Что касается специальных требований, то их спектр необычайно широк. Приведем здесь наиболее типичные из них.

1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.

2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более).

3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.

4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризограф).

5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (Visual Basic, Oracle и т.п.).

Впрочем, деловые качества офис-менеджера оцениваются не менее строже:

1. Организаторские способности, то есть способность руководить подчиненными сотрудниками.

2. Еще несколько лет назад к офис-менеджеру предъявлялись довольно высокие требования по внешнему облику (в основном они формулировались как «презентабельные внешние данные»). Сегодня профессионализм стал цениться гораздо выше, а внешние данные отошли на второй план. Однако это не исключает того, что на офис-менеджера должно быть приятно смотреть.

3. Деловая коммуникация, в частности умение четко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно.

4. Профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому – субординация) и корпоративной культуры.

5. Ответственность, хорошая память, аналитический склад ума.

6. Высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса вызванного как объективными, так и субъективными причинами.

7. Пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации.

8. Исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях.

9. Умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных».

10. Целеустремленность, умение расставлять приоритеты в работе.

11. Обучаемость, а также умение самому обучать подчиненных сотрудников.

12. Профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации.

13. Настойчивость и оптимизм.

Офис-менеджер также нередко следит за соблюдением правил поведения в офисе (к примеру, за курением только в специально отведенном для этого месте), за «дресс-кодом» и культурой речи секретарей, отвечающих на телефонные звонки. Он ведет бюджет расходов на офисные нужды, закупает канцелярские товары. Идеальный офис-менеджер должен быть в меру экономным, не транжирить, причем на качестве покупаемых им канцелярских принадлежностей это не должно отражаться. Он должен знать структуру цен и системы скидок и уметь выбрать наилучшее предложение на рынке.

Компетенция офис-менеджера

Цель, функции и задачи

Главной цельюофис-менеджера является егоэффективность, но эффективность, достигаемая не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом.

Поэтому основные задачиофис-менеджера будут как раз состоять в решении этой проблемы. Наиболее значимы следующие задачи:

1. закупки с целью обеспечения офиса всем необходимым;

2. обеспечение пропускного режима;

3. обеспечение офиса и сотрудников связью (интернет, телефон);

4. управление зданием (оформление собственности) или взаимодействие с арендодателями;

5. обеспечение ремонта офисного оборудования

6. организация и поддержание надлежащих условий работы в офисе в течение дня;

7. обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, мебели и т.п.);

8. оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и т.д.);

9. подбор персонала и руководство им;

10. ведение кадрового учета (ведение и учет трудовых книжек, составление приказов, трудовых договоров и пр.);

11. создание благоприятного микроклимата в коллективе;

12. предупреждение и разрешение трудовых конфликтов;

13. ведение деловых переговоров, подготовка и реализация сделок.

14. обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса.

В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер выполняет функции управления персоналом и другие обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации создаются специализированные подразделения: отдел кадров, служба по связям с общественностью, отдел договоров и претензионной работы, служба защиты информации и др.

Одна из основных функций офис-менеджера – снабжение организации всевозможными хозяйственными и канцелярскими товарами, предметами мебели, офисной техникой, рекламной продукцией и, нередко, продуктами питания, а также создание запаса всего перечисленного.

Кроме того, выделяют следующий ряд функций офис-менеджера:

1. административная (организационно-управленческая, координационная)

2. регулятивная (планово-отчетная);

3. контрольная (оценочно-учетная);

4. информационная (коммуникационно-документационная);

5. маркетинговая;

6. хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Перечисленные функции с учетом сказанного выше можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий.

ФУНКЦИИ