Office 2007. Самоучитель

4.Щелкните на кнопке Свойства соединения (Dialing Properties).

5.Проверьте, все ли свойства соединения соответствуют реальному состоянию дел, затем щелкните на кнопке OK.

6.Чтобы телефонный звонок фиксировался в дневнике, установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call).

7.Щелкните на кнопке Параметры соединения (Dialing Options).

Открывшееся диалоговое окно (рис. 20.13) позволяет указать параметры для быстрого набора номера и настроить свойства телефонной линии (а при наличии нескольких модемов выбрать тот, через который подключен телефонный аппарат).

Ðèñ. 20.13. Параметры соединения

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы иметь возможность набора телефонного номера с помощью компьютера, к телефонной розетке нужно подключить разъем Line модема, а телефонный аппарат включить в разъем Phone того же модема.

8.Введя необходимые параметры, щелкните на кнопке OK, чтобы вернуться в окно

Новый звонок (New Call).

9.Щелкните на кнопке Позвонить (Start Call). Outlook наберет телефонный номер.

10.После соединения с абонентом снимите телефонную трубку и щелкните в окне соединения на кнопке Разговор.

11.Окончив разговор, щелкните на кнопке Конец связи (End Call).

Откроется новая запись дневника, в которой будет указан контакт и продолжительность разговора. При необходимости скорректируйте параметры контакта и добавьте комментарии.

4.Появится дополнительное поле Êîìó (To), кнопки Êîìó (To) è Отправить (Send), а также два флажка Держать обновленную копию этой задачи в списке задач

(Keep an updated copy of this task on my task list) è Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи (Send me a status report when this task is complete), как показано на рис. 20.14.

5.Щелкните на кнопке Êîìó (To). В открывшемся диалоговом окне вы можете выбрать контакт, которому будет назначена задача.

6.После заполнения поля Êîìó (To) отправьте сообщение щелчком на кнопке

Отправить (Send).

Если получатель прмет эту задачу, то он станет ее владельцем. Изменять задачу может только владелец, ответственный за нее. При обновлении задачи владельцем обновляются все копии задачи — копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев задачи.

Контрольное упражнение

Чтобы попрактиковаться в работе с контактами и закрепить навыки, полученные на этом занятии, выполните самостоятельно следующие шаги.

1.Добавьте в список контактов имена, адреса и телефоны своих родных, друзей и знакомых.

2.Назначьте всем этим контактам категорию Личные данные (Personal).

3.Добавьте несколько списков рассылки, сгруппировав людей по их интересам.

4.Сформируйте приглашение на совещание и отправьте его по электронной поч- те, добавив в качестве адресатов некоторые из новых контактов.

5.Назначьте задачу вашему сотруднику, уведомив его об этом.

Как добавить задачу, связанную с определенным контактом?

6.Позвоните своему другу с помощью инструмента автоматического набора номера. Зафиксируйте продолжительность разговора в дневнике.

7.Просмотрите дневник и найдите в нем запись о только что прошедшем телефонном разговоре.

Подведение итогов

На этом занятии вы познакомились со структурой контактов — записей с информацией о людях и организациях. Вы научились приглашать людей на совещания, звонить с помощью компьютера и выполнять с контактами некоторые другие действия, попутно протоколируя их в дневнике.

На следующем занятии вы изучите те представления Outlook, которые относятся к системе поддержки электронной почты, узнаете, как настраивать почтовые службы и учетные записи, научитесь отправлять, получать и сортировать сообщения.

Занятие 21

Электронная почта

Тема занятия

Outlook предлагает пользователю систему электронной почты, полностью интегрированную с другими приложениями Office. На этом занятии вы научитесь настраивать ее, отправлять сообщения и просматривать входящую почту. В упражнениях рассматриваются следующие темы:

настройка учетной записи;

отправка сообщения;

управление рассылкой;

присоединение файлов;

чтение входящей почты;

ответ на сообщение;

добавление дополнительных папок Outlook.

Программа электронной почты позволяет обмениваться различной информацией с коллегами по работе, друзьями, семьей, даже если они находятся на другом конце света. С помощью Outlook вы можете выполнять основные действия по обработке электронной корреспонденции.

Настройка

Для выполнения упражнений этого занятия необходимо иметь зарегистрированный почтовый ящик у одного из поставщиков услуг электронной почты, связь с которым осуществляется через локальную сеть или модем. Для правильной настройки почтовой системы Outlook вам необходимо знать имя почтового сервера, входное имя и пароль регистрации. При модемном соединении нужно также знать телефонный номер для связи с компьютером поставщика услуг. Соответствующую информацию можно получить в службе технической поддержки поставщика услуг или у администратора локальной сети.

Упражнение 1. Создание учетной записи электронной почты

Чтобы иметь возможность получать и отправлять электронные сообщения с помощью Outlook, необходимо настроить параметры связи с поставщиком услуг. Для добавления службы электронной почты выполните следующие действия.

1.Запустите Outlook.

2.Выберите команду Сервис Настройка учетных записей (Tools Account Settings).

3.В появившемся диалоговом окне Настройка учетных записей (Account Settings) перейдите на вкладку Электронная почта (E-mail) и щелкните на кнопке Создать (New), как показано на рис. 21.1. Тем самым вы запустите мастер создания учетных записей.

Ðèñ. 21.1. Диалоговое окно настройки учетных записей

4.В первом окне мастера Добавление новой учетной записи электронной почты (Add New E-mail Account) требуется выбрать службу электронной почты для учетной записи (рис. 21.2). Доступно два варианта: Сервер Microsoft Exchange, POP3, IMAP èëè HTTP (Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP) è Другая (Other). Установите первый переключатель.

5.Щелкните на кнопке Далее (Next) и в следующем окне мастера (рис. 21.3) заполните поле Âàøå èìÿ (Your Name), введите ваш адрес электронной почты и пароль вашей учетной записи электронной почты, полученный у вашего поставщика услуг.

Ðèñ. 21.2. Выбор службы электронной почты для учетной записи

Ðèñ. 21.3. Ввод параметров учетной записи электронной почты

6.Щелкните на кнопке Далее (Next). Outlook автоматически настроит параметры вашей учетной записи.

7.После успешной настройки учетной записи щелкните на кнопке Готово (Finish).

НОВОЕ В OFFICE

Microsoft Office Outlook 2007 обеспечивает автоматическую настройку учетной записи электронной почты. Таким образом, вам не нужно запоминать имя сервера и другую дополнительную информацию, настраивать порты и т. п.

СОВЕТ

Если учетная запись электронной почты не настраивается автоматически, то вы можете сделать это вручную. Для этого во втором окне мастера добавления новой учетной записи электронной почты установите флажок Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов (Manually configure server settings or additional server types), щелкните на кнопке Далее (Next) и настройте параметры вручную.

Упражнение 2. Настройка параметров доставки почты

Чтобы получать входящую почту и отправлять свои электронные сообщения, нужно связаться с сервером поставщика услуг, указанным в предыдущем упражнении.

1.Чтобы определить, какие сообщения следует отправить, выберите команду

Сервис Отправить/Получить Параметры отправки и получения Определить группы отправки и получения (Tools Send/Receive Send/Receive Settings Define Send/ Receive Groups).

2.В открывшемся диалоговом окне (рис. 21.4) выделите название группы и щелкните на кнопке Изменить (Edit).

Ðèñ. 21.4. Группы отправки и получения почты

3.В следующем диалоговом окне в левом поле будут представлены имеющиеся учетные записи, а в правом — параметры отправки и доставки почты (рис. 21.5). Чтобы не отправлять сообщения, созданные в предыдущих упражнениях

в учебных целях, для всех учетных записей сбросьте флажок Отправка поч- ты (Send mail items) и установите переключатель Загружать только заголовки (Download headers only).

Ðèñ. 21.5. Выбор режима доступа

4.Щелкните на кнопке OK.

5.Щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Отправка почты

Outlook предлагает удобный интерфейс для отправки исходящих сообщений. Для задания адресов можно пользоваться адресной книгой или списком контактов. Список рассылки позволяет настроить расписание отправки писем. К любому электронному сообщению можно присоединить один или несколько файлов данных, которые дойдут до адресата вместе с самим сообщением.

Упражнение 3. Новое сообщение

Чтобы создать новое электронное сообщение и отправить его по назначению, достаточно заполнить несколько полей специальной формы Outlook и ввести текст.

1.Выберите команду Файл Создать Сообщение (File New Mail Message). Откроется окно, показанное на рис. 21.6.

2.Чтобы указать адрес получателя, щелкните на кнопке Êîìó (To).

Ðèñ. 21.6. Новое сообщение

3.В раскрывающемся списке Адресная книга (Address Book) открывшегося диалогового окна выберите источник, в котором хранится адрес получателя (рис. 21.7). Электронный адрес можно выбрать в адресной книге Outlook или в списке контактов.

4.В списке выделите имя адресата или настроенный ранее список рассылки,

ñпомощью которого можно адресовать сообщение сразу нескольким полу- чателям.

5.Щелкните на кнопке Êîìó (To).

6.Чтобы копия сообщения была отправлена по второму адресу, выберите его и щелкните на кнопке Копия (Cc).

7.Добавив адреса всех получателей, щелкните на кнопке OK.

Адресная часть любого сообщения имеет три поля: Êîìó (To), Копия (Cc) è ÑÊ (Bcc). В каждое из них можно ввести несколько адресов, разделенных точкой

ñзапятой. Сообщение будет отправлено всем людям, адреса которых перечислены в трех этих полях. При этом получатели увидят в заголовке сообщения все адреса, введенные в поля Êîìó (To), Копия (Cc), а адреса, введенные в поле ÑÊ (Bcc), будут скрыты от них.