5.12. Классификация задач выполняемых в электронном офисе.

К офисным задачам можно отнести: делопроизводство, управление, контроль управления, составление отчетов, поиск информации, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предпринимателями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

• обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

• сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

• хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнение следующих условий:

• работа между исполнителями должна быть скоординирована;

• движение документов должно быть по возможности оптимизировано;

• должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

5.13 Интегрированные пакеты программных продуктов.

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний; программа презентации; графический редактор; программа обслуживания факс-модема; сетевое программное обеспечение; программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоя­тельно, так и в составе интегрированных пакетов (ИП). В ИП для электронного офиса входят программные продук­ты, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют: текстовый редактор; электронная таблица; система управления базой данных; средства телекоммуникаций; графические возможности, т. е. все то, что необходимо для са­мых распространенных видов работ в любом из офисов. Кроме них в ИП могут входить и другие офис­ные продукты.

Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позво­ляющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осу­ществляется на уровне документов => документ, со­зданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windowsфирмы Novell (в настоящее время CorelOffice);Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время подразделение IBM); Microsoft Office фирмы Microsoft.

Назначение офисных программных пакетов — обеспечить сотруд­ников офиса и предприятия широким набором средств для повседнев­ной совместной работы, автоматизировать выполнение рутинных опе­раций, помочь в комплексном решении задач предприятия в целом.

Самым популярным набором офисных приложений является ин­тегрированный пакет Microsoft Office. До последнего времени веду­щими разработчиками данного вида программного обеспечения были три известные компании — Microsoft, Novell и Lotus Development. Создан­ные ими программные пакеты предлагают много схожих средств и возможностей и ориентированы практически на один и тот же сек­тор рынка (для «простого» пользователя).

Корпорация Microsoft выпустила программный продукт, который обеспечивает пользователя полным набором средств для повседнев­ной работы, а сотрудников офиса - средствами для автоматизации их деятельности и совместной продуктивной работы. Речь идет о но­вой версии программного продукта— Microsoft Office для Windows2000 (ранее Win95 и Win98).

Microsoft Office - это семейство программных продуктов => все приложения семейства Office создают единую среду, взаи­модействуя друг с другом. При этом пользователь может не задумы­ваться над тем, в каком приложении создать тот или иной документ. Он просто указывает тип объекта, с которым собирается работать (текст, таблицы, графика), и то, как эти объекты должны быть встро­ены один в другой или взаимодействовать друге другом.

Наибольшее распространение (90% рынка) получил пакет про­грамм Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота комплекта, обеспечивающего решение всех основных задач авто­матизации делопроизводства на одном автоматизированном рабо­чем месте, и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса продукта, позволяющая пользователю не тратить время на освоение непривычных терминов и команд, и преобладание IBM-совместимых компьютеров по сравнению с другими компьютерами, и альянс Intel-Microsoft, и широкое распространение MS Windows (95 или NT и выше). Windows поставляется вместе с несколькими прикладными програм­мами, среди которых текстовый редактор Word-Pad, графический редактор Paint и программа связи Hyper Terminal, стандартные програм­мы (часы, калькулятор, номеронабиратель и др.), которые помогут организовать и упростить работу.

Для фирм, обрабатывающих большие объемы информации, оп­тимальным может служить программный пакет Microsoft Office 2000. Он представляет собой средство, дающее возможность пользователю оперировать не файлами и приложениями, в которых они создаются, а просто документами, что позволяет облегчить поиск нужных до­кументов и объединить данные и объекты, созданные в разных про­граммах пакета, в единый документ, для чего используются Internet и интерсети с серверами Web.

В Microsoft Office входит программа, объединяющая все эти инст­рументы — это Microsoft Office Manager. Занимая минимум места на экране дисплея, она позволяет осуществить быстрый запуск основ­ных офисных приложений и переключаться между ними в процессе работы. Специально для поддержки работы российских пользовате­лей разработана комплексная система MS Office Mania, в которой пре­дусмотрен диспетчер документов, позволяющий распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением. Один и тот же документ может находиться в не­скольких папках одновременно. При этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с имена­ми документов и папок произвольной длины; просматривать документы выборочно по именам, задавая опре­деленные критерии поиска; редактировать документы, вызывая соответствующую программу.