Office 2007. Самоучитель

11.Щелкните на кнопке Сообщение Параметры К исполнению (Message Options Follow Up). В появившемся меню вы можете выбрать один из подходящих вариантов или щелкнуть на команде Другой (Custom), чтобы выбрать другой вариант.

12.Выберите команду Другой (Custom).

В открывшемся диалоговом окне вы можете задать пометку для сообщения (рис. 21.8).

Ðèñ. 21.8. Настройка пометки

НОВОЕ В OFFICE

В Microsoft Office Outlook 2007 пометку можно поставить как для себя, так и для получателя сообщения.

13.Чтобы создать пометку для себя (при этом создается соответствующая задача), оставьте установленный по умолчанию флажок Пометка для меня (Flag for Me).

14.В списке Пометка (Flag to) выберите пункт Прочесть (Read).

15.Чтобы создать пометку для получателей сообщения, установите флажок Пометка для получателей (Flag for Recipients), который по умолчанию сброшен.

16.В списке Пометка (Flag to) выберите пункт Ответить (Reply), чтобы получатель знал о необходимости обязательного ответа на это сообщение.

17.При желании установите флажок Напоминание (Reminder) и задайте дату и время напоминания.

18.Щелкните на кнопке OK. В списке писем почтовой программы получателя в строке такого помеченного сообщения пользователь увидит флажок, указывающий на необходимость определенной реакции на сообщение. В самом сообщении будет указан тип и срок ожидаемой реакции.

19.Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send) в диалоговом окне нового сообщения (см. рис. 21.6). Если активно подключение к Интернету, то сообщение будет отправлено. Если подключение не активно, то сообщение будет помещено в папку Исходящие (Outbox). При очередном соединении с почтовым сервером поставщика услуг все сообщения этой папки отправятся адресатам.

Упражнение 4. Управление рассылкой

Помимо адресов, содержания и флагов, каждое сообщение имеет набор дополнительных параметров, управляющих шифрованием, алгоритмом рассылки и правилами подтверждения сообщений. Чтобы получить доступ к параметрам электронного сообщения, созданного в предыдущем упражнении, выполните следующие шаги.

1.В области переходов щелкните на кнопке Почта (Mail).

2.Выберите папку Исходящие (Outbox).

3.В списке сообщений дважды щелкните на строке сообщения с темой Приглашение на семинар.

4.В открывшемся окне Сообщение (Message) щелкните на кнопке, расположенной в нижнем углу группы Параметры (Options) вкладки Сообщение (Message). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 21.9.

Ðèñ. 21.9. Параметры сообщения

В этом окне есть набор флажков и полей, задающих следующие режимы рассылки:

списки Важность (Importance) è Пометка (Sensitivity) позволяют указать уровень важности сообщения и степень официальности сообщения;

параметры безопасности настраиваются после щелчка на кнопке Параметры безопасности (Security Settings) в разделе Безопасность (Security) — в появившемся диалоговом окне находятся флажки, которые позволяют вклю- чить режимы шифрования сообщения и добавления к нему электронной подписи, однозначно идентифицирующей отправителя;

флажок и список Кнопки голосования (Use voting buttons) помещают в тело сообщения набор стандартных кнопок, с помощью которых получатель может быстро возвратить отправителю сообщения свое мнение относительно содержания сообщения;

флажки Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery receipt for this message) è Уведомить о прочтении этого сообщения (Request a read receipt for this message) обеспечивают автоматическую генерацию компьютером адресата ответного сообщения, уведомляющего отправителя соответственно о получении сообщения почтовой системой и о прочтении этого сообщения пользователем;

флажок Отправлять ответы (Have replies sent to), одноименное поле и кнопка

Выбор имен (Select Names) позволяют указать адрес, на который должны приходить ответы на данное сообщение;

флажок Не доставлять до (Do not deliver before) и одноименное поле с календарем позволяют отложить отправку сообщения до указанного времени;

флажок Не действительно после (Expires after) и поле с календарем дают возможность задать дату, после которой данное сообщение станет недоступным (то есть будет удалено из Outlook);

раскрывающиеся списки Формат вложения (Attachment format) è Кодировка

(Encoding) позволяют выбрать формат и кодировку сообщения;

с помощью кнопок Контакты (Contacts) è Категории (Categories) можно связать с сообщением некоторый контакт и причислить сообщение к определенной категории.

5.Задав нужные режимы, щелкните на кнопке Закрыть (Close).

6.Закройте окно сообщения.

7.Щелчком на кнопке Äà (Yes) подтвердите необходимость сохранения сделанных изменений.

Модификацию сообщения и его параметров необходимо выполнять до момента передачи сообщения на сервер поставщика услуг. После того как сообщение уйдет, изменить его будет уже невозможно.

Упражнение 5. Формат сообщения

Outlook предлагает для отправки и чтения сообщений три формата — обычный текст, HTML и RTF. В обычном формате сообщение представляет собой простой текст, подобный тому, который набирается в программе Блокнот (Notepad). Такой текст не может содержать элементов оформления. То есть этот режим не дает возможности выбрать шрифт или назначить определенным фрагментам особенное начертание (курсив, полужирный текст).

Вариант HTML предлагает пользователю достаточно широкие оформительские возможности, в частности можно настраивать шрифт и начертание, формировать маркированные списки, изменять цвет и отступы фрагментов. Однако формат HTML воспринимается не всеми почтовыми системами. Кроме того, файлы сообщений в этом формате оказываются существенно больше, чем файлы обычных сообщений. По этой причине формат HTML следует выбирать только в том слу- чае, если точно известно, что получатель сможет его воспроизвести.

Формат RTF предоставляет пользователю широкие возможности по оформлению сообщений. Этот формат поддерживает форматирование текста, а также связанные объекты.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Outlook используется специальный формат Microsoft Outlook RTF, который поддерживается только почтовыми программами Microsoft Exchange Client версий 5.0 и 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 и Outlook 97. Поэтому сообщения в таком формате рекомендуется отправлять только внутри организации, в которой используется сервер Microsoft Exchange Server.

По умолчанию для вновь создаваемых сообщений задается формат HTML. При ответе на какое-либо сообщение Outlook задает для ответа такой же формат, как и для исходного сообщения.

Чтобы изменить формат сообщения, при создании сообщения в диалоговом окне Сообщение (Message) выполните следующие действия.

1.Перейдите на вкладку Формат (Format) и в группе Формат (Format) щелкните на кнопке Обычный текст (Plain text), Формат HTML (HTML) èëè Формат RTF (Rich Text).

В современной почтовой системе для представления символов национальных алфавитов используется множество различных кодировок. Для кириллицы в Интернете обычно используется две основных кодировки: Windows и KOI8-R. Если большинство получателей не может прочесть ваши сообщения, посоветуйтесь с поставщиком услуг, какую кодировку следует выбирать при отправке электронных писем.

2.Чтобы сменить кодировку, перейдите в диалоговое окна Параметры сообщения (Message Options ), о котором говорилось в предыдущем упражнении, и выберите нужный вариант в раскрывающемся списке Кодировка (Encoding).

ПРИМЕЧАНИЕ

Выбирать нестандартную кодировку обычно приходится при чтении тех писем, которые из-за сбоев в почтовой системе или из-за ошибок при настройке почтовой программы отправителя в стандартном режиме не читаются.

Вы можете изменить формат, применяемый по умолчанию ко всем создаваемым сообщениям электронной почты.

3. ìåíþ Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options).

4.В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Сообщение (Mail Format).

5.В списке Создать сообщение в формате (Compose in this message format ) выберите нужный формат.

Упражнение 6. Присоединение файлов

Несмотря на возможности формата HTML в отношении форматирования текста, все же достаточно трудно (точнее, невозможно) передать в виде сообщения многостраничный документ, содержащий сложное форматирование. Тем более нельзя превратить в текст двоичный файл или изображение. К счастью, Outlook предлагает простой механизм присоединения к сообщению любого файла. Такой файл передается через Интернет вместе с сообщением. Получатель может извлечь его из сообщения и сохранить на жестком диске своего компьютера.

1.Создайте новое сообщение, выполнив последовательность действий, описанную в упражнении 3 (или можете использовать то же сообщение). Введите адрес назначения и тему сообщения.

2.В основном поле сообщения введите пояснительный текст (рис. 21.10).

Ðèñ. 21.10. Сообщение с присоединенным файлом

3.Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Включить (Include) щелкните на кнопке Вложить файл (Attach File).

4.В открывшемся диалоговом окне найдите нужный файл на локальном или сетевом диске (мы для примера используем документ с именем Геркулес, созданный на первом занятии) и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Значок файла появится в поле Вложение (Attached).

5.Чтобы отправить сообщение, щелкните на кнопке Отправить (Send).

При необходимости в одно сообщение можно вставить несколько разных файлов. Но не забывайте, что отправка больших файлов с помощью модема может занять много времени. Поэтому перед присоединением большого файла, например изображения, выполненного с высоким разрешением, полезно уменьшить его размер с помощью программы сжатия файлов, согласовав с получателем формат данных.

Чтение почты

С помощью Outlook вы можете быстро прочитать пришедшие вам сообщения электронной почты и ответить на них.

Упражнение 7. Входящие сообщения

В папку Входящие (Inbox) попадают сообщения, приходящие по электронной поч- те. Чтобы перейти к этой папке в процессе работы с Outlook и просмотреть новые сообщения, пришедшие на ваш адрес, выполните следующие шаги.

1.В области переходов щелкните на кнопке Почта (Mail), как показано на рис. 21.11.

2.Щелкните на значке папки Входящие (Inbox).

3.Чтобы связаться с сервером и обменяться с ним почтовыми сообщениями, выполните команду Сервис Отправить/получить Доставить почту (Tools Send/ Receive Send/Receive All) èëè Сервис Отправить/получить Отправить все (Tools Send/Receive Send All). Можно также щелкнуть на кнопке Отправить и получить

(Send/Receive) стандартной панели инструментов.

После этого вам, вероятно, придется подождать несколько минут, пока ваш компьютер и сервер поставщика услуг обмениваются информацией. По окон- чании сеанса связи заголовки новых писем появятся в списке папки Входящие (Inbox). При этом непрочитанные сообщения отмечаются значком запеча- танного конверта, прочитанные — значком открытого. Дата получения сообщения выводится справа от названия темы, а сообщения с присоединенными файлами помечаются значком канцелярской скрепки.

4.Чтобы прочитать сообщение, щелкните на его заголовке в списке папки Входящие (Inbox). Содержимое сообщения появится в области чтения.

5.Если вы хотите вывести содержимое сообщения в отдельное окно, щелкните на том же заголовке дважды.

6.Чтобы извлечь из сообщения присоединенный к нему файл, щелкните на знач- ке этого файла правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сохранить как (Save As).

7.В появившемся диалоговом окне откройте папку жесткого диска, выбранную для хранения присоединенного файла, введите имя, под которым нужно записать этот файл, и щелкните на кнопке Сохранить (Save). Outlook автоматиче- ски декодирует информацию и сохранит ее в виде указанного файла.

Ðèñ. 21.11. Папка входящих сообщений

ПРИМЕЧАНИЕ

Контекстное меню значков присоединенных файлов содержит несколько команд. С их помощью можно скопировать файл, открыть его в окне инструмента быстрого просмотра, открыть файл в породившем его приложении, распечатать информацию или просмотреть свойства присоединенного файла.

8.Outlook автоматически отслеживает прочитанные сообщения и помечает их соответствующим значком. Если вы хотите в будущем ознакомиться с текстом более внимательно, имеет смысл пометить сообщение как непрочитанное. Для этого следует щелкнуть на заголовке сообщения правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Пометить как непрочтенные

(Mark as Unread).

Вы можете изменить соотношение размеров списка входящих сообщений и области чтения. Для этого подведите указатель мыши к полосе, разделяющей эти две области, и когда указатель изменит свою форму на двунаправленную стрелку, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, установите соотношение