3.4.5. Документированные процедуры

Выше описаны типовые процедуры, используемые при проведении проекта по модели , которые применяются к самому проекту, т. е. к бригаде проекта, процессу проведения про­екта, материалам проекта. Ниже приведены процедуры, которые не имеют отношения к конкретным проектам и описывают порядок применения модели безотносительно к про­ектам. Основных процедур четыре:

• учет рабочего времени (трудозатрат и производительности);

• ведение регулярной отчетности (в проекте и вне проекта);

• проверка качества материалов (нормоконтроль);

• управление документами.

Замечание по конструированию. В данном случае используется минимальный набор документированных процедур для удов­летворения требования легкости процесса. Конкретные обстоятельства организации, напри­мер, сертификация системы менеджмента качества, может потребовать существенного рас­ширения этого списка.

1. Учет рабочего времени

Учет рабочего времени - это стандартная измерительная процедура, обеспечивающая сбор исходной информации о фактических затратах трудовых ресурсов на проведение проектов.

Назначение этой процедуры состоит в регулярном сборе и документировании данных о фактических затратах рабочего времени сотрудников на выполнение конкретных функций на различных фазах прохождения проектов. Собранные данные используется для ретро­спективного статистического анализа с целью выявления и устранения узких мест в тех­нологии организации проведения проектов, определения нормативных показателей произ­водительности для конкретных операций, выработки усредненных нормативов для более точного планирования фаз проектов.

Замечание по конструированию. Следует подчеркнуть, что данные, собираемые в процессе учета рабочего времени, не могут являться основанием для административного воздействия на сотрудников. Основанием для административных воздействий (поощрений и наказаний) являются только результаты про­хождения проектов.

2. Периодическая отчетность

Периодическая отчетность является одной из основополагающих процедур, обеспечи­вающих обратную связь в контуре управления порядком прохождения проектов. В той или иной форме эта процедура присутствует в любой системе управления. В модели про­цесса предусматривается отчетность нескольких видов: внутренняя отчетность в рамках проекта; внешняя отчетность в рамках проекта (перед заказчиком); внутренняя отчетность в рамках организации.

В рамках работы бригады отчетность обеспечивается основной процедурой проведения проектов, которая управляется вехами. Результирующие материалы вех и есть необходи­мая и достаточная отчетность в рамках проекта. Внешняя отчетность перед заказчиком также регламентирована вехами (внешними) и предопределяется планом проекта и пла­нами выполнения фаз. Необходимость в других формах отчетности возникает, только ес­ли планы не выполняются. В этих случаях используются различные методы сбора отчет­ной информации и динамического изменения планов: обмен сообщениями электронной почты, тематические доклады исполнителей руководителю проекта, технические совеща­ния, структурированная экспертиза материалов и др.

Внутренняя отчетность в рамках организации производится в соответствии со статической организационной структурой и привязана не к вехам, а к календарю и событиям организа­ции. Внутренняя отчетность организована по уровням - подчиненный отчитывается перед своим непосредственным начальником. Для целей проведения проектов периодическая отчетность должна включать информацию, необходимую для оперативного учета и пла­нирования материально-технических и трудовых ресурсов, требующихся для выполнения проектов, поскольку суммарной занятостью сотрудников, участвующих в нескольких про­ектах, управляют непосредственные начальники сотрудников, а материально-техническими ресурсами управляет начальник руководителя проекта.

В типичном случае для проведения проектов достаточно еженедельного отчета руково­дителя проекта, адресованного руководителю подразделения, и включающего:

1. список вех, достигнутых за прошедшую неделю;

2. персональный состав команды фазы с указанием процента занятости за прошедшую неделю;

3. список вех, планируемых на следующую неделю;

4. персональный состав команды фазы с указанием процента занятости на следующую неделю;

5. список особых обстоятельств, например, факт невыполнения плана, проблемы с материаль­но-техническим обеспечением, переоценка факторов риска и т.п.

Периодичность отчетности может быть изменена руководителем подразделения разработки.