-разному сформированы объекты управления в системах “А” и “Б”

"А" "Б"

1

1