3. Использование Автофильтра

Автофильтрпредоставляет собой простое, но очень мощное средство обработки данных. С помощью элементарных действий мыши можно быстро отфильтровать данные, оставив на экране только то, что необходимо видеть или печатать. Строки с информацией, не удовлетворяющей выбранным критериям фильтрации, скрывают целиком.

При работе с автофильтром имеются три метода фильтрации данных. В раскрывающемся списке можно выбрать:

• значение поля для поиска точного соответствия,

• вариант Первые 10, позволяющий отобразить некоторое количество (по умолчанию 10) наибольших (по умолчанию) или наименьших элементов списка,

• команду Условие, чтобы вызвать диалоговое окноПользовательский автофильтр, где можно задать простой критерий, содержащий до двух условий

Пошаговый процесс автофильтрации

Перед применением Автофильтра убедитесь, что он не используется для какого-либо другого списка. Для этого выберите команду Данные ► Фильтр Если команда Автофильтр отмечена флажком, выберите ее, чтобы отменить Автофильтр для другого списка

1. Выберите ячейку внутри фильтруемого списка или выделите его целиком.

2. Выберите команду Данные ► Фильтр ► АвтофильтрВ результате ячейки с названиями полей превратятся в раскрывающиеся списки.

3. Раскройте список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий Выберите один из допустимых критериев

• Все — вывод на экран всех записей,

• Первые 10 — вывод на экран заданного числа или заданный процент первых или последних записей,

• Условие — вывод на экран записей по условию, заданному в отображаемом диалоговом окнеПользовательский автофильтр

• Точное значение— вывод на экран записей, поля которых в точности совпадают с выбранным значением

4. Промежуточные итоги

В MS Excelимеется средство, позволяющее получить предварительные результаты, если требуется объединить данные в отдельные группы.

Промежуточные итогипозволяют обобщить данные. Использование командыИтоги позволит, не составляя формул и не преобразуя таблицу, по предлагаемомуMS Excelсписку математических выражений найти промежуточные и общие итоги, структурировать данные и вставить в таблицу строки с промежуточными и общими итогами.

Пошаговое описание создания промежуточных итогов

Прежде чем подводить промежуточные итого, убедитесь, что записи отсортированы по тем параметрам, по которым будут подводиться итоги..

1. Выделите ячейку списка, а затем выберите команду Данные ► Итоги На экране появится окно Промежуточные итоги.

2. Укажите, как группировать данные, выбрав значение в списке При каждом изменении в.Список содержит названия столбцов базы данных или списка.

3. Выберите операцию, выполняемую над данными, из списка Операция. Возможно подвести итоги по одной из следующих операций:

Сумма, Кол-во значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Кол-во чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия.

4. Выделите данные, которые должны участвовать в расчетах, установив в списке Добавить итоги по флажки требуемых столбцов.

5. Чтобы заменить все старые промежуточные итоги на вновь созданные, установите флажок Заменить текущие итоги.

6. По умолчанию строки, содержащие общие и промежуточные итоги, располагаются под данными. Если флажок Итоги под данными сбросить, то итоги будут располагаться над данными

7. Нажмите кнопку ОК.