5.7. Задачи, выполняемые электронным офисом и необходимые для их выполнения процедуры.

К офисным задачам можно отнести: -делопроизводство -управление -контроль управления -составление отчетов -поиск информации -ввод и обновление информации -составление расписаний -обмен информацией между отраслями офиса, между офисами предприятия и между предприятиями

В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур, а именно:

-обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы)

-сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора)

-хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных)

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

-работа между исполнителями должна быть скоординирована

-движение документов должно быть по возможности оптимизировано

-должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения

5.8. Понятие электронного офиса. Что входит в состав эо

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технология, другими словами – работу в электронном офисе. По степени возможности перехода к работе в электронном офисе выделяют:

-электронную обработку данных, с использованием персональных компьютеров, т.е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач

-автоматизацию управленческой деятельности

-вычислительные средства, включая супер-ЭВМ и персональные компьютеры, используемые для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные информационные технологии поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики. К этой группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные информационные технологии, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений, которые ориентированы на:

-использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей

-создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций

-качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места в офисе в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

-один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности фирмы)

-печатающие устройства

-средства копирования документов

-модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ)

-сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов

-стримеры, предназначенные для создания архивов на миникассетах на магнитной ленте

-проекционное оборудование для проведения презентаций

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты. Однако современные специалисты, работающие в компьютерной среде, отличаются от тех, которые трудились 10 лет назад, когда преобладающей была технология централизованной обработки информации в вычислительных центрах.

В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ.