5.14 Возможности электронной почты в офисе

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться пись­мами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сде­лать — это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись. Щелчок мыши — и к услугам пользователя адресная книга, в которой просто выбирается нужный адресат, еще один щелчок - и письмо отправлено.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнени­ем коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для кон­сультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность его труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в его обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer, то возможности почты становятся практи­чески неограниченными: можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, преду­преждений, стандартных сообщений и т. п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд со­общений, помеченных как «Телефонный звонок». Открыв такое со­общение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа «Кто звонил», «Просил пере­звонить», «Перезвонит позже» и т. п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполне­ния, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необхо­димо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Scheduled поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех вре­мени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule+, входящего в Windows, позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписа­ния коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить его во всех расписаниях и оповестить о начале совещания по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем про­цедура подключения полностью прозрачна для пользователя: нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую под­ключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного досту­па Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не «отрываться от жизни» и быть посто­янно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, напри­мер, через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже нахо­дясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном прин­тере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных.

Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC Fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообшений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие за­ключается в том, что в качестве имени адресата выбирается в адрес­ной книге имя факс-модема, установленного в системе.

Есть и другой способ отправки факс-сообшений. Если пользова­тель находится в какой-либо прикладной программе (например, в текстовом процессоре Word для Windows) и ему необходимо отправить редактируемый документ, то нет необходимости предварительно его распечатывать, распечатывать первую страницу факс-сообщения, со­единять их вместе, закладывать в факс-аппарат и дозваниваться в нуж­ное место. Достаточно выбрать в меню прикладной программы команду «Печать», а в качестве принтера указать факс-модем. При этом первая страница факс-сообщения будет автоматически добавлена к сообще­нию. После того как печать закончится, можно не беспокоиться о даль­нейших действиях - все сделает система.