Office 2007. Самоучитель

является периодическое событие, которое подобно обычному событию, но генерирует сообщение регулярно через определенные промежутки времени согласно заранее настроенному расписанию. Третий тип записи календаря — это уведомление о совещании, которое автоматически рассылается программой Outlook всем участникам совещания в заранее указанный момент времени.

Упражнение 4. Добавление события

Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совещаниями и семинарами. Календарь поможет организовать ваше расписание и вовремя напомнит о предстоящем событии. Чтобы добавить информацию о запланированной встрече в бланк календаря, выполните следующие действия.

1.В области переходов щелкните на кнопке Календарь (Calendar). Календарь появится в виде расписания текущего дня, прокручиваемого календаря месяцев и списка задач (рис. 19.9).

Ðèñ. 19.9. Календарь

2.Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите пункт Встреча (Appointment).

3.Введите в поле Òåìà (Subject) открывшегося диалогового окна текст Совещание по вопросам рекламы (ðèñ. 19.10).

Ðèñ. 19.10. Настройка события

4. ïîëå Место (Location) введите текст Офис дочерней компании.

5.Щелкнув на кнопке левого раскрывающегося списка Начало (Start Time), выберите в календаре день, на который назначено совещание (например, четверг следующей недели). Для перехода к другому месяцу пользуйтесь кнопками прокрутки.

6.В правом раскрывающемся списке Начало (Start Time) выберите время начала совещания.

7.В таком же списке Конец (End Time) укажите предполагаемое время оконча- ния совещания.

8.В списке Напоминание (Reminder), находящемся на вкладке Встреча (Appointment) в группе Параметры (Options), можно задать интервал времени, за который Outlook заранее предупредит вас о предстоящем совещании. Мы выберем пункт 1 ÷àñ (1 hour).

9.Если вы еще не решили, следует ли появляться на планируемом совещании, выберите в раскрывающемся списке В это время (Show As) пункт Под вопросом (Tentative). По умолчанию назначаемое событие получает состояние Занят

Программа Outlook сама заполнит ячейки в соответствии с указанным вами правилом.

1.Выберите команду Файл Создать Встреча (File New Appointment).

2.В появившемся диалоговом окне поле Òåìà (Subject) введите текст Обеденный перерыв.

3.В качестве времени начала задайте время 14:00, а в качестве времени оконча- ния — время 15:00.

4.Включите режим напоминания за 15 минут до события и назначьте состояние

Нет на работе (Out Of Office).

5.Щелчком на кнопке Повторение (Recurrence) откройте диалоговое окно, показанное на рис. 19.12.

Ðèñ. 19.12. Настройка повторения

6.Чтобы сообщение об обеденном перерыве появлялось пять раз в неделю по рабочим дням, установите переключатель Еженедельно (Weekly).

7.Установите флажки для нужных рабочих дней.

8.В разделе Пределы повторения (Range Of Recurrence) раскройте календарь Íà÷à- ëî (Start Time) и щелкните на кнопке Сегодня (Today). Этим вы укажете сегодняшний день в качестве начала отсчета для повторяющихся напоминаний. Установленный по умолчанию переключатель Нет конечной даты (No End Date) в разделе Пределы повторения (Range Of Recurrence) инициирует бесконечный процесс повторения напоминаний. Переключатель Завершить после (End After) позволяет указать количество повторений события, после которого пропадает надобность в дальнейшем размещении записей в календаре. Переключатель Дата окончания (End By) дает возможность ввести дату окончания цикла повторения.

9.Щелкните на кнопке OK.

10.Чтобы установить для настраиваемого события повышенную важность, щелкните на кнопке Высокая важность (High Importance) панели инструментов.

11.Щелкните на кнопке Встреча Действия Сохранить и закрыть (Appointment Actions Save & Close). Обеденный перерыв появится в бланке каждого дня календаря, кроме выходных.

Упражнение 6. Приглашение на совещание

Возможности Outlook позволяют напомнить о предстоящем совещании не только вам, но и другим участникам совещания. Для этого в Outlook интегрированы инструменты отправки электронных сообщений.

1.В панели инструментов календаря щелкните на стрелке кнопки Создать (New) и выберите в раскрывшемся меню команду Приглашение на собрание (Meeting Request). Откроется окно, показанное на рис. 19.13. Оно подобно окну настройки параметров встречи, но в нем есть дополнительное поле, снабженное кнопкой Êîìó (To). В этом поле нужно перечислить электронные адреса всех уча- стников совещания. Скорее всего, вы не помните их наизусть, поэтому проще будет выбрать адреса в справочниках Outlook.

2.Щелчком на кнопке Êîìó (To) откройте диалоговое окно, показанное на рис. 19.14. В его верхней части есть раскрывающийся список, позволяющий указать один из справочников адресов. Это может быть адресная книга Outlook или список контактов, с которым вы познакомитесь на следующем занятии.

3.Выберите подходящую адресную книгу.

4.Выделите адресата в списке диалогового окна.

5.Щелкните на кнопке Обязательный (Required).

6.Выбирайте фамилии людей и щелкайте на кнопке Обязательный (Required) до тех пор, пока не переберете всех участников совещания.

7.Щелкните на кнопке OK, чтобы вернуться в окно настройки параметров встречи.

8. ïîëå Òåìà (Subject) введите предложение Семинар по защите окружающей среды.

9.В раскрывающемся списке Место (Location) выберите пункт Офис дочерней компании, попавший в этот список при добавлении события в упражнении 4.

10.В календаре Начало (Start Time) выберите тот же день, в который было назна- чено совещание в упражнении 4.

11.Установите флажок Целый день (All day event). Режим назначения события на целый день позволяет размещать в календаре упоминания о мероприятиях, длящихся продолжительное время. На фоне такого мероприятия в календаре могут присутствовать и встречи, назначенные на конкретное время и пересекающиеся с длительным мероприятием.

12.Выберите в календаре Конец (End Time) пятницу той же недели, на которую приходится начало семинара.

13.В поле комментария введите текст, который должен быть отправлен адресатам вместе с напоминанием о семинаре.

14.Щелкните на кнопке Отправить (Send). Outlook автоматически сгенерирует необходимые сообщения и отправит их участникам совещания по электронной почте. Если компьютер связывается с поставщиком услуг Интернета посредством модема, то сообщения будут отправлены при очередном подключе- нии к почтовому серверу.

СОВЕТ

Не задумывайтесь сейчас о том, как Outlook обрабатывает электронную почту. Вы познакомитесь с почтовыми возможностями этого приложения на занятии 21.

Упражнение 7. Вид календаря

В предыдущих упражнениях вы добавили в календарь несколько записей. Теперь посмотрим на них, воспользовавшись разными представлениями. Исходный режим просмотра, который называется День/неделя/месяц (Day/Week/Month), иллюстрирует рис. 19.15. Он позволяет не только просматривать назначенные события, но и оперативно добавлять и удалять пункты календаря.

1.Чтобы отвести под календарь больше пространства, выполните команду Вид Область переходов Отсутствует (View Navigation Pane Off), скрыв этим область переходов. Мы будем работать с отображенной областью переходов.

2.В области календарей на месяц щелкните на том дне, на который было назна- чено совещание в упражнении 4 (в нашем случае это 22 февраля 2007 года). Вы увидите в бланке календаря три события. Название семинара, который будет длиться два дня, находится в верхней части расписания текущего дня. Два других события расположены в соответствии с назначенным временем.

Добавим в расписание дня еще одну встречу.

3.Щелкните в графе 11:00.

4.Введите текст Встреча с представителем компании Фантом.

5.Нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что слева от описания события расположена полоска определенного цвета. Синим цветом выделены временные интервалы, обозначенные как занятые, синим со штриховкой — как заня-

тые под вопросом, а темно-синим — те промежутки времени, когда вы будете отсутствовать на работе.

Ðèñ. 19.15. Представление День/неделя/месяц

6.На панели инструментов Дополнительно (Advanced) щелкните на кнопке раскрытия списка Текущее представление (Current View) и выберите пункт Активные встречи (Active Appointments).

СОВЕТ

Если панель инструментов Дополнительно (Advanced) не отображается на экране, щелкните правой кнопкой мыши на стандартной панели инструментов и в появившемся контекстном меню выберите команду Дополнительно (Advanced).

В результате на экране появится список активных (запланированных на будущее) событий, разделенных на группы в соответствии с выбранным режимом повторяемости. С помощью кнопок в начале групп можно сворачивать (щел- чок на кнопке «минус») и разворачивать (щелчок на кнопке «плюс») содержимое группы. В левой ячейке каждой строки таблицы находится зна- чок, показывающий тип данного пункта. Встречи и повторяющиеся события отмечены маленьким календарем, а приглашения на совещания — изобра-

ее завершения. Например, повторяющейся задачей является совещание в последнюю пятницу каждого месяца или визит в спортивный зал каждые вторник и четверг.

Элементом списка дел является любой элемент Outlook, например задача, электронное сообщение или контакт, которые были помечены отметкой к исполнению.

По умолчанию все задачи в Outlook помечаются отметкой к исполнению при их создании даже в том случае, если у них не задана дата начала или завершения. Таким образом, элемент списка дел создается автоматически при создании задачи либо при установке отметки к исполнению в электронном сообщении или контакте.

Задачи и элементы списка дел отображаются в представлении Задачи (Tasks), Календарь (Calendar) и в области Список дел (To-Do Bar).

ПРИМЕЧАНИЕ

Задачи Outlook можно использовать для отслеживания собственных задач (например, для напоминания об ответах на электронные сообщения) либо задач, порученных другим пользователям (например, отслеживания этапов выполнения чьего-либо проекта).

Упражнение 8. Добавление задач и элементов списка дел

Давайте рассмотрим различные способы добавления задач и элементов списка дел. Для начала добавим задачу с помощью кнопки панели инструментов и диалогового окна Задача (Task).

1.Щелкните на стрелке кнопки Создать (New) панели инструментов Стандартная (Standard) и выберите пункт Задача (Task). Откроется окно ввода параметров задачи (рис. 19.17).

2. ïîëå Òåìà (Subject) введите текст Изучить возможности почтового модуля Outlook.

3.Раскройте календарь Ñðîê (Due Date) и выберите вчерашнюю дату. Назначе- ние срока исполнения позволяет контролировать запланированную скорость работы. Если к назначенному сроку задача не была помечена как выполненная, ее текст будет отображаться красным цветом. Именно это случится с только что добавленной задачей, которая должна была быть выполнена до вчерашнего дня.

4.Щелкните на кнопке Выбрать категорию (Categorize) в группе Параметры (Options) вкладки Задача (Task).

Появится коллекция со списком категорий. По умолчанию в Outlook есть несколько категорий с названиями Красная категория, Желтая категория, Зеленая категория и т. д. Вы можете назначить одну или несколько категорий для вашей задачи. Названия категорий по умолчанию не очень информативны, поэтому вы можете самостоятельно изменить название уже существующих категорий или добавить новые категории.