Теория организации. Учебное пособие / 06_ZAK

Лекция 6. Законы организации и их приложения. Закон синергии.

Понятия "зависимость", "закон", "закономерность". В любой организации имеются много управляемых, частично управляемых и неуправляемых процессов. Например, процесс принятия решения и исполнения его, процесс управления сбытом продукции, воспитательный процесс и т.д. Каждый из них включает четыре составляющие (рис.6.1):

- входное воздействие (ВХОД). Им может быть поступающая информация, распоряжение вышестоящего руководителя, инициатива самого руководителя;

- преобразование входного воздействия (ФУНКЦИЯ 1). Оно заключается в обработке входного воздействия по известному или новому алгоритму;

- результат преобразования входного воздействия (ВЫХОД). Им может быть управленческое решение или исполнительское действие самого руководителя.

- влияние результата на входное воздействие (ФУНКЦИЯ 2). Оно заключается либо в корректировке алгоритма обработки начального входного воздействия (2) либо в изменении (усилении или ослаблении) его значения (1).

ВХОД ФУНКЦИЯ 1 ВЫХОД

1 2

Обратная

ФУНКЦИЯ 2 связь

Рис.6.1. Схема управленческих процессов в организации

Функция 1 отражает зависимость результата от входного воздействия. Функция 2 отражает зависимость корректировки на входное воздействие от результата (обратная связь). Функция 2 может либо усиливать входное воздействие с ростом значения результата (положительная обратная связь), либо ослаблять его с ростом значения результата (отрицательная обратная связь).

Зависимость - это связь между переменными входа и выхода. Зависимость может включать общее и особенное (индивидуальное) для каждой организации. Зависимости могут быть: объективными и субъективными, кратковременными и долговременными, моральными и аморальными.

Например, известные народные зависимости: “Тише едешь - дальше будешь. Яблоко от яблони недалеко падает. Каков поп, таков и приход. Поматросил и бросил”.

Объективные зависимости формируются независимо от воли людей. Если руководитель учитывает неотвратимость действия этих зависимостей, то он может их использовать во благо себе, в противном случае, эти зависимости могут помешать его усилиям. Субъективные зависимости формируются людьми для реализации глобальных целей организации или страны. К кратковременным относятся: зависимость выбора вариантов решения оперативного планирования (при корректировках) от имеющегося времени, зависимость сверхурочной производительности труда от величины оплаты; зависимость подбора кадров от личностных качеств нового руководителя. К долговременным относятся: зависимость заработной платы работника от его производительности, зависимость прибыли организации от величины устойчивого спроса на ее продукцию, зависимость производительности труда аппарата управления от его информированности. Моральные зависимости связаны с соблюдением установленных в общественной формации (группе стран, одной стране или регионе) норм поведения человека, идеалов добра и зла. Аморальные зависимости связаны с обычаями или традициями так или иначе нарушающих международные права человека. Такие зависимости проявляются либо в незаконных общественных формированиях, либо в организациях, находящихся в неестественных условиях существования.

Таким образом, все решения, принимаемые человеком или его поступки так или иначе подчиняются некоторым осознанным или неосознанным зависимостям. Если какая-либо зависимость приобретает свойства объективности, существенности, необходимости и устойчивости, то она приобретает статус объективного закона - предмета нашего рассмотрения. Среди объективных законов философы различают всеобщие, общие и специфические. В целом, закон - это зависимость, которая либо:

- зафиксирована в законодательных документах (Конституции, законодательных актах, уставах и т.д.);

- является общепринятой нормой для большой группы людей и организаций. (Нормы зафиксированы в Библии, Коране, Талмуде и т.д.);

- получила признание и поддержку авторитетных ученых (синергия, пропорциональность и композиция и т.д.);

Объективные законы носят название законы организации, а субъективные - законы для организаций. Так же как и зависимости, законы могут быть представлены в виде таблиц, графиков, формул, словесных описаний, набора параграфов и статей, инструкций и положений. Закон - это динамика функционирования организации, а положение, статья, данное таблицы и т.д. - это статика.

Например, федеральный закон для организаций: "О несостоятельности (банкротстве) от 8 января 1998г №6-Ф3. Закон определяет условия и порядок объявления организации несостоятельным должником и устанавливает очередность удовлетворения требований кредиторов - это динамика. Статика - это статьи этого закона. Обычно область действия переменных закона достаточно обширна. Например, в упомянутом законе "О несостоятельности ( банкротстве)" указаны всевозможные сочетания ситуаций и приемов их разрешения. Очевидно, что эти сочетания можно сгруппировать по каким-либо признакам, т.е. создать набор закономерностей в рамках данного закона. При этом упрощается процедура их применения и понимания. Для каждой закономерности можно создать методические толкования для руководителей и специалистов. Таким образом, закономерность является частью закона. Графически это выглядит следующим образом (рис.6.2).

Результат

1 2 3 4

Ресурсы

Р1 Р2 Р3 Р4

Рис.6.2. Закон и закономерности

Закон изображен пунктирной линией, а его закономерности в областях 1, 2, 3, и 4 получены аппроксимацией в виде прямых линий. В теории организации часто нет необходимости математически точно описывать закон сложными выражениями, а достаточно, выбрав интересующую область его действия, использовать простые аппроксимации в виде прямых линий, ассимптот, парабол и т.д. Каждая из представленных закономерностей (рис.6.2) может использоваться самостоятельно.

Организация всегда испытывает два воздействия: первое, со стороны закона, второе, со стороны руководителя. Если механизм действия и механизм использования согласованы, то это, естественно, приводит к эффективной деятельности организации.

Каждую организацию можно рассматривать как суперпозицию (сложную сумму) более мелких подразделений. Механизм использования закона в организации также можно рассматривать как суперпозицию закона в низовых подразделениях; результат его выполнения является входным воздействием (аргументом) для выполнения закона следующей иерархии организации. Не выполнение закона в каком-либо подразделении или уровне иерархии могут привести к срыву поставленных целей. Законы организации имеют в своем составе общее и особенное. Общая часть закона имеет механизм действия независимо от страны, географического расположения, сферы деятельности организации. Особенное - это часть закона, не меняющая его суть и отражающая особенности организаций как социальной системы. Например, общий уровень культуры и профессиональной подготовки и т.д.

Трудности практической реализации требований, выражаемых объективными законами. Учёт требований, выражаемых объективными законами, в практической деятельности сопряжён с рядом трудностей, преодоление которых заключает в себе вместе с тем и реализацию главных резервов потенциально возможного улучшения как управления, так и организации. Назовем следующие: неполнота знания в каждый данный исторический момент; необходимость комплексного применения имеющегося знания; недостаточная точность имеющегося знания; проблема обеспечения адекватности механизма использования механизму действия объективных законов; проблема измерений и информированности; - проблема компетентности и мотивированности действий лиц, разрабатывающих и реализующих решения.

Законы играют решавшую роль в теории организации, в т.ч.:

- образуют теоретический фундамент;

- способствуют переходу от эмпирического подхода к профессиональному;

- позволяют правильно оценить возникающую ситуацию;

- позволяют анализировать зарубежный опыт.

Закон синергии. "Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов, входящих в нее элементов (людей, компьютеров и т.д.) либо существенно меньше". Под " потенциалом" в общем случае понимается наличие возможностей (качеств, энергии и других ресурсов), позволяющих сделать что-либо, выполнить определенную работу. Так, потенциал индивида характеризуется его интеллектуальными способностями, физической силой, выносливостью, типом личности и др. Потенциал хозяйственной организации может характеризоваться квалификацией сотрудников, производственной мощностью, годовым коммерческим оборотом, объемом продаж и т.п. Следует учитывать и индивидуальные качества участников. Это требование в ироничной форме трактуется как закон новшества: "Если вы хотите, чтобы команда выиграла прыжки в высоту, найдите одного человека, который может прыгнуть на семь футов, а не семь человек, прыгающих каждый на один фут".

Различные сочетания элементов этих потенциалов могут создать большой набор возможного потенциала организации: от очень низкого до очень большого. Низкий потенциал может возникнуть, например, при приобретении организацией набора некомплектного оборудования и слабого профессионального уровня работников; при увольнении работников, генерирующих идеи; при приеме на работу конфликтного работника. Высокий потенциал может возникнуть, например, при приобретении организацией компьютера; при приеме на работу совместимых с коллективом работников; при совпадении целей организации и целей подавляющего большинства работников. При этом общий потенциал организации может меняться тремя способами:

- равен простой сумме составляющих элементов;

- чуть меньше или чуть больше суммы потенциалов привлеченных элементов - (свойство эмерджентности);

- существенно больше или существенно меньше привлеченных в организацию элементов (свойство синергии) (рис.6.3б).

Потенциал Потенциал

организации организации

Д

 Положительная

синергия

С

Б

Г

А

А

Потенциалы Потенциалы

элементов элементов (А,Г),

(А, Б, В)

а) б)

Рис.6.3.

Варианты изменения потенциала организации а) пропорциональное (постепенное ) изменение, б) скачкообразное (резкое) изменение (Д- синергетический (прибавочный) потенциал без добавления нового элемента)

При варианте (рис.6.3.б) соединение хорошо совместимых двух элементов А и Г создает такой общий потенциал организации, который существенно перекрывает потенциал, полученный при объединении трех элементов А, Б и В (рис.6.3.а). При этом потенциал самого элемента Г существенно меньше суммы элементов Б и В.

Процесс резкого повышения потенциала аналогичен резонансу, т.е. резкому усилению деятельности за счет совпадения набора элементов и оптимального сочетания их характеристик. В теории управлении процесс существенного усиления или ослабления потенциала какой-то материальной системы носит название синергия. Таким образом, синергия может вызывать как резко положительные так и резко отрицательные последствия.

Задача руководителя заключается в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер.

Закон синергии может быть реализован в трех вариантах.

Первый вариант. Руководитель и подчиненные ничего не знают о законе синергии.

Результат стихийного действия закона. Руководитель и персонал, заботясь о процветании своей компании, исходя из средств, будут основное внимание обращать на личные и профессиональные качества вновь принимаемых специалистов, технические характеристики оборудования. Однако даже очень хороший профессионал и замечательный человек может не вписаться в микроклимат коллектива и его отдача будет меньше; купленной первоклассное быстродействующее оборудование может нереализовать свои возможности в ряду уже имеющегося морально устаревшего оборудования или при отсутствии требуемой подготовки персонала. Таким образом, потенциал многих приобретенных элементов может в сумме дать меньший, чем запланировано, результат. Так, например, в последние месяцы Второй мировой войны 1945г. США и СССР искали и вывозили из Германии военных и гражданских специалистов экстракласса для работы на отечественных заводах. Немецкие специалисты добросовестно работали на соответствующих объектах, однако синергетический эффект достигнут не был. Этому мешали многочисленные препятствия личного и профессионального характера. И в конце концов, многим из этих специалистов разрешили возвратиться на родину в ФРГ.

Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

Результат действия закона. Руководитель будет стараться приобрести или правильно расставить ресурсы в организации для достижения гармонии и получения положительного синергетического эффекта. Подчиненные могут не понять стратегических и тактических замыслов руководителя и начнут сопротивляться, согласно закона самосохранения. Ибо не всегда непрофессионал в области управления может правильно понять маневр руководителя. Так, для подбора персонала в конкретный коллектив руководитель должен иметь или собрать своеобразное досье на каждого работника коллектива, для того чтобы качества нового работника сразу нашли бы там свое место и не создали неудобств для уже работающих. Однако многие работники будут с большой неохотой давать достоверную и подробную информацию о себе. Аналогичная ситуация произойдет, если руководитель приобретет для провинциальной нотариальной конторы старые, но емкие шкафы вместо современных компьютеров (старые шкафы могут существенно усилить порядок документооборота, а компьютер играет лишь второстепенную роль). Это самый плохой вариант, приводящий к непониманию действий руководителя и персонала.

Третий вариант. Руководитель и подчиненные знают о законе синергии.

Результат действия закона будет самым благоприятным. Все работники в рамках своих полномочий и ответственности с пониманием будут относиться к действиям руководителя по гармонизации деятельности и ресурсов. Кроме того, подчиненные будут сами самосовершенствоваться, для достижения синергии. Синергия - это прежде всего благоприятный климат, творческая работа и прибыль.

Признаки достижения синергии в организации. Заранее спроектировать условия достижения синергии достаточно трудно. Также трудно оценить возможное увеличение общего потенциала организации. Измерение синергетического эффекта пока не производится. Однако проводятся накопления статистических данных о ее влиянии, формируются простейшие модели условий ее достижения. В качестве элемента такой модели можно привести ряд признаков, характеризующих наличие синергии:

- Хорошее настроение в коллективе;

- Снижение простудных и сердечно-сосудистых заболеваний;

- Поддержка коллективной, а не сдельной оплаты труда;

- Сокращение технологического цикла;

- Использование замороженных ресурсов, в т.ч. находящихся в личном пользовании;

- Частичный отказ от услуг сторонних организаций;

- Рост числа предложений по совершенствованию производства и управления;

- Усиление интереса работников к повышению профессионального образования;

- Активное приобретение акций своей компании;

- Выработка и поддержка традиций организации;

- Усиление технологической и организационной дисциплины;

- Усиление лояльности к своей организации и непосредственному руководству;

- Сокращение количества оперативных (в т.ч. организационных) вопросов, включаемых в повестку совещаний и увеличение количества стратегических вопросов (продвижение товара на рынки и стимулирование сбыта, качество товаров и услуг, новые виды товаров и услуг);

- Уменьшение усталости работников;

- Устойчивость организации к небольшим внешним возмущающим воздействиям;

- Благотворительная деятельность,

- Постоянный спрос на продукцию,

- Выполнение бизнес-плана,

- Улыбчивость работников.

Таким образом, чтобы реализовать закон синергии, руководитель должен создать в своей организации систему. Для успешной реализации закона синергии существует ряд методов, среди них: "вопросы и ответы", "конференция идей", "мозговая атака", "кейс-метод". Метод "вопросов и ответов" наиболее простой в организационном исполнении. Его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы возможных вопросов, ответов и последствий их реализаций. Весьма перспективным является метод "конференции идей", в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. С обычной конференцией у нее мало общего. Основные принципы данного метода следующие:

- число участников в пределах 4-12;

- запрещаются насмешки, критика, в том числе и позитивная;

- для обсуждения формулируются одна-две зависимые друг от друга задачи;

- продолжительность конференции 30-50 минут;

- ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных.

Метод "мозговой атаки" является наиболее распространенным в США. В основе его лежит стимулирование подсознания, которое является неиссякаемым источником человеческого духа, появления блестящих идей.

8