Office 2007. Самоучитель
.pdf
462 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
Ðèñ. 19.17. Добавление задачи
5.Щелчком на кнопке Выбрать категорию (Categorize) раскройте коллекцию.
6.Выберите команду Все категории (All Categories).
7.В появившемся диалоговом окне Цветовые категории (Color Categories) щелкните на кнопке Создать (New), как показано на рис. 19.18.
8.Появится диалоговое окно Добавить новую категорию (Add New Category). Â ïîëå Èìÿ (Name) введите слово Обучение, а в коллекции Öâåò (Color ) выберите зеленый цвет и щелкните на кнопке OK. В списке категорий появится новая категория Обучение.
СОВЕТ
Вместо создания новой категории можно просто переименовать одну из существующих категорий.
9.Установите флажки у тех категорий, к которым относится добавляемая зада- ча. В данном случае мы установим только флажок Обучение, в реальных же случаях задача может относиться к нескольким категориям.
Задачи и список дел |
463 |
Ðèñ. 19.18. Выбор категории
10.Щелкните на кнопке OK. В окне задачи появится специальная отметка цветовой категории.
11.Щелкните на кнопке Сохранить и закрыть (Save & Close) в группе Действия (Actions) вкладки Задача (Task).
Давайте теперь добавим задачу с помощью календаря. Обратите внимание на нижнюю часть календаря на рис. 19.19. Здесь находится список Задачи (Tasks),
ñпомощью которого вы можете добавить задачу. Обратите внимание, что календарь должен быть открыт в представлении День/неделя/месяц (Day/Week/Month) и отображать события на день или неделю.
12.Щелкните на кнопке Календарь (Calendar) в области переходов, чтобы открыть календарь.
13.Щелкните в свободном месте списка задач и в появившемся поле введите текст
ñописанием задачи, например Ознакомиться с различными способами добавления задач. Нажмите клавишу Enter. В списке задач появится еще одна задача, для которой будут заданы параметры по умолчанию.
14.Чтобы изменить параметры задачи, щелкните два раза на этой задаче и в открывшемся диалоговом окне Задача (Task) задайте нужные параметры.
ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию в списке задач календаря отображаются все задачи, в том числе и завершенные. Чтобы они не отображались, щелкните правой кнопкой мыши на списке задач и в появившемся контекстном меню выберите команду Упорядочить по Показать завершенные задачи (Arrange By Show Completed Task). Эта команда работает как флажок.
Добавить задачу можно также с помощью области Список дел (To-Do Bar).
464 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
Ðèñ. 19.19. Добавление задачи в календарь
СОВЕТ
Если область Список дел (To-Do Bar) не отображается в окне Outlook, выполните команду Вид Список дел Обычное (View To-Do Bar Normal). Для просмотра и добавления задач в список дел должен отображаться список задач. Для того чтобы включить список задач (если он не отображается), выполните команду Вид Список дел Список задач (View To-Do Bar Task List).
15.Щелкните в области Список дел (To-Do Bar) списка задач на элементе Введите новую задачу (Type a new task) и введите текст Продумать дополнительные скидки для клиентов.
16.Нажмите клавишу Enter. В списке появится еще одна задача, добавленная без открытия окна новой задачи.
СОВЕТ
Чтобы открыть бланк новой задачи, просматривая календарь или папку задач, достаточно дважды щелкнуть на строке Щелчок добавит элемент (Click here to add a new Task). Для модификации параметров существующей задачи дважды щелкните на ее строке.
Упражнение 9. Просмотр задач
Задачи остаются в списке до тех пор, пока не будут удалены пользователем. Чтобы не забыть о проделанной работе, задачи можно не удалять, а помечать как
Задачи и список дел |
465 |
выполненные, тогда текст этих задач перечеркивается горизонтальной линией. Давайте пометим задачу как выполненную.
1.Щелкните на кнопке Задачи (Tasks) в области переходов, чтобы перейти в режим просмотра задач (рис. 19.20).
Ðèñ. 19.20. Просмотр задач по категориям
2.Выполните команду Вид Текущее представление По категориям (View Current View By Category).
3.Щелкайте на значках «плюс» в заголовках всех категорий, чтобы развернуть списки относящихся к ним задач.
Категория может быть назначена не только задаче, но и любому другому элементу Outlook (событию календаря, контакту и т. д.). Деление по категориям позволяет распределить большое число записей по тематическим подгруппам, относящимся к конкретным проектам или сферам деятельности. Чтобы отсортировать пункты категории по одному из признаков, щелкните на заголовке соответствующего столбца. Повторный щелчок на том же заголовке приводит к смене порядка сортировки на обратный.
466 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
4.В раскрывающемся списке ячейки Состояние (Status) нужной задачи выберите пункт Завершена (Completed). Название данной задачи будет перечеркнуто. Задача может иметь одно из следующих состояний (см. рис. 19.20):
Не началась (Not Started);
Выполняется (In Progress);
Завершена (Completed);
В ожидании (Waiting on someone else);
Отложена (Deferred).
Упражнение 10. Добавление элемента в список дел
Как мы уже отмечали, элементом списка дел является любой элемент Outlook, например задача (по умолчанию задачи всегда имеют отметку к исполнению и таким образом оказываются элементами списка дел), электронное сообщение или контакт, которые были помечены отметкой к исполнению.
Ðèñ. 19.21. Пометка сообщения к исполнению
Задачи и список дел |
467 |
Давайте создадим элемент списка дел из сообщения (например, чтобы не забыть ответить на это сообщение).
1.Перейдите в представление Почта (Mail), щелкнув на соответствующей кнопке области переходов (рис. 19.21).
2.Перейдите в одну из папок, в которой содержатся сообщения, например, в папку Входящие (Inbox).
3.В списке сообщений имеется значок в виде флажка. Щелкните на этом знач- ке, и отметка будет установлена.
Âрезультате в списке дел появится новый элемент.
Упражнение 11. Вывод и скрытие списка дел
Элементы списка дел отображаются в представлениях Задачи (Tasks) è Календарь (Calendar), а также в области Список дел (To-Do Bar). По умолчанию область Список дел (To-Do Bar) присутствует во всех представлениях Outlook, причем для каждого представления Outlook режим вывода или скрытия области Список дел (To-Do Bar) запоминается отдельно, то есть в представлении Почта (Mail and Postl) эта область может отображаться, а в представлении Контакты (Contacts) отсутствовать.
Чтобы вывести (если она отсутствует) или скрыть (если она отображается) область Список дел (To-Do Bar), выполните следующие действия.
1.Чтобы отобразить список дел, выберите в меню команду Вид Список дел Обычное (View To-Do Bar Normal).
2.Список дел можно вывести также в свернутом виде, чтобы он занимал меньше места. Для этого выберите команду Вид Список Свернуто (View To-Do Bar Minimized).
3.Чтобы скрыть список дел, выберите в меню команду Вид Список дел Отсутствует (View To-Do Bar Off).
Посмотрите на область Список дел (To-Do Bar). По умолчанию эта область состоит из трех частей:
Календарик (Data Navigator) — находится в верхней части списка дел. При щелч- ке на части Календарик (Data Navigator) Outlook переключается в представление
Календарь (Calendar).
Встречи (Appointments) — находится в средней части списка дел и по умолча- нию выводит встречи на три ближайших дня.
Список задач (Task List) — отображает задачи.
Эти части списка дел также можно вывести или скрыть, для этого используются одноименные команды подменю Вид Список дел (View To-Do Bar). Кроме того, можно настроить параметры этих частей в диалоговом окне, которое вызывается командой Вид Список дел Параметры (View To-Do Bar Options).
468 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
Контрольное упражнение
Инструменты Outlook достаточно просты, но они предоставляют пользователю массу возможностей. Это контрольное упражнение поможет перейти к самостоятельному изучению тех компонентов и режимов, которые не были упомянуты в упражнениях этого занятия.
1.Откройте календарь.
2.Добавьте в список праздники и дни рождения друзей, назначив их событиями с периодичностью в один год.
3.Добавьте две новые категории: Праздник è День рождения. Назначьте каждому из введенных событий одну из этих категорий.
4.В поле отображения задач в окне календаря выберите режим вывода всех (в том числе выполненных) задач.
Как изменить режим списка задач в календаре?
5.Верните всем задачам статус невыполненных.
6.Перейдите в календаре к отображению текущего дня.
Как быстро перейти к отображению текущего дня?
Подведение итогов
На этом занятии вы познакомились с дневником событий, папкой заметок, календарем и списком задач, научились ориентироваться в инструментах навигации Outlook и переключать представления.
На следующем занятии будет рассмотрен еще один тип элементов Outlook — контакты. Вы научитесь записывать в качестве контакта информацию о человеке и пользоваться сохраненными контактами при отправке электронных сообщений, планировании встреч и совещаний.
Занятие 20
Контакты
Тема занятия
Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов — записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия, часть из которых рассматривается на этом занятии:
создание контакта;
редактирование контакта;
список рассылки;
планирование совещания;
дневник;
телефонный звонок.
Контакт — это имя, фамилия, адрес, телефон и другая информация о человеке, с которым вы часто связываетесь тем или иным образом. В список контактов могут входить коллеги по работе, клиенты, организации, с которыми вам приходится взаимодействовать, необходимые справочные службы. Имея электронную базу данных контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки информации по любому параметру.
Список контактов
В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты (Contacts). Предположим, что сейчас эта папка пуста. Поэтому прежде чем выполнять те или иные операции, нужно добавить несколько контактов и научиться корректировать введенные данные.
Упражнение 1. Добавление контакта
Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги.
1.Запустите Outlook.
2.Щелкните в области переходов на кнопке Контакты (Contacts).
470 |
Занятие 20. Контакты |
3.На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New). Откроется окно бланка контакта (рис. 20.1). Это окно имеет пять страниц:
Общие (General) — содержит поля для ввода часто используемой информации: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок;
Подробности (Details) — позволяет вводить дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рождения и т. п.;
Действия (Activities) — представляет собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта, сюда записываются информация об отправке и получении электронных сообщений и писем, о телефонных звонках;
Сертификаты (Certificates) — хранит сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека, описанного в данном контакте;
Ðèñ. 20.1. Контакт
Список контактов |
471 |
Âñå ïîëÿ (All Fields) — позволяет увидеть все поля контакта (с помощью этой страницы можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт; здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или список увлечений).
Переключение между этими страницами окна бланка контакта осуществляется с помощью кнопок группы Показать (Show) вкладки Контакт (Contact).
4. ïîëå Полное имя (Full Name) введите текст Александр Петров и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в поле Организация (Company).
5. ïîëå Организация (Company) введите слова Строительная компания и нажмите клавишу Enter.
СОВЕТ
Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как отчество, префикс обращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя (Full Name) и заполните соответствующие поля.
6. ïîëå Должность (Job Title) введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.
По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как (File As) в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке может играть фамилия, имя или название организации.
7.Раскройте список Хранить как (File As) и выберите пункт Строительная компания
(Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На странице Общие (General) бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.
Чтобы выбрать номер телефона, который должен выводиться в первом поле, достаточно указать его в соответствующем поле рядом с одним из четырех раскрывающихся списков.
8.Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомоб. (Car).
9.Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter.
10.В открывшемся диалоговом окне выберите страну расположения телефона и код города, затем щелкните на кнопке OK. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера.
ПРИМЕЧАНИЕ
Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы введете номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.
11. Введите номер домашнего телефона