Административный

функциональный блок

Обеспечивающий

функциональный блок

Административная функция

Информационная функция

Регулятивная функция

Маркетинговая функция

Контрольная функция

Хозяйственная функция

Коротко охарактеризуем сущность каждой из перечисленных функций. Начнем с рассмотрения административного блока, который образуют соответственно административная, регулятивная и контрольная функция.

Так в составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

• организация работы офиса;

• управление работой офиса в повседневном режиме;

• управление работой офиса в условиях кризиса;

• организация рабочего дня руководителя;

• организация личной повседневной работы;

• разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

• координация работы сотрудников офиса между собой;

• координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

• координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

• координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

• координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

• координация работы с деловыми партнерами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции: плановую и отчетную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:

• планирование личной работы;

• планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

• составление графиков работы персонала офиса;

• участие в планирование деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы).

В рамках отчетной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:

• ведение отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

• анализ отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

• составление отчетов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

• подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);

• ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчетных документов (книги учета и движения материальных средств, журнал учета документов, журналы маршрутизации движения водителей и т.д.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Подчеркнем, что осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учетную. В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:

• оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

• оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

• оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

• оценку состояния офисной оргтехники;

• оценку состояния документации офиса.

В свою очередь, в рамках учетной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учет оцениваемых показателей:

• учет (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

• учет полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

• учет состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

• учет состояния офисной оргтехники;

• учет состояния офисной документации.

Перейдем теперь к рассмотрению функций офис-менеджмента в составе обеспечивающего блока, включающего информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

• обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;

• обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

• обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом деловыми партнерами предприятия;

• организация приема, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации;

• организация приема посетителей (ресепшенс).

В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

• организация эффективного документооборота офиса;

• организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

• организация хранения управленческой документации, ведения электронного архива офиса;

• организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

• организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

• организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:

• участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирования сбыта;

• управление корпоративным интернет-ресурсом;

• организация внутрипкорпоративных мероприятий;

• консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.

Что касается второй подфункции, то ее реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекса задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое обеспечение.

2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:

• Управление финансовыми ресурсами офиса;

• Организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

• Контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

• Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.

• Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.

В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса.

Управление персоналом

В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и другие), поэтому ему необходимо иметь четкое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующей на фирме, и эффективно выполнять функции по управлению персоналом (в практике деятельности офис-менеджера в малом и среднем бизнесе нередки случаи, когда он фактически выполняет функции менеджера по управлению персоналом).

Традиционно выделяют 4 основных функции управления:

• Планирование;

• Организация;

• Мотивация;

• Контроль.

Рассмотрим их на примере. Предположим, проходя по офису, офис-менеджер заметил, что в здании очень грязные окна. Встретив уборщицу, указал ей на это, сказав, «Анна Ивановна, посмотрите, какие же грязные у нас окна». После чего благополучно забыл об этой проблеме. Прошло 2 недели и вдруг он видит, что окна как были грязные, так и остались. Из этого примера видно, что руководитель не выполнил ни одну из функций управления и в итоге не получил никакого результата. Что получается? Уборщица Анна Ивановна, к которой обратился офис-менеджер, тоже посетовала на грязные окна, но ведь никакого поручения она не получила, поэтому никаких действий и не предприняла. Что же нужно было сделать в такой ситуации. Разберемся по порядку.

Итак, заметив, что в офисе грязные окна, офис-менеджер должен был: •  Составить план мытья окон. Например, в офисе 20 окон, необходимо в течение недели их помыть. Есть два варианта решения этой проблемы: поручить работу собственной уборщице или пригласить специализированную форму по мытью окон. Предположим, что, взвесив все «за» и «против» (особенно ограниченность бюджета), офис-менеджер решает, что поручит это дело собственной уборщице. Однако понимает, что даже если на время снять с нее некоторые незначительные обязанности (вытирание пыли, например), она все равно не успеет за неделю вымыть все окна. Поэтому составляет план мытья окон на 2 недели, выработав норму 2 окна в день.

•  Организовать выполнение плана. Это значит необходимо сообщить уборщице, что ей поручается вымыть окна за 2 недели, по 2 окна в день, при этом она может не вытирать каждый день пыль, если не будет успевать, мыть полы через день в кабинетах. Сообщение должно быть четко

Очевидная реальность – в выполнении многих функций активную роль должен играть и офис-менеджер.

При найме персонала в свою службу (подразделение) он совместно с отделом кадров отбирает на вакантную должность специалиста. Например, проводит собеседование с претендентами, участвует в тестирование. В дальнейшем офис-менеджер в полной мере (со службой персонала) разделяет ответственность за адаптацию вновь принятого сотрудника. Офис-менеджер может выступать в качестве опытного наставника или поручить данную работу квалифицированному подчиненному. Многосторонняя оценка персонала – ключевой момент его эффективного управления, используемый фактически во всех компонентах работы с кадрами: при найме, адаптации; управлении карьерой, стимулировании и повышении квалификации. Как руководитель, офис-менеджер организует совместно со службой персонала проведение аттестации подчиненных ему сотрудников. При проведении процедур аттестации офис-менеджеру необходимо постоянно соблюдать ряд условий:

• объективность и гласность оценки;

• доброжелательность и заинтересованность в развитии сотрудника;

• акцентирование внимания на достижениях работника;

• предельная конкретность при обсуждении его недостатков;

• определение круга мероприятий, направленных на профессиональное развитие и карьерный рост;

• предоставление возможности сотруднику высказать свое мнение;

• уделять повышенное внимание молодым работникам, впервые проходящим аттестацию.