ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

Реферат

на тему

«Характеристика деятельности офис-менеджера по поддержке компьютерных информационных технологий в офисе»

по учебной дисциплине

«Компьютерные технологии в документационном обеспечении управления»

Выполнил студент

специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»

очной формы обучения

2 курса

Проверил Корнеев И.К.

Москва – 2005

Оглавление

Введение____________________________________________________ 3

Офис-менеджер – его место и роль в организации________________ 4

Профессиональные качества офис-менеджера___________________ 7

Компетенция офис-менеджера_________________________________ 10

• Цель, функции и задачи___________________________________ 10

• Управление персоналом___________________________________ 15

• Обязанности_____________________________________________16

Заключение__________________________________________________20

Список литературы___________________________________________21

Введение

Всего несколько лет назад должность секретаря в фирмах присутствовала, что называется, в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса. Сегодня же в одиночку справляться с таким ворохом обязанностей в крупных компаниях просто невозможно. Поэтому различные секретарские функции были выделены в отдельные вспомогательные позиции: секретарь на ресепшн, офис-менеджер, секретарь-референт, помощник руководителя и прочие.

Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно. Еще лет десять назад развивающийся отечественный бизнес даже не задумывался над этим вопросом. Но с развитием рынка и ростом числа частных российских и крупных зарубежных компаний эта профессия становилась все более востребованной. В условиях рыночных отношений руководитель стремился к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен был не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Несмотря на то, что сегодня звучным названием "офис-менеджер" может именоваться секретарь, принимающий телефонные звонки и подающий кофе шефу, истинное содержание этой специальности гораздо серьезнее. Офис-менеджер - это первый сотрудник, которого видят клиенты и партнеры, приходя в офис, и по впечатлению от которого они формируют первое представление о компании, об уровне ее культуры, об отношении к клиентам и даже успешности. С ростом понимания этого факта работодатели стали относиться к подбору офис-менеджера более трепетно. В больших компаниях существование в штатном расписании должности офис-менеджера подразумевает наличие отдельной должности секретаря (или даже целого секретариата). В этом случае секретарь работает на приеме звонков, ведет делопроизводство, а офис-менеджер берет на себя часть работы руководителя, координируя работу всего офиса, самостоятельно контролируя отдельные процессы и выполняя представительские функции. Однако сегодня даже крупные солидные компании довольно часто в целях экономии стремятся возложить обязанности офис-менеджера и секретаря на одного человека.

В данном реферате мы попытаемся выяснить кто же такой офис-менеджер, какова его роль и место в организации; какие функции и обязанности характеризуют эту профессию.

Офис-менеджер – его место и роль в организации

Профессия офис-менеджера – это «молодая» профессия, появившаяся сравнительно недавно, а потому чуть ли не каждая организация вкладывает в это понятие свой собственный смысл:

1. Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

2. Офис-менеджер - это тот же секретарь-референт, но более высокого уровня, обладающий более широкой компетенцией. Несмотря на четко прописанные обязанности, он должен замещать штатных переводчиков и секретарей-референтов, а также других административных сотрудников.

3. Офис-менеджер - это человек, который планирует и координирует деятельность офисных служб, имеет налаженные контакты со страховыми и курьерскими компаниями, а также выполняет ряд управленческих обязанностей. Он способен перепланировать офис с целью повышения комфорта индивидуального рабочего места.

4. Офис-менеджером является не один человек, а целый отдел. В него входят служба, обеспечивающая закупку офисного оборудования, служба, занимающаяся уборкой и поддержанием офиса (то есть мелкими ремонтными работами), ресепшн и курьерская служба.

5. Офис-менеджер - это управляющий делами компании, то есть одна из наиболее динамичных управленческих позиций. Не будучи включен в содержательные разработки стратегии, политики компании, он, тем не менее, напрямую задает возможный темп развития корпорации, обеспечивая ее технологическую готовность к изменениям. Это человек, легко решающий ежедневные проблемы в управлении бизнесом, постоянно совершенствующийся в технологиях управления и, что особенно важно, готовый нести ответственность за качество административного управления в корпорации.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер». В квалификационном справочнике должностей служащих строка «офис-менеджер» отсутствует. Тем не менее, в профессии офис-менеджера существует целый ряд специализаций:

1. Классический офис-менеджер, то есть профессиональный администратор, начальник управленческого аппарата предприятия.

2. Офис-менеджер с преобладанием информационных функций, подразумевающих прежде всего обеспечение коммуникации и документирования офисной деятельности (то, чем обычно призван заниматься секретариат, делопроизводство или служба ДОУ).

3. Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по персоналу(включая подбор, документирование трудовой деятельности, перемещение и увольнение сотрудников с работы).

4. Офис-менеджер с преобладанием бухгалтерскихфункций (офис-менеджер – бухгалтер-кассир).

5. Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по сбыту(менеджер по работе с клиентами).

6. Офис-менеджер с преобладанием функций менеджера по маркетингу(точнее, по маркетинговым коммуникациям: реклама,PR, стимулирование сбыта).

7. Офис-менеджер по направлению (по координации работ в рамках специального проекта) – проджект-менеджер.

8. Офис-менеджер по координации действий головного офиса со структурными подразделениями и/или с региональными филиалами и представительствами, включая зарубежные, - стафф-менеджер.

9. Офис-менеджер с полномочиями помощника руководителя (минимально –ресепшенс-менеджер, отвечающий за работу приемной и «чай-кофе»).

10. Наконец, руководитель отдела офис-менеджеров, или чиф-офис-менеджер, осуществляющий руководство офисом, так называемого класса «А» (с площадью свыше 5000кв. м и численностью сотрудников более 400 человек).

Офис-менеджеры и грают решающую роль в организации коммуникации и потоков информации в современном офисе. Часто они становятся первыми, с кем общаются клиенты и партнеры компании, - своего рода менеджерами по связям с общественностью на передовой. Они отвечают на электронную и традиционную почту или передают ее в соответствующие отделы, обеспечивая необходимыми данными весь офис. Они готовят мультимедийные презентации для совещаний и конференций, где участвует компания. С помощью приложений Microsoft Office составляются расписания мероприятий компании, календари, списки рассылок и базы данных. Таким образом, обеспечивается жизненно важный информационный менеджменте организации.

Должность офис-менеджера не подразумевает, что он должен выполнять личные поручения сотрудников. Напрямую офис-менеджер подчиняется только генеральному директору, а не каждому сотруднику в отдельности. В крупной компании такой сотрудник работает на уровне задачи, а не на уровне заданий - многочисленных и разнообразных. И хотя ему не так часто приходится принимать самостоятельные решения, как правило, он предлагает руководству несколько вариантов решений задач своего профиля.

Профессиональные качества офис-менеджера

Профессиональные качества офис-менеджера условно можно разделить на общие (базовые), дополнительные и специальные.

Общие требованияк профессиональной подготовке офис-менеджера:

1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и другое) от полугода до трех лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель). Офис-менеджер не обладает какими-то специальными знаниями, все навыки приобретает в процессе работы, поэтому так ценятся специалисты со стажем

2. Высшее образование (предпочтительно – по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию в области управления или техническое). Высшее образование является необходимым для работы на такой позиции: невозможно общаться с серьезными компаниями, например, неправильно ставя ударение или не грамотно составляя письма. Без высокой внутренней культуры здесь не обойтись.

3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан – знание второго языка).

4. Уверенные навыки в работе с персональным компьютером (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферри, знание Интернета, оргтехникой

5. Знание основных компьютерных программ (минимально – операционная система Windows,MSOffice,InternetExplorer).

6. Знание законодательных и нормативных правовых актов, регламентирующих предпринимательскую, коммерческую, информационную и документационную Деятельность организации, работу с персоналом;

7. Знание рыночной экономики, предпринимательство и ведение бизнеса;

8. Знание порядка разработки коммерческих условий, соглашений, договоров, контрактов, основы бухгалтерского учета;

9. Знание основ социологии, психологии и мотивации труда, этику делового общения, основы делопроизводства;

10. Знание порядка планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления: методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

Указанные требования являются минимальными. В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решения о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работа, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.

В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера часто упоминаются следующие требования.

1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и/или работы с персоналом.

2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента).

3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменный и/или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.

4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале – умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.

5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия – FotoShop,FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и тому подобное), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.