11.2. Пример создания базы данных

В данном разделе рассмотрим на простом примере процесс создания базы данных, а в последующих разделах остановимся более подробно на этапах этого процесса. Создадим базу данных "Сессия". Нумеруем последовательность действий.

1. Запускаем программу Access. Начальное окно предоставляет на выбор три опции: Новая база данных, Запуск мастера, Открыть базу данных. Выбираем из них первую и нажимаем на кнопку OK.

2. Появляется следующее окно: Файл новой базы данных. Указываем имя и папку для новой базы и нажимаем на кнопку Создать.

3. Появляется окно с выбранным именем - Сессия: база данных - со вкладками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. Активизируем вкладку Таблицы и нажимаем на кнопку Создать.

4. В появившемся окне Новая таблица выбираем опцию Конструктор и нажимаем на кнопку OK.

5. Верхняя часть нового окна - окна конструктора таблиц - выглядит следующим образом:

Таблица 1: таблица
	Имя поля	Тип данных	Описание

Вводим имена полей - столбцов будущей таблицы - и тип данных, которые затем внесем в эти столбцы. Имя первого поля - Код студента, тип данных – Счетчик (выбираем из списка). Щелкаем на кнопкеКлюч - делаем первое поле ключевым. Слева в строке появляется изображение ключа. Ключевое поле понадобится в дальнейшем для связывания таблиц, а счетчик каждой вписываемой фамилии студента будет присваивать свой уникальный код. Раздел Описание заполнять необязательно.

Для следующего поля вписываем: имя поля - Фамилия, тип данных - текстовый.

Нажимаем на кнопку Вид (самую левую на панели инструментов). Access подсказывает, что необходимо сохранить таблицу; соглашаемся - нажимаем на кнопку Да.

6. В новом окне Сохранение вписываем имя таблицы: Список студентов и нажимаем на OK.

7. Появляется пустая таблица с выбранным названием и выбранными названиями полей. Заполняем второй столбец таблицы фамилиями студентов. В первом столбце автоматически появляются порядковые номера - коды студентов. Закрываем таблицу.

Для нашей базы данных нужна еще одна таблица, поэтому повторяем всю последовательность действий, начиная с пункта 3.

3А. В окне Сессия: база данных на вкладке Таблицы нажимаем на кнопку Создать.

4А. В окнеНовая таблица выбираем режим Конструктор и щелкаем на кнопке OK.

5А. Вновь появляется окно Таблица 1: таблица. Выбираем имена полей: Код студента, Математика, Физика, Химия, Ин язык. Все поля - числовые. Чтобы сделать поле Код студента ключевым, помещаем в это поле курсор и щелкаем на кнопке панели инструментов Ключ. Нажимаем на кнопку Вид; на предложение сохранить таблицу отвечаем: Да.

6А. В окне Сохранение вписываем имя таблицы: Зимняя сессия.

7А. Вписываем в таблицу коды студентов и отметки по дисциплинам.

Теперь нужно связать таблицы. Нажимаем на кнопкуСхема данных. Появляется окно Схема данных и поверх него окно Добавление таблицы. Добавляем в схему обе таблицы. Устанавливаем связь между таблицами. Для этого в таблице Студенты выделяем поле Код студента и переносим его мышкой в такое же поле таблицы Зимняя сессия. В появившемся окне Связи устанавливаем опции: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных полей. Нажав на кнопку Объединение, вызываем окно Параметры объединения и устанавливаем опцию: Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают. Нажимаем на OK, возвращаемся в окно Связи и нажимаем на кнопку Создать. Появляется связь типа один к одному - взаимно однозначное соответствие. На схеме связь отображается линией, соединяющей таблицы, с цифрами 1 на концах.

Теперь можно приступить к созданию запросов. В окне Сессия: база данных переходим на вкладку Запросы и нажимаем на кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбираем опцию Конструктор - OK. Появляется окно Запрос 1: запрос на выборку и сверху вспомогательное окно Добавление таблицы.

Для создания запроса об итогах сессии введем обе таблицы: Список студентов и Зимняя сессия - и закроем вспомогательное окно. Активизируется окно создания запроса. В верхней части этого окна видны введенные таблицы. Нижняя часть окна представляет собой таблицу конструктора. Строки этой таблицы озаглавлены: Поле, Имя таблицы, Сортировка, Вывод на экран, Условие отбора.

Таблица конструктора запросов

Поле:
Имя таблицы:
Сортировка:
Вывод на экран:
Условие отбора:
или:

Заполняем последовательно столбцы таблицы конструктора, т.е. вводим названия полей запроса и заполняем остальные нужные ячейки каждого столбца. При этом не требуется заполнять ячейки таблицы вручную: достаточно дважды щелкнуть мышкой на имени добавляемого объекта. Сначала щелкаем на пункте Фамилия в таблице Список студентов - автоматически заполняется первый столбец: появляется имя поля "Фамилия", имя таблицы "Список студентов", а также добавляется флажок в ячейке Вывод на экран. Затем последовательно щелкаем на названиях предметов в таблице Зимняя сессия. Теперь мы можем увидеть созданную таблицу, нажав на кнопку Вид. Закрываем затем таблицу. В ответ на предложение сохранить Запрос 1 отвечаем: Да. В окне Сохранение вписываем имя: Итоги зимней сессии - OK.