Теория организации. Учебное пособие / Лекции 1-5

Большинство определений, даваемых социальной организации, акцентирует внимание на том, что она представляет собой в общем случае объединение людей - индивидов и групп, соединившихся ради достижения значимой для них цели, поскольку в одиночку она редко бывает достижимой. Например, организация – “совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели” или “группа людей, взаимодействие между которыми приобретает форму целенаправленного процесса”. Отсюда “людям нравится работать в организациях, которые “видят” свое будущее, ставят большие, общественно значимые цели”. Безотносительно к уровню, социальная организация служит средством упорядочения действий индивидов и групп, какое предупреждает их столкновения и оберегает общество от хаоса. Это достигается:

- социализацией, т.е. усвоением индивидом ценностей и норм, принятых в его социальном окружении;

- применением системы санкций при выходе за рамки ограничений, установленных для каждого гражданина как члена общества и/или организации (свобода одного гарантируется ограничением произвола со стороны другого; соблюдение здесь баланса возможностей - ключевая проблема демократической организации общества).

Организационный фактор в общественном развитии. Это - доминирующий фактор. Среди наиболее развитых экономически стран мира есть такие, какие при относительной обделенности природными ресурсами достигли, благодаря совершенству общественной организации, выдающегося уровня в научно-техническом прогрессе и достойного уровня благосостояния населения (пример - Япония). Поскольку организация в общем случае представляет собой интеграционный процесс и его результат, т.е. некоторая образующаяся в итоге интеграции система, постольку организацией общества, его государственным устройством, действующей в нём системой правил, правовых норм - законодательством предопределяется то, как в нём, в его подсистемах общественного производства, обмена, распределения соединены природные ресурсы, средства производства и обращения, труд и капитал. И страна с богатыми природными ресурсами, но не умеющая с толком распорядиться ими, не использующая их для обеспечения благосостояния своих граждан являет собой пример нерационально организованного государства. Так, вековой и всё еще нерешенной проблемой для России остается противоречие между богатством страны и нищетой ее населения. Оценки, выполненные в 1998 году, показывают, что по объему национального богатства, приходящегося на одного человека, она в 2,5 раза превосходит США, в 6 раз – Германию, в 22 раза – Японию; а вот по объему валового национального продукта, приходящегося на душу населения, уступает тем же США в 6,5 раза. Это иллюстрирует важность выбора такой организационной модели государства, - а она характеризуется составом норм действующего законодательства и функционирующих, а не только провозглашенных, социальных институтов, - какая образует государственное устройство, обеспечивающее рациональную организацию общества, причем, и политическую, и хозяйственную. Для российской ментальности характерна недооценка роли организационного фактора в общественном развитии. Причины тому следующие:

- обилие всевозможных организаций, окружающих человека с самого рождения (ясли, детский сад, средняя школа, техникум, высшая школа, а также комсомольская, профсоюзная, партийная и другие организации), не сделали в российской действительности жизнь его счастливее;

- низведение организационной работы к вспомогательной технический процедуре - “дело техники”, например, согласование, визирование и т.п.;

- незнание парадигм организационной науки, а отсюда и неумение практически применять ее законы, принципы и методы для рационального организовывания;

- относительная неразвитость самой организационной науки, наличие в ней “белых пятен”, не всегда дающей количественно измеримые и качественные критерии обоснованности организаторских решений;

- дискредитация в общественном сознании однопорядковых терминов “организация”, “организованность”, “порядок”, “дисциплина” политиками, неумеренно часто употреблявшими их как в своих выступлениях, так и в писанных работах при расхождении между словом и делом;

- и т.д. Нельзя вместе с тем не отметить, что были и у нас соотечественники, какие понимали решающую роль организационного фактора, видевшие преобладание его эффективности относительно материальных и финансовых факторов, особенно в промышленном производстве. “Прочно составленная и хорошо сцементированная система организации промышленных сил страны…приведет к образованию столь незыблемых экономических гарантий, в сравнении с которыми прежние ценности (земля, недвижимости, акции промышленных предприятий, государственные процентные бумаги и т.п.) являются детскими игрушками”.

Типология социальных организаций характеризуется их большим разнообразием и множеством признаков, по которым они могут классифицироваться. В связи с этим различают организации:

- по субъектам владения и управления: государственные или бюджетные и негосударственные - частные и общественные (политические партии, благотворительные фонды и т.п.);

- по миссии: хозяйственные, производственные, культурные, политические, кредитные, спортивные, муниципальные и др.;

- по отношению к прибыли как цели деятельности: коммерческие и некоммерческие;

- по отраслевой принадлежности: промышленные, транспортные, строительные, монтажные, торговые, аграрные и др.;

- по степени юридической самостоятельности: обладающие правами юридического лица и не обладающие ими, как, например, филиалы крупных объединений, какие не всегда могут проводить независимую стратегию развития, выступать в ряде случаев субъектами договорных правоотношений т.п.;

- по роли в осуществлении совместно реализуемых программ или проектов: головные или генподрядные и субподрядные;

- по стилю делового поведения персонала: менеджерская, предпринимательская, бюрократическая.

Менеджерская организация предполагает такую постановку дела, когда власть и знания, или полномочия и компетентность, соединены, когда ответственность за решения, или за уклонение от их принятия, четко определена, когда персонал организации возглавляется профессионально подготовленными менеджерами и когда допускаются действия “командой” под руководством лидера. Лидером называется лицо наиболее влиятельное среди других индивидов группы или пользующееся наибольшим авторитетом в организации. Персонально лидер может быть выявлен с помощью метода социометрии по наибольшему количеству отданных ему положительных предпочтений опрошенными, но лица работающие с ним вместе знают его по опыту. “Менеджер новой формации есть и организатор, и предприниматель”.

Предпринимательская организация постоянно нацелена на овладение новыми рыночными сегментами и на повышение своей доли на рынке. Для достижения этого она стремится к освоению новинок техники и технологии, обновлению производства, в ней господствует поощрение инициативы и творчества - “предпринимательский дух”, понимание того, что “необходимо систематически ликвидировать вчерашний день, если хочешь создать завтрашний”. Это инновационный тип организации, и работа там организуется “оттуда, где мы хотим быть, назад к тому, что мы должны делать, чтобы туда попасть”.

Бюрократическая организация являет собой консервативный тип. В ней деловая бумага обретает самоценность и “перевешивает” то дело, ради которого оформляется, а персонал нередко намеренно затрудняет коммуникацию в борьбе за укрепление своих позиций. Отсюда делается вывод о том, что “одна из труднейших проблем науки об управлении заключается в превращении крупных компаний в бюрократические учреждения”.

Безотносительно к отнесению организации к тому или иному ее типу или классу, организации предлагается характеризовать “комплексом обязательных признаков: 1) выраженная общая цель, не сводимая к индивидуальным целям ее членов; 2) набор ресурсов и определенный способ их защиты (начиная с заборов и службы охраны и кончая способами оправдания правомочности своего существования); 3) система официально утвержденных норм поведения и форм контроля за их соблюдением; 4) структура устойчиво воспроизводимых статусов (организация должна иметь относительно постоянное формальное руководство или, по крайней мере, устойчивую лидерскую группу); 5) специфическое разделение труда между своими членами (формальное или неформальное); 6) наличие вознаграждений и наказаний за участие (неучастие) в делах организации”.

Симптомы обюрокрачивания. Для бюрократии симптоматично преувеличение значения формальностей, медлительность, рутинерство, возникновение дисфункций, а потому ее рассматривают как организационную патологию. “Под давлением бюрократизма разумная регламентация превращается в сонм разноречивых предписаний, в которых бюрократ присваивает себе право упорядочения и реализует его произвольным способом”. Для поведения бюрократа характерна медлительность, являющаяся следствием его выжидательной позиции, тяготения к перестраховке - “как бы чего не вышло”, нерешительности и тактики откладывания дела, чтобы оно “отлежалось”, в “долгий ящик”. Когда же он отваживается на активные действия, то часто прибегает к мимикрии - прикрытию действительных мотивов своих поступков благовидными предлогами, что позволяет ему извлекать личную выгоду из служебного положения. Например, официальным наименованием процедуры подготовки решения может быть “уточнение предложения”, а ее действительным содержанием - “любое предложение возвратить автору для доработки”, чтобы самому ничего не делать и в случае неудачи ни за что не отвечать. “Канцелярские обряды”, - выражение М.М.Сперанского, - бюрократии чрезвычайно живучи, поскольку служат средством безопасности занятых их исполнением служащих. Несмотря на нередкую их абсурдность, от стороннего посетителя, обратившегося в учреждение, требуют неукоснительного соблюдать соответствующие установления. Так, например, некоторые люди, ставшие инвалидами из-за утраты руки или ноги, вынуждены, по действующим правилам, ежегодно подтверждать свою инвалидность и каждый раз собирать заново “кучу справок” для предъявления во врачебно-трудовую экспертизу, как будто недостающая конечность у них может отрасти снова. Следствием обюрокрачивания являются, согласно Дж.Чайльду, такие организационные недостатки как низкая мотивация персонала, запоздалые и неправильные решения, слабая координация и рост расходов, неадекватная реакция на изменение обстоятельств.

У.Уайт выпустил книгу “Человек организации”, которая разошлась миллионным тиражом, породив толки о новой науке – “бюрократологии”. В ней утверждается, что на смену гениев бизнеса “пришло поколение службистов-бюрократов. Это сдержанно-расчетливые люди, с готовым набором вежливых фраз, аппаратные чиновники, холодные и педантичные, “пунктуальные работники, лишенные творческих дарований и изо всех сил стремящиеся угодить боссу”. Мыслящие по шаблону, склонные к рутине, к проторенным путям и “эмоциональной безопасности”, они сопротивляются новшествам, избегают ответственности, лишены воображения, поддакивают начальству. Они прежде всего конформисты и держат нос по ветру – от этого зависит прочность положения и карьера. “Половину своей энергии они тратят на то, чтобы попасть в тон”.”.

Формальная и неформальная организация. Социальная организация любого типа всегда состоит как бы из двух “половинок”, а именно, - формальной организации и неформальной организации. Формальная организация - это организация узаконенная, официально признанная, имеющая внешние формы, в которых она зафиксирована и в которых отображается. Такими формами служат организационные документы: уставы, положения, инструкции, методики, нормативы, правила, стандарты и т.п. Обиходная речь слову “формальный” придает негативный оттенок: формальное, значит, незаинтересованное в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей, формальное мероприятие - не отвечающее действительной потребности, а проведенное лишь бы отчитаться, “для галочки” и т.д. И действительно, злоупотребление формальностями ведет к бюрократическим извращениям. Но видеть в формальном только негативное и не замечать позитивного было бы ошибочно. Формальное имеет следующие достоинства:

- делает общим достоянием вновь полученные знания и основывающиеся на них передовые технологии и приемы работы;

- устанавливает единые для всех нормы и правила, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;

- обеспечивает “прозрачность” постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что важно для демократизации управления. О пользе формального могут свидетельствовать и многочисленные факты техногенных аварий и катастроф, когда анализ их причин почти в половине случаев указывает на несоблюдение правил эксплуатации и техники безопасности эксплуатационным персоналом, экипажами.

Неформальная организация возникает вследствие принципиальной неполноты формальной. Сколь бы скрупулезно ни подходили к составлению, скажем, должностной инструкции, всех мыслимых ситуаций, какие могут случиться, заранее предусмотреть нельзя. Жизнь гораздо богаче концептуальных схем, и в ней возникают непредвиденные моменты, когда во “внештатной” ситуации надо действовать сообразуясь не с инструкцией, которая здесь “молчит”, а руководствуясь пониманием своего долга, оценкой реальных обстоятельств. Неформальная организация порождается также относительностью объективного знания в каждый исторический период, какое постоянно пополняется по мере развития цивилизации, благодаря научным открытиям. Формализовать же субъективные представления в качестве норм для регуляции общественных отношений лишено смысла: это имеет место лишь при тоталитарных политических режимах. Наконец, неформальная организация образуется “человеческим фактором”, ибо невозможно представить себе распределение симпатий и антипатий внутри организации в приказном порядке, чтобы кому-то предписывалось относится почтительно к индивиду, не пользующемуся уважением товарищей. Помимо этого имеется некий предел, за которым усиление формализации дает отрицательный эффект: каждый член организации не хочет быть безликим “колесиком и винтиком” - слепым исполнителем чьих-то властных амбиций. Нормальный работник всегда хочет иметь несколько степеней свободы в том, что касается способов выполнения возложенных на него должностных обязанностей, где бы он мог проявить свои способности, инициативу, т.е. утвердить себя в глазах окружающих как личность. И создание таких организационных условий для продуктивной работы подчиненных рассматривается как целевая задача менеджера и вместе с тем как действенный метод мотивации персонала. При этом улучшаются и организационные условия труда самого менеджера: строя свои взаимоотношения с подчиненными на доверии, он освобождает себя от необходимости вмешиваться в детали, вникать в разбирательство мелких вопросов, какие в противном случае могут “засосать” его в текучку, где легко упустить из вида главное.

Негативным в неформальной организации является ее проявление не в дополнение к формальной, а вопреки положениям формальной, когда ее отнюдь не устаревшие и не отмененные акты нарушаются. Типичны такие отрицательные проявления неформальной организации как административные правонарушения, под которыми понимают действия либо бездействия, посягающие на установленный и охраняемый государством порядок, и лица их допустившие обычно подвергаются штрафам. Более строгим мерам наказания подвергаются лица, переступившие через ограничительные “пороги” законодательных норм, особенно совершившие уголовно наказуемые деяния. Наиболее негативны как представляющие наибольшую опасность для общественного порядка отступления от норм и правил формальной организации общества, находящие свое выражение в организованной преступности. Ее шайки или группировки, “как правило, представляют собой небольшие, легко распадающиеся группы с неформальным и часто сменяющимся лидером; лишь некоторые из них обладают формальной организацией, в которой существуют возрастная иерархия и в качестве обязательного элемента – лидерство”.

Достоинствами же неформальной организации являются:

- компенсация неполноты формальной,

- обеспечение возможностей совершенствования, так как любая новая идея первоначально возникает неформально - в головах творчески мыслящих специалистов и управляющих. Поскольку человеческие отношения не лежат на поверхности, постольку неформальную организацию уподобляют, в отличие от формальной, подводной части айсберга. Это значит, что для изучения ее при анализе организации приходится пользоваться опросными методами, тогда как представление о формальной может быть составлено на основе изучения организационных документов.

Формальная организация в масштабе всего общества воплощается в нормах права, находя свое выражение в правопорядке, который зависит от того, сколько и каких законов и подзаконных актов в нём действует. Поэтому правовая государственность характеризуется наличием развитого и разветвленного по отраслям права законодательства, исключающая существование в правовом пространстве общества “белых пятен”. Так, отсутствие некоторых “рыночных” законов в нынешней России оказывается тормозом для зарубежных инвесторов. Закон считается основной разновидностью права, ибо “вместе с законом необходимо возникают и органы, которым поручается его соблюдение, - публичная власть, государство”. Из других признаков правовой организации государства и общества отметим:

- примат основного Закона - Конституции страны или конституционность законов;

- разделение компетенции органов законодательной, исполнительной и правоприменительной власти;

- контроль общества над всеми ветвями власти и возможность отзыва функционера, не оправдавшего доверия избирателей;

- равенство всех физических, должностных и юридических лиц как субъектов правоотношений перед Законом, гарантия основных прав;

- независимость судей, гарантируемая ликвидацией “телефонного права” и обеспечением их личной безопасности;

• законность решений, вырабатываемых органами власти и управления.

Таким образом, институт права созидает нормы - ““правила игры” в обществе, или, выражаясь более формально, устанавливает созданные человеком ограничительные рамки, которые организуют взаимоотношения между людьми”. Размер законодательных ограничений или “ширина рамок” зависят от особенностей социальной среды, для применения в условиях которой они предназначены. То же самое относится и к отдельным нормам права, которые при одинаковой структуре, включающей гипотезу, диспозицию и санкцию, в разных социумах могут различаться последней. Так, например, в странах объединенной Европы отменена смертная казнь, и они требуют этого же и от других государств, желающих к ним приобщиться. Но в ряде бывших коммунистическими стран слишком велик уровень преступности, в том числе тяжких, совершаемых с особенной жестокостью умышленных убийств. Здесь проявление гуманности по отношению к преступнику, оборачивающаяся дегуманизацией относительно его жертвы или ее родственников, воспринимается как однобокая и преждевременная. Конечно, смертная казнь – не мера наказания, а возмездие за преступление. Что касается наказаний за воровство, принявшее тотальный характер в постсоветской России, то многие видят выход в том, чтобы заимствовать норму обычного мусульманского права, согласно которой преступнику, в зависимости от числа совершённых им краж, последовательно укорачивают руки.

Образуемые институтом права поведенческие рамки, упорядочивают деятельность всех субъектов правоотношений, в том числе и органов власти и управления. Метафорически их называют “клеткой для власти”. Причем, ““Клетка” эта необходима вовсе не потому, что во власть приходят заведомо плохие люди. Просто само властвование – такая особая деятельность, что обязательно должна быть сдерживаема, кто бы у власти ни находился”. Но вместе с тем не следует абсолютизировать жесткость прутьев клеточной решетки. Например, “формальная организация государственной службы и отдельных служб, определенная законом и нормативными актами, не может отразить процесс функционирования служб, так как это – сложные системы, состоящие из индивидов и групп, между которыми устанавливаются отношения, распределяющие и перераспределяющие власть и влияние и которые вовсе не обязательно соответствуют месту каждого и каждой в официальной структурно-организационной схеме: также неформальные отношения связывают их и с пользователями”. Иначе говоря, не всё может быть формализовано.

Методы синтеза формального и неформального в организации. Всякая реально существующая организация как социальная система всегда есть соединение формальных и неформальных элементов. Соотношение между ними подвижно и зависит от степени формализации или правовой регламентации в окружающей среде, возраста самой организации, ее культуры и стиля делового поведения, какого придерживается ее руководство, и т.д. Оно также есть отражение сочетания науки и искусства в действиях персонала. Каждый управляющий должен стремиться к вытеснению негативных проявлений формальной и неформальной организации и к культивированию их позитивных проявлений, памятуя о том, что формальная организация обеспечивает системе устойчивость, а неформальная организация придает системе гибкость. Эти качества противоположны - увеличение устойчивости уменьшает гибкость и наоборот, что является закономерностью не только социальных, но и любых организационных систем. (Например, упрочнение металла, что важно для металлоконструкций, магистральных трубопроводов и т.д., оборачивается потерей его пластичности). Так как крайности плохи, то для существования организации важно сочетать в ней позитивные элементы формального и неформального, используя имеющиеся методы для их синтеза:

- пересмотр и внесение корректив в давно введенные и устаревающие акты формальной организации. Если этого не делать, то использование, например, когда-то утвержденной инструкции, бывшей прогрессивным для своего времени инструментом упорядочения, но устаревшей и в новых условиях способствующей не сбережению, а перерасходу ресурсов, наносит вред. Ярким свидетельством этого являлись так называемые “итальянские забастовки”, практиковавшиеся в середине ХХв., когда трудящиеся не прекращали работу, а выходили на предприятия и работали “сугубо по правилам”. Для новых нормативных актов не менее существенно, чтобы в них закладывались объективные реалии, т.е. чтобы они не были только плодом эпистолярного жанра готовивших их чиновников: иначе не будет должного качества. Но, к сожалению, именно так нередко случается. Так, “потери, связанные с необходимостью соблюдения установленных правительством строгих правил и инструкций, составили для предприятий малого бизнеса 23%”;

- отмена устаревших актов формальной организации и замена их новыми;

- систематизация и унификация - “приведение к общему знаменателю” накапливающихся с течением времени актов формальной организации. Множественность актов по одним и тем же или по смежным вопросам, называемая также “заорганизованностью”, опасна вероятностью возникновения противоречий в содержащихся в них положениях, что создает почву для субъективных истолкований и произвольных действий, т.е. вызывает следствия прямо противоположные предназначению элементов формальной организации;

- закрепление выявленных закономерностей, найденных лучших приемов выполнения работы, рационализаторских предложений и т.п. в прежде отсутствовавших, но теперь специально создаваемых для учета и использования новшества актах (документах) формальной организации;

- обеспечение “единства буквы и духа” формальных предписаний, исходя из особенностей их психологического и этического восприятия человеком. Это означает, в частности, что норма права не может быть безнравственной, что, к сожалению, бывает. Так, в советский период одно время действовала норма, согласно которой девушка, спустя три месяца после регистрации брака в ЗАГСе, уже должна была платить налог за бездетность. А некоторые из бывших у власти так называемых “молодых реформаторов” предлагали поднять возрастную планку для выхода на пенсию российских мужчин до уровня, при котором она оказывается выше их средней продолжительности жизни;

- совмещение статуса и роли - выдвижение на руководящие должности личностей, обладающих лидерскими качествами;

- установление равной приоритетности элементов формального и неформального. Отсюда следует целесообразность не только подбора работника на штатное место, но и создания таких должностей под определенных работников, на которых могли бы полнее раскрыться их дарования, где бы они лучше ощущали свой профессиональный рост в организации: “реорганизация - под конкретных людей!”;

- повышение полноты сведений об индивидуальных личностных особенностях привлекаемого на работу в организацию персонала;

- распространение формализации на плохо поддающиеся формальной регламентации процессы. Это достигается введением документов рекомендательного характера - памяток персоналу, советов управляющему и т.п.. Так, в правилах и рекомендациях, составленных для руководящего персонала одной крупной компании, говорится, в частности, о том, что “фирма предпочитает иметь руководителями людей:

- способных завоевать доверие, искренность и доброжелательность сотрудников;

- способных создавать у работающих хорошее настроение;

- вежливых, спокойных, обладающих бесконечным терпением;

- с хорошими, приятными манерами”. И дальше - поясняющая приписка: “Если Вы обладаете способностями Эдисона или Эйнштейна - Вы можете не иметь перечисленных выше качеств, но если Вы уступаете этим гениям в технических способностях и если Вы хотите, чтобы фирма Вас ценила, внимательно отнеситесь к этому краткому перечню желательных качеств”;

- использование в деловой коммуникации личных контактов и неформальных способов общения в дополнение к официальным извещениям и запросам;

- поддержание комплектности в наличии организационных документов, какая обусловливается необходимостью комплексного применения организационных методов (см. Лекцию 4);

- сокращение доли документированной информации, применение, где возможно, “бездокументной технологии”, честность в деловых взаимоотношениях : “слово - вексель” и т.п.;

- поддержание баланса, обеспечивающего равновесие между эквивалентными атрибутами формального и неформального, как, например, власть, норма права, должностные обязанности и т.д. - в формальном и авторитет, этическая норма, чувство долга и т.д. - в неформальном. Для этого важно понимать, что твердость внутриорганизационных правил (общего трудового распорядка, режима труда, положений о службах и структурных единицах, инструкции для персонала, рабочие методики и стандарты и т.п.) достижима лишь в том случае, если они будут основываться на утвердившейся в коллективе и поддерживаемой фирменной философией системе ценностей и ценностных ориентаций;