Office 2007. Самоучитель

11.Описанным приемом измените текст подписи Рабочий телефон íà Телефон.

12.Переставьте поля раздела Заголовок группы Код (ID Header), разместив их в две строки. Фамилия и имя — в первой строке, а остальные три поля — во второй.

13.Перетащите заголовок раздела Область данных (Detail) вверх, убрав лишнее пустое пространство.

14.Щелкните на кнопке Линия (Line) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design).

15.Нарисуйте линию выше полей Фамилия è Èìÿ раздела Заголовок группы Код (ID Header).

16.Выберите ее толщину в 1 пункт, щелкнув на кнопке Толщина линии (Line W) в группе Элементы управления (Controls).

17.Щелчком на кнопке Цвет линии (Line Color) в этой же группе выберите синий цвет.

18.Растяните поле Äàòà вправо.

19.Сдвиньте поле Описание и растяните его вправо до границы отчета. Оконча- тельный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.16.

Ðèñ. 18.16. Модифицированная структура отчета

20.На вкладке Конструктор (Design) в группе Режимы (Views) щелкните на нижней части кнопки Режим (View). В раскрывшемся меню выберите команду Предварительный просмотр (Print Preview), переключив тем самым отчет в режим вывода данных. В новом варианте отчета информация размещается намного компактнее (рис. 18.17).

21.Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Äà (Yes).

Обратите внимание, что в нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул (Page Footer) конструктора отчета.

Ðèñ. 18.17. Просмотр нового варианта отчета

Упражнение 7. Группировка и сортировка

Отчет, который вы сконструировали в двух предыдущих упражнениях, имеет один существенный недостаток. Фамилии людей из списка Контакт выводятся не по алфавиту. Мастер отчетов автоматически сгруппировал данные таблицы Список по их принадлежности к тем или иным записям таблицы Контакт, которая определяется связью между полями Êîä è Контакт этих двух таблиц. По указанной причине фамилии в отчете упорядочены по возрастанию числового параметра Êîä — идентификатора записей таблицы Контакт. Это неудобно, в отчетах с большим числом записей при такой сортировке будет довольно трудно отыскать нужного человека. Поэтому есть смысл изменить порядок сортировки.

1.В области переходов выделите строку отчета Список контактов.

2.Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Конструктор (Design View). Отчет откроется в режиме конструктора.

3.Щелкните на кнопке Группировка (Group & Sort) в группе Группировка и итоги (Grouping & Totals) вкладки Конструктор (Design). Откроется область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort, and Totals), показанная на рис. 18.18.

Ðèñ. 18.18. Область Группировка, сортировка и итоги

НОВОЕ В OFFICE

Использование области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) обеспечивает большую гибкость при добавлении или изменении групп, порядка сортировки или параметров расчета итоговых значений в отчете. Для каждого уровня сортировки или группировки существует ряд параметров, настраивая которые можно добиться желаемого результата. Для отображения всех параметров, доступных для того или иного уровня группировки или сортировки, щелкните на кнопке Больше (More) на требуемом уровне.

В области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) назначены два уровня: группировки и сортировки. Сначала в порядке возрастания по полю Êîä, а затем в пределах списка контактов, относящихся к одному человеку, по возрастанию даты контакта. При переборе записей таблицы Контакт для каждого нового значения поля Êîä генерируется заголовок группы, в котором, как вы должны помнить из предыдущего упражнения, выводятся имя, фамилия и другие характеристики людей.

Казалось бы, можно просто изменить поле группировки Êîä íà Фамилия, и записи в отчете сразу же выстроятся по алфавиту. Но в этом случае для людей с одинаковой фамилией Петров будет выведен только один заголовок группы, ниже которого разместится список контактов со всеми Петровыми. Вспомните, что новый заголовок группы выводится только для каждого нового значения поля, по которому выполняется группировка. Êîä — уникальный идентификатор записей таблицы Контакт, группировка по которому обеспечивает вывод в отчет всех записей этой таблицы. Для сортировки записей по алфавиту фамилий и имен следует добавить в область Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) соответствующие уровни сортировки, разместив их выше уровня группировки по полю Êîä.

4.В области Группировка, сортировка и итоги (Group, Sort & Total) щелкните на кнопке раскрывающегося списка Добавить сортировку (Add a sort).

5.В появившемся списке выберите пункт Фамилия.

СОВЕТ

При добавлении нового поля сортировки Access автоматически назначает ему порядок сортировки Начиная с А (with A on top ). Чтобы реализовать обратный порядок записей, выберите в раскрывающемся списке порядка сортировки соответствующей строки пункт Начиная с Z (with Z on top).

6.Щелчком на строке уровня сортировки по полю Фамилия выделите ее.

7.Щелкая на кнопке Вверх (Move up), которая находится справа на выделенной строке, перетащите строку на самый верх списка (рис. 18.19).

8.Повторяя шаги 4–7, разместите строку с уровнем сортировки по полю Èìÿ между строками Фамилия è Êîä, как показано на рис. 18.19.

3.На вкладке Главная (Home) в группе Записи (Records) щелкните на кнопке Дополнительно (More). В появившемся меню выберите команду Подтаблица Развернуть все (Subdatasheet Expand All), чтобы отобразить записи таблицы Список (ðèñ. 18.21).

4.Выделите столбец Êîä, щелкнув на его заголовке.

5.Снова щелкните на кнопке Дополнительно (More) и выберите команду Скрыть столбцы (Hide Columns). Этот служебный столбец не нужно печатать.

6.Щелкните на заголовке столбца Êëþ÷ подчиненной таблицы.

7.Повторным выполнением команды Дополнительно Скрыть столбцы (More Hide Columns) уберите и этот столбец.

8.Выберите команду Office Печать Предварительный просмотр (Office Print PrintPreview). Вы увидите, как предположительно будет выглядеть бумажная копия таблицы.

Упражнение 9. Печать таблиц и запросов

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

1.В режиме предварительного просмотра на ленте становится активной вкладка Предварительный просмотр (Print Preview). Щелкните на кнопке Параметры страницы (Page Setup), расположенной в группе Разметка страницы (Layout). Откроется диалоговое окно, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).

Ðèñ. 18.22. Параметры страницы

2.В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Параметры печати (Print Options) и в разделе Ïîëÿ (Margins) увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце в области Образец (Sample).

3.Перейдите на вкладку Страница (Page) и при необходимости измените ориентацию, установив переключатель Альбомная (Landscape).

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

4.Щелкните на кнопке OK.

5.Щелкните на кнопке Печать (Print) в одноименной группе вкладки Предварительный просмотр (PrintPreview). Откроется диалоговое окно Печать (Print).

6.В раскрывающемся списке Èìÿ (Name) выберите принтер. В разделе Копии (Copies) укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке OK.

Упражнение 10. Файловые операции

Чтобы поддерживать базу данных в надлежащем порядке, необходимо периоди- чески выполнять некоторые служебные процедуры. Вероятно, наиболее важной из них является резервное копирование данных, которое выполняется с помощью стандартных средств Windows для работы с файлами. Не менее существенной процедурой является сжатие базы данных. По мере обработки таблиц и добавления объектов файл базы данных увеличивается в объеме. При стирании части информации полного ее удаления из файла не происходит. В результате объем, занимаемый базой данных на жестком диске, может оказаться неоправданно большим.

1.Чтобы сжать базу данных, выполните команду Office Управление Сжать и восстановить базу данных (Office Manage Compact and Repare Database).

2.Сравните размеры файла базы данных до и после сжатия. Вы увидите, насколько эффективно сжатие экономит дисковое пространство.

3.Та же самая команда обеспечивает восстановление базы данных, поврежденной в результате внезапного сбоя электропитания. Иногда в процессе работы вы заметите, что база данных ведет себя êàê-òî странно. В такой ситуации, не дожидаясь предупреждения, выполните команду Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repare Database). Access по возможности восстановит повреждения, обнаруженные в структуре данных.

Если база данных содержит конфиденциальные сведения, воспользуйтесь возможностями Access по шифрованию данных. Давайте зададим пароль на открытие базы данных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Средство шифрования в Office Access 2007 представляет собой два объединенных и улучшенных средства прежних версий — кодирование и пароли баз данных. При использовании пароля для шифрования базы данных все данные становятся нечитабельными в других программных средствах, и для того чтобы работать с этой базой данных, пользователям требуется вводить пароль. При шифровании в Office Access 2007 применяется более стойкий алгоритм, чем в предыдущих версиях Access.

4.Закройте базу данных.

5. îêíå Приступая к работе с Microsoft Office Access (Getting Started with Microsoft Office Access) выберите команду Другие (More).

6.В окне открытия файла выделите значок Контакты.accdb.

7.Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Открыть (Open) и выберите пункт Монопольно (Open Exclusive). Такой режим открытия предотвращает одновременный доступ к базе данных другого пользователя через локальную сеть.

8.Перейдите на вкладку Работа с базами данных (Database Tools) и в группе Работа с базами данных (Database Tools) щелкните на кнопке Зашифровать паролем (Encrypt with Password).

9. ïîëå Пароль (Password) открывшегося диалогового окна введите пароль.

10.Для проверки повторно введите тот же пароль в поле Подтверждение (Verify).

11.Щелкните на кнопке OK. В результате для следующего открытия базы данных потребуется вводить пароль.

СОВЕТ

Чтобы удалить пароль, на вкладке Работа с базами данных (Database Tools) щелкните на кнопке Расшифровать базу данных (Decrypt Database), введите пароль и щелкните на кнопке OK.

Еще одной полезной возможностью Access является возможность пересылки информации из базы данных в другие приложения Office 2007. Попробуем, например, для выполнения вычислений переслать таблицу Контакт в книгу Excel.

12.В области переходов выделите таблицу Контакт.

13.Перейдите на вкладку Внешние данные (External Data) и в группе Экспорт (Export) щелкните на кнопке Экспорт в таблицу Excel (Export to Excel spreadheet).

НОВОЕ В OFFICE

Помимо передачи данных в Excel, вы можете разместить данные на узле SharePoint, экспортировать данные в текстовый файл или RTF-файл, а также использовать информацию базы данных в качестве источника данных для слияний в Office Word.

Access автоматически запустит мастер экспорта в таблицу Excel, создаст новую книгу с одним листом и перешлет в его ячейки данные из таблицы Контакт.

Контрольное упражнение

Чтобы закрепить полученные на этом занятии навыки работы с формами и отче- тами, выполните самостоятельно следующие операции.

1.Для создания нового отчета запустите мастер отчетов.

2.Включите в отчет поля даты и описание контакта, а также фамилию и имя.

3.Выберите вариант просмотра таблицы Список.

4.Настройте группировку записей по дате.

Как с помощью мастера отчетов сгруппировать записи по дате?

5.Выберите стиль отчета Открытая (Open).

6.В четвертом окне мастера задайте сортировку по фамилиям и именам в обратном алфавитном порядке.

Как назначить обратную алфавитному порядку сортировку по двум полям?

7.Назовите новый отчет Контакты по датам.

8.Переключитесь в режим конструктора отчетов.

9.Уберите рамку всех полей.

Как быстро убрать рамку всех элементов управления?

10.Перенесите первое поле даты из раздела Область данных (Detail) в раздел Заголовок группы Дата (Data Header).

11.Увеличьте ширину поля Äàòà, чтобы в него помещалась дата в длинном формате. При необходимости переместите другие поля.

12.Замените текст заголовков полей на корректные русские подписи.

13.Распечатайте полученный отчет.

Подведение итогов

Это занятие завершает серию упражнений, посвященных изучению баз данных Access. Теперь вы умеете с помощью мастеров строить формы и отчеты, обеспе- чивающие форматированный вывод записей таблиц базы данных на экран и на печать. Вы познакомились с конструкторами форм и отчетов, позволяющими изменять любые параметры этих объектов Access, и научились распечатывать информацию из базы данных.

Три следующих занятия посвящены приложению Outlook 2007 — клиенту электронной почты и всемогущему планировщику вашей работы.

Часть VI

Outlook

Microsoft Office Outlook 2007 — отличный организатор вашей деловой жизни. Это приложение может служить электронным аналогом записной книжки, обрабатывать сообщения электронной почты, хранить списки контактов и задач, вести дневник событий.