Office 2007. Самоучитель

12.Укажите также рабочий факс и номер мобильного телефона.

13.Щелкните на кнопке Рабочий (Business) в разделе Адреса (Addresses).

14.В открывшемся диалоговом окне введите рабочий адрес Петрова (рис. 20.2).

Ðèñ. 20.2. Добавление адреса

15.Щелкните на кнопке OK.

При необходимости можно щелкнуть на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Рабочий (Business), выбрать другую разновидность адреса и, повторив шаги 13–15, ввести домашний адрес.

16.Введите адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail).

17.Задайте категорию для контакта. Создайте новую категорию Äåëà, как мы делали это на предыдущем занятии, и укажите ее для контакта.

18.Чтобы присоединить к контакту документ Word, перейдите на вкладку Вставка (Insert) и в группе Включить (Include) щелкните на кнопке Вложить файл (Attach File).

19.В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы (My Documents), выделите один из файлов с расширением doc и щелкните на кнопке Вставить (Insert). Значок файла появится в нижней части страницы Общие (General). После этого, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта.

20.Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать (Save And New) в группе Действия (Actions) вкладки Контакт (Contact).

21.Повторяя описанные шаги, введите еще два контакта.

СОВЕТ

Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, реквизиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты (Contacts) нужный контакт и выполните команду Действия Создать контакт в той же организации (Actions New Contact From Same Company). В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.

22.Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Контакт Действия Сохранить и закрыть (Contact Actions Save & Close), чтобы вернуться в основное окно папки контактов, которое теперь будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 20.3.

Ðèñ. 20.3. Папка контактов

Упражнение 2. Редактирование контакта

Со временем у людей меняются адреса и телефоны, а иногда вы просто узнаете дополнительную информацию, которую следует добавить в контакт. Во всех таких случаях приходится редактировать контакты. Чтобы изменить контакт, отыщите его в папке. Для перемещения к нужной букве алфавитного списка пользуйтесь кнопками, расположенными в правой части окна Outlook. Если вам не удается быстро найти нужного человека, достаточно сменить режим просмотра.

1.Выберите команду Вид Текущее представление По категориям (View Current View By Category). Алфавитный список сменится таблицей контактов, отсортированных по категориям (рис. 20.4).

2.Щелчком на значке «плюс» разверните ту категорию, в которой должен находиться искомый контакт.

3.Чтобы упорядочить контакты по алфавиту названий компаний, щелкните на заголовке столбца Организация (Company).

Ðèñ. 20.4. Просмотр контактов по категориям

4.Найдя контакт, который нужно изменить, дважды щелкните на его строке. Появится диалоговое окно Контакт (Contact). Давайте добавим в контакт некоторые дополнительные сведения.

5.Щелкните на кнопке Подробности (Details) в группе Показать (Show) вкладки Контакт (Contact), как показано на рис. 20.5, чтобы вывести на экран страницу

Подробности (Details) îêíà Контакт (Contact).

6.Введите название отдела и дату дня рождения.

7.Щелкните на кнопке Контакт Параметры К исполнению (Contact Options Follow Up). Эта кнопка позволяет пометить контакт флагом, напоминающим о необходимости связаться с данным человеком в ближайшее время.

8.В появившейся коллекции выберите один из подходящих вариантов. Если ни один из вариантов вам не подходит, то выберите команду Другой (Custom) и в появившемся диалоговом окне, показанном на рис. 20.6, укажите, например, пункт Позвонить (Call). При желании введите дату начала и срок, а также включите режим напоминания, установив соответствующий флажок.

9.Щелкните на кнопке OK.

Ðèñ. 20.5. Дополнительные сведения

Ðèñ. 20.6. Установка флага к исполнению

10.Щелчком на кнопке Контакт Действия Сохранить и закрыть (Contact Actions Save & Close) сохраните изменения и вернитесь в папку контактов.

СОВЕТ

Те поля контакта, которые отображаются в таблице режима просмотра по категориям, можно изменять непосредственным редактированием текста поля прямо в таблице, не открывая окна бланка контакта.

11.Выберите команду Вид Текущее представление Визитные карточки (View Current View Business Card), чтобы вернуться к прежнему режиму просмотра. Обратите внимание, что в карточке Василия Сидорова появилось напоминание о необходимости телефонного звонка, которое было установлено с помощью флага к исполнению.

ПРИМЕЧАНИЕ

Отметки на контактах отображаются в табличных представлениях контактов. Как вы уже наверное заметили, в режиме Визитные карточки (Business Card) отметки не видны.

Упражнение 3. Список рассылки

Помимо одиночных контактов, в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Например, предположим, у вас есть четыре заместителя, и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки.

1.В раскрывающемся списке кнопки Создать (New) выберите команду Список рассылки (Distribution List).

2. ïîëå Èìÿ (Name) появившегося диалогового окна Список рассылки (Distribution List) введите название Пример списка рассылки.

3.Щелкните на кнопке Выбрать участников (Select Members), расположенной на вкладке Список рассылки (Distribution List) в группе Участники (Members).

4.В списке Адресная книга (Address Book) диалогового окна Выбор членов (Select Members), показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты (Contacts).

5.В списке членов выделите строку, относящуюся к Александру Петрову.

6.Щелкните на кнопке Участники (Members).

7.Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

8.Щелкните на кнопке OK.

9.Чтобы добавить в список рассылки электронный адрес, отсутствующий в справочнике, щелкните на кнопке Список рассылки Участники Добавить (Distribution List Members Add New).

10.В открывшемся диалоговом окне Добавление новой записи (Add New Member) â ïîëå

Краткое имя (Display Name) введите слова Игорь Николаев, à â ïîëå Адрес электронной почты (E-mail address) укажите электронный адрес nicolaev@phantom.ru. Установите флажок Добавить контакт (Add to Contacts), чтобы новый адрес был автомати- чески добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке OK. После этого окно списка рассылки должно выглядеть так, как показано на рис. 20.8.

Ðèñ. 20.7. Добавление адресов в список рассылки

Ðèñ. 20.8. Список рассылки

СОВЕТ

Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Список рассылки Участники Удалить (Distribution List Members Remove).

11.Щелкните на кнопке Список рассылки Действия Сохранить и закрыть (Distribution List Actions Save & Close). В папке контактов появится адресная карточка Сергея Николаева и заголовок списка рассылки.

Работа с контактами

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны, Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.

Упражнение 4. Планирование совещания

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашений на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент.

1.В области переходов щелкните на значке Календарь (Calendar).

2.Щелкните на кнопке Создать (New) стандартной панели инструментов.

3.В открывшемся диалоговом окне Встреча (Appointment) щелкните на кнопке

Собрание Показать Планирование (Appointment Show Scheduling), как показано на рис. 20.9.

4.На появившейся странице Планирование (Scheduling) диалогового окна Встреча (Appointment) щелкните на кнопке Другие (Add Others) и в раскрывшемся меню выберите команду Добавить из адресной книги (Add from Address Book).

5.В списке Адресная книга (Address Book) открывшегося диалогового окна (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты (Contacts).

6.В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке, относящейся к Александру Петрову.

7.Щелкните на кнопке Обязательный (Required), чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

8.Выделите строку, относящуюся к Сергею Николаеву, и щелкните на кнопке

Необязательный (Optional).

9.Щелкните на кнопке OK.

На странице Планирование (Scheduling) наряду с вашим именем появятся имена приглашенных (см. рис. 20.9). Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 15:00 вы будете отсутствовать в офисе, а интервал 11:00–11:30 будет занят (эти данные были введены на предыдущем занятии).

СОВЕТ

Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPick Next), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

Ðèñ. 20.9. Планирование совещания

10.Чтобы назначить начало совещания на 12:30, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

11.В раскрывающемся списке Время окончания (End time) выберите время оконча- ния совещания 13:30.

12.Откройте страницу Встреча (Appointment), щелкнув на кнопке Собрание Показать Встреча (Appointment Show Appointment). Â ïîëå Òåìà (Subject) введите текст Совещание. Этот текст будет добавлен в одноименное поле электронных сообщений. В поле, расположенное в нижней части страницы, введите необходимые пояснения.

13.Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты (Contacts), сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

14.Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.

4.В поле заметок рядом со значком карточки контакта введите описание вопроса, который вы обсуждали.

5.При необходимости измените время и продолжительность события. По умолча- нию Outlook установит время равным текущему и нулевую продолжительность.

6.При необходимости задайте категорию для записи.

7.Щелкните на кнопке Запись в дневнике Действия Сохранить и закрыть (Journal Entry Actions Save & Close).

8.Чтобы просмотреть внесенную запись дневника, перейдите в режим дневника, щелкнув на кнопке Дневник (Journal) в области переходов.

Записи дневника появятся в текущем представлении Ïî òèïó (By Type), если представление другое, то переключите его с помощью команды Вид Текущее представление По типу (View Current View By Type).

9.Щелкните на значке «плюс» в строке заголовка Тип записи: Телефонный звонок (Call). Вы увидите значок, символизирующий разговор с Петровым, занесенный в дневник.

10.Щелкните на значке правой кнопкой мыши, открыв контекстное меню со следующими командами (рис. 20.11):

Открыть (Open) — открывает документ, представленный значком (в данном случае — запись дневника).

Печать (Print) — печатает запись дневника на стандартном принтере.

Переслать (Forward) — формирует сообщение и отправляет запись дневника по электронной почте.

Выбрать категорию (Categorize) — позволяет изменить категорию записи.

Удалить (Delete) — удаляет запись дневника.

Открыть запись в дневнике (Open Journal Entry) — открывает выбранную запись дневника.

Открыть ссылку (Open Item Referred To) — открывает ссылку, сопоставленную с выбранной записью дневника (в нашем случае, например, будет открыт контакт Александра Петрова).

11.Выберите требуемую команду.

Упражнение 6. Телефон

Вы помните, что в начале занятия при создании контактов вы заносили в них номера телефонов людей. Если в компьютере установлен модем, подключенный к телефонной линии, наличие этой информации позволяет автоматически набирать номер телефона человека, с которым вы хотите связаться. Конечно, на первый взгляд, проще снять трубку телефона и позвонить в ручном режиме, но представьте, что вы часто звоните в другие города и вам хочется знать, сколько времени длился тот или иной междугородный разговор. Outlook позволяет автоматиче- ски хронометрировать телефонные звонки, сохраняя записи о них в дневнике.

1.Вернитесь в режим просмотра контактов щелчком на соответствующей кнопке в области переходов.