Office 2007. Самоучитель
.pdf
Занятие 19
Организатор событий и задач
Тема занятия
Outlook управляет документами компьютера и сообщениями электронной поч- ты, хранит список контактов с другими людьми и компаниями, напоминает о назначенных встречах и совещаниях. На этом занятии вы познакомитесь с основными инструментами Outlook и научитесь выполнять следующие операции:
добавлять ярлыки Outlook;
просматривать дневник событий;
искать элементы Outlook;
добавлять события в календарь;
назначать совещания;
добавлять задачи и элементы списка дел.
Если ваш стол завален записками, вы периодически не можете найти нужный адрес, забываете о назначенных совещаниях и путаетесь в море документов, переполняющих жесткий диск компьютера, попробуйте обратиться за помощью к Outlook. Этот электронный организатор поможет сохранить всю важную информацию и вовремя напомнит о предстоящем событии.
Приложение Outlook объединяет в себе несколько компонентов, облегчающих управление документами компьютера, отправку и получение электронных сообщений, составление расписания событий и списка задач, хранение информации о контактах с другими людьми.
Навигация в Outlook
Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой
Навигация в Outlook |
443 |
причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и диалоговых окон. В следующих упражнениях, по мере изучения папок Outlook, вы познакомитесь с основными инструментами навигации этой программы.
Упражнение 1. Область переходов
После запуска Outlook командой Все программы Microsoft Office Microsoft Office Outlook 2007 (All Programs Microsoft Office Microsoft Office Outlook 2007) главного меню Windows на экране появляется окно Outlook, в левой части которого располагается панель, называемая областью переходов. Содержимое области переходов зависит от текущего представления. Каждое представление обеспе- чивает доступ к относящимся к нему сведениям Microsoft Office Outlook, выбор другого представления внутри главного, например представлений Визитные карточки (Business Cards) è Список телефонов (Phone List) в представлении Контакты
(Contacts), а также предлагает средства для решения задач в данном представлении.
В области переходов расположены кнопки просмотра для быстрого переклю- чения представлений, например Почта (Mail) èëè Контакты (Contacts). Крупные кнопки области переходов состоят из значка и имени представления.
СОВЕТ
Соотношение размеров нижней и верхней частей области переходов можно изменить. Для этого достаточно подвести указатель мыши к границе между верхней и нижней частями и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить границу вверх или вниз. При уменьшении нижней части области переходов кнопки переходов по категориям перемещаются в самую нижнюю часть области переходов.
В нижней части области переходов может находиться разное количество кнопок переходов по категориям. Для того чтобы определить, какие категории будут отображаться, выполните следующие действия.
1.В нижней части области переходов (рис. 19.1) щелкните на кнопке Настройка кнопок (Configure buttons).
2.В появившемся меню раскройте подменю Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons).
3.С помощью команд этого подменю можно включить или выключить отображение кнопок переходов по категориям.
НОВОЕ В OFFICE
Âновой версии Outlook область переходов может быть свернута, чтобы занимать меньше полезной площади в окне приложения.
Âокне Outlook можно выводить ту или иную информацию из стандартных
папок Outlook.
4.В нижней части области переходов щелкните на кнопке Ярлыки (Shortcuts), как показано на рис. 19.2.
444 |
|
|
|
|
|
|
Занятие 19. Организатор событий и задач |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ðèñ. 19.1. Îêíî Outlook
5.Щелкните на значке Outlook сегодня (Outlook Today). В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня. Здесь выводится список событий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков (см. рис. 19.1). Помимо стандартных ярлыков, Outlook разрешает пользователю добавлять собственные ярлыки и группы. Это позволяет разместить на панели Outlook ярлыки часто используемых инструментов Outlook, сгруппировав их по темам.
6.Щелкните в верхней части области переходов на ссылке Добавить новую группу (Add New Group).
7.В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки.
Навигация в Outlook |
445 |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ðèñ. 19.2. Добавление ярлыков
8.Щелкните правой кнопкой мыши на новой группе и выберите в контекстном меню команду Добавить ярлык (Add New Shortcut).
Список Имя папки (Folder Name) открывшегося диалогового окна позволяет выбрать одну из стандартных папок Outlook.
9.Выберите в списке Имя папки (Folder Name) пункт Задачи (Tasks).
СОВЕТ
На практике имеет смысл создать, например, папку с названием Специальные задачи (или с любым нужным вам названием) и помещать в нее только задачи, относящиеся к какой-то специальной теме. О создании папок рассказано в следующем разделе.
10. Щелкните на кнопке OK.
СОВЕТ
Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить ярлык (Delete Shortcut). Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Удалить группу (Remove Group).
446 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
Упражнение 2. Дневник
В дневник Outlook автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к заданным и выбранным контактам. Эти действия в дневнике размещаются по временной шкале. Помимо отслеживания элементов Microsoft Office Outlook (ими являются почтовые сообщения), а также других документов Microsoft Office (файлов Word и Excel), могут записываться иные виды взаимодействия, в частности это могут быть и сведения, не хранящиеся в компьютере, например телефонные переговоры и отправленные и полученные рукописные сообщения.
ПРИМЕЧАНИЕ
Элемент является основным объектом, в котором хранятся данные в Microsoft Office Outlook, и используется он так же, как файлы в других программах. Элементами являются почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи, записи в дневнике, заметки, а также опубликованные элементы и документы.
Чтобы открыть дневник, выполните следующие действия.
1.В области переходов щелкните на кнопке Дневник (Journal). Вы увидите представление дневника, в котором на временной шкале отображены записанные в дневник действия (рис. 19.3).
Ðèñ. 19.3. Дневник
Навигация в Outlook |
447 |
2.Чтобы развернуть список документов Word, щелкните на знаке «плюс» в строке Microsoft Word. Ниже этой строки появятся имена открывавшихся файлов, расположенные под теми днями шкалы времени, в которые вы работали с этими файлами.
3.Щелкните на одном из значков правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, позволяющее открыть выбранный файл, распечатать его, отправить документ по электронной почте и выполнить некоторые другие операции. На рис. 19.3 дневник показан в режиме просмотра типа файла. Для каждой из своих папок Outlook предлагает несколько режимов просмотра. Нужный вариант можно выбрать в меню Вид Текущее представление (View Current View). Но есть и другой способ переключения режимов. В меню Сервис (Tools) имеется команда Организовать (Organize), которая вызывает специальную панель в области просмотра выбранной папки. Вид этой панели меняется в зависимости от того, с каким представлением Outlook вы работаете, и позволяет быстро настроить нужный формат отображения информации.
4.Выполните команду Сервис Организовать (Tools Organize). В верхней части области просмотра дневника появится панель организатора (рис. 19.4).
Ðèñ. 19.4. Просмотр списка элементов дневника
448 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
5.Щелкните на ссылке По представлению (Using Views).
6.В списке представлений выберите пункт Список элементов (Entry List). После этого дневник будет похож на окно папки Windows или проводника в режиме просмотра таблицы (см. рис. 19.4). Каждая запись занимает одну строку таблицы, столбцы которой информируют о времени открытия документа, продолжительности работы с ним и некоторых других параметрах.
СОВЕТ
Чтобы упорядочить список по одному из параметров, например по продолжительности работы с документом, щелкните на заголовке соответствующего столбца списка. Повторный щелчок на том же заголовке рассортирует пункты списка в обратном порядке.
7.Закройте панель организатора.
8.Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкните на нескольких пунктах списка, чтобы выделить их.
9.Щелчком на кнопке Удалить (Delete) панели инструментов Стандартная (Standard) удалите выбранные пункты.
Ðèñ. 19.5. Удаленные элементы
Навигация в Outlook |
449 |
Для быстрого перемещения по папкам Outlook можно воспользоваться списком папок (рис. 19.5).
10.В области переходов щелкните на кнопке Список папок (Folder List).
11.В появившемся списке папок щелкните на пункте Удаленные (Deleted Items). Откроется папка, содержащая удаленные элементы различных папок Outlook. Она похожа на корзину Windows. Здесь вы найдете записи, удаленные из дневника на шаге 9.
12.Щелкните на одном из пунктов папки правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку (Move to Folder). Откроется диалоговое окно, которое позволяет перемещать элементы между папками Outlook и добавлять новые папки.
13.Щелкните на кнопке Создать (New).
14. ïîëå Имя папки (Folder Name) открывшегося диалогового окна введите слова
Важные заметки (ðèñ. 19.6).
Ðèñ. 19.6. Добавление папки Outlook
15.В раскрывающемся списке Содержимое папки (Folder Contains) выберите пункт
Элементы типа Заметки (Note Items).
Любая папка Outlook, как видно из списка, относится к одному из шести стандартных типов, каждый из которых имеет определенное предназначение и свой формат представления информации:
Дневник (Journal) — журнал выполнявшихся операций;
Задача (Task) — список запланированных задач;
Заметки (Note) — заметки пользователя;
Календарь (Calendar) — список запланированных событий;
Контакт (Contact) — список людей или компаний с адресами, телефонами и другой информацией;
450 |
Занятие 19. Организатор событий и задач |
Почта (Mail and Postl) — папка с входящими или исходящими сообщениями электронной почты;
Форма InfoPath (InfoPath Form) — эта папка позволяет использовать формы InfoPath.
16.Щелкните на кнопке OK.
17.Щелчком на кнопке OK â îêíå Перемещение элементов (Move Items) завершите операцию перемещения записи из папки Удаленные (Deleted Items) в только что созданную папку.
Упражнение 3. Поиск
Инструмент поиска позволяет пользователю находить во всем многообразии папок Outlook требуемую информацию. Чтобы научиться искать нужные записи, давайте сначала добавим несколько заметок.
1.На панели списка папок щелкните на пункте Заметки (Notes).
Открывшаяся папка предназначена для хранения информации, которая с трудом поддается систематизации, но всегда должна быть под рукой. Папка заметок заменяет многочисленные листочки с записями, разбросанные по рабо- чему столу или наклеенные на дисплей компьютера.
2.Щелкните на кнопке Создать (New) панели инструментов. Появится окно заметки. Введите в него некоторый текст, например, показанный на рис. 19.7. Помимо самого текста в заметке хранятся дата и время ее создания или последнего изменения, которые выводятся в нижней части окна.
Ðèñ. 19.7. Заметка
3.Закройте окно заметки.
4.Добавьте еще несколько заметок, наполнив их содержанием по собственному усмотрению.
5.Чтобы открыть окно расширенного поиска, показанное на рис. 19.8, выберите команду Сервис Найти сейчас Расширенный поиск (Tools Instant Search Advanced Find).
6.В раскрывающемся списке Просмотреть (Look For) выберите пункт Любой элемент Outlook (Any Type Of Outlook Item), чтобы искать во всех папках Outlook.
7. ïîëå Искать текст (Search For The Word) вкладки Любые элементы (Any Items) введите слово Outlook.
Календарь |
451 |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ðèñ. 19.8. Окно расширенного поиска
8. Чтобы поиск осуществлялся не только в заголовках, но и в теле сообщений и заметок, выберите в списке Место поиска (In) пункт Поля тем и заметок (Subject And Notes Fields).
9.Щелкните на кнопке Найти (Find Now). Программа обнаружит все записи, в которых встречается слово Outlook, и выведет их список в нижней части окна поиска (см. рис. 19.8). Здесь вы найдете заметку, созданную в начале упражнения. Двойной щелчок на любом из пунктов списка найденных элементов откроет окно этого элемента и позволит ознакомиться с его содержанием.
Календарь
Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, в который записываются определенные события. Вы можете внести в бланк календаря любое событие, и сообщение о нем появится на экране компьютера в указанный момент, напомнив вам о запланированном мероприятии. Другим типом записи календаря