Создание источника данных

На панели слияния щелкнуть кнопку диалоговое окно "слияние", затем выбрать п.2 Источник данных, щелкнуть кнопку получить данные и выбрать создать источник данных. В открывшемся окне путем ввода новых названий в раздел “Поле” (кнопка добавить) или удаления (кнопка удалить) ненужных полей из готового списка “Поля в строке заголовка” создается структура базы данных (названий полей для записей). Порядок следования названий полей можно изменять, используя стрелки кнопки порядок. Созданную структуру источника данных следует сохранить на диске, а затем заполнить данными, вводя значения в соответствующие поля. Переход между полями осуществляется щелчком мыши или клавишей Tab. По окончании ввода всей записи нужно нажать кнопку добавить. При нажатии кнопки источник база данных показывается на экране в виде таблицы. В дальнейшем базу данных можно редактировать, используя кнопку правка источника данных.

Структура интерфейса word

Окно Microsoft Word как любое окно задачи содержит строку заголовка, в которой указано имя программы (т.е. Microsoft Word). Внутри окна задачи Microsoft Word может располагаться одно или несколько подокон документов. При создании нового документа ему присваивается имя Документ N, где N - порядковый номер очередного нового документа).

Слева от строки заголовка находится кнопка системного меню данного окна (в виде значка W ). В правом верхнем углу каждого окна располагаются три кнопки: “свернуть”, “развернуть”, “закрыть” (слева – направо).1.Строка меню

Строка меню располагается под строкой заголовка задачи. В этой строке перечисляются следующие имена меню: файл, правка, вид, вставка, формат, сервис, таблица, окно, ?. Каждое из этих меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.

2.Панели инструментов

Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок - панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ ко многим командам и средствам Word. Назначение кнопки показывается в желтой рамке, если подвести к ней курсор мыши. Если кнопка подсвечена светлым фоном, значит ее функция активна в данный момент.MS Word предлагает для работы такие панели, как стандартная, форматирование, рисование, таблицы и границы, формы и т.д.

3.Линейка

Непосредственно над рабочей областью текста располагается горизонтальная линейка. На ней отображаются маркеры отступов и позиции табуляции для того абзаца, в пределах которого расположен курсор. Все установки на линейке осуществляются с помощью мыши. Линейку можно использовать для изменения отступов абзаца, установки и снятия табуляторов, ширины столбцов таблицы, ширины колонок в многоколоночном тексте.Включение / выключение горизонтальной линейки производится с помощью команды вид / линейка.

4.Строка состояния

Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при редактировании документа сведений.

Слияние основного документа с источником данных

Этот процесс нужно начать с вставки в требуемых позициях основного документа названий полей из источника данных. Установив курсор в нужном месте (например, на пустой строке), щелкнуть кнопку добавить поле слияния на панели слияния и щелкнуть на требуемом названии из списка полей. Это название вставится в виде переменного поля, т.е. будет выделено серым тоном и обрамлено двойными скобками << >>. Если поля вставляются подряд, между ними следует вводить необходимые разделители (пробелы, запятые и т.п.).

Ассистент слияния позволяет вводить условные сообщения, например, в зависимости от пола адресата обратиться к нему “господин” либо “госпожа”. Для этого щелкнуть на кнопке добавить поле word и выбрать функцию IF...THEN...ELSE.... В открывшемся окне выбрать имя поля, по значению которого проверяется выполнение условия (например, пол), выбрать функцию сравнения (например, равно), ввести значение, с которым сравнивается (например, м - мужской ) и ввести текст в поле вставить следующий текст (при совпадении) и в поле в противном случае вставить следующий текст (при несовпадении).

По окончании формирования основного документа осуществляется его слияние с записями источника данных. Для этого следует нажать кнопку слияние и указать, какие записи будут использованы при слиянии и куда следует произвести слияние (слияние в файл - результат слияния будет сохранен на диске в виде файла, слияние на принтер - каждая запись базы данных распечатывается отдельной страницей).