Office 2007. Самоучитель
.pdf
422 |
Занятие 18. Формы и отчеты |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ðèñ. 18.6. Добавление элементов управления в форму
11.В открывшемся окне выбора файла найдите папку, в которую был установлен пакет Office 2007 (обычно она называется Microsoft Office), раскройте вложенную в нее папку Office12\BITMAPS\DBWIZ\, выберите файл ASSETS.GIF и щелкните на кнопке OK. (Вместо этого файла можете вставить любой другой не слишком большой рисунок.)
По умолчанию рисунки вставляются в форму в режиме урезания рисунка рамкой элемента. Чтобы изменить режим размещения, выполните следующие действия.
12.Щелкните на рисунке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties). Справа от окна конструктора форм откроется область задач Окно свойств (Property Sheet).
13.В списке Установка размеров (Size Mode) вкладки Макет (Format) открывшегося окна свойств выберите пункт Вписать в рамку (Stretch), как показано на рис. 18.7. В результате рисунок будет растягиваться и сжиматься вместе с рамкой элемента, подстраиваясь под ее размеры.
Форма |
423 |
Ðèñ. 18.7. Свойства рисунка
ПРИМЕЧАНИЕ
Любой элемент формы имеет контекстное меню, в котором есть команда Свойства (Properties), открывающая окно свойств. Вкладка Макет (Format) этого окна содержит параметры форматирования объекта, вкладка Данные (Data) — описание источника данных, различные ограниче- ния и условия, накладываемые на данные поля. Вкладка События (Event) позволяет писать функции отклика на различные события (например, наведение мыши на объект). Параметры, не вошедшие в первые три группы, размещаются на вкладке Другие (Other). Вкладка Все (All) обеспечивает одновременный доступ ко всем параметрам.
14. Закройте окно свойств.
424 |
Занятие 18. Формы и отчеты |
Упражнение 4. Заголовок и примечание
До сих пор вы имели дело с формами, в которых одновременно отображалась только одна запись. Однако параметры формы можно настроить так, чтобы в ее окне демонстрировался длинный список одинаковых форм, содержащих данные разных записей таблицы.
1.В окне конструктора формы Список щелкните на свободном пространстве правой кнопкой мыши.
2.Выберите в контекстном меню команду Свойства (Properties), чтобы открыть окно свойств формы, показанное на рис. 18.8.
Ðèñ. 18.8. Параметры форматирования формы
Форма |
425 |
3.В списке Режим по умолчанию (Default View) вкладки Макет (Format) выберите пункт Ленточные формы (Continuous Forms).
4.Закройте окно свойств.
В ленточных формах для размещения заголовков и пояснительных надписей удобно пользоваться дополнительными разделами — заголовком и примеча- нием формы, которые остаются на месте при прокручивании ленточной формы. Чтобы добавить эти разделы, сделайте следующее.
5.Щелкните на кнопке Заголовок (Title) в группе Элементы управления (Controls) вкладки Конструктор (Design), в окне конструктора формы появятся дополнительные области, показанные на рис. 18.9.
Ðèñ. 18.9. Добавление заголовка и примечания
6.Также в области заголовка появится надпись. Введите в надпись текст Список контактов.
426 |
Занятие 18. Формы и отчеты |
7.Нажмите клавишу Esc, чтобы выйти из режима редактирования текста, но оставить надпись выделенной.
8.В списке Размер шрифта (Font Size) группы Шрифт (Font) вкладки Конструктор
(Design) выберите число 22.
9.В этой же группе инструментов щелкните сначала на кнопке По центру (Center), затем — на кнопке Полужирный (Bold).
10.Наведите указатель на верхний край полосы Область данных (Detail) и, нажав кнопку мыши, перетащите полосу вверх, уменьшив область заголовка до необходимых размеров.
11.Повторив шаги 6–10, введите в примечание формы текст Если при добавлении контакта вы не нашли нужного человека в списке Фамилии, с помощью формы Контакт добавьте информацию об этом человеке в новую запись таблицы Контакт.
12.Перетащите нижний край формы вверх, уменьшив ее по высоте. При необходимости измените размеры элементов управления формы.
13.Щелкните на кнопке Режим (View).
После выполнения этих операций в окне формы сможет разместиться сразу две записи (рис. 18.10). Такую форму можно листать с помощью полосы прокрутки. Заголовок и примечание формы отображаются в верхней и нижней частях окна, не смещаясь при прокручивании записей.
Ðèñ. 18.10. Ленточная форма
Отчет |
427 |
Отчет
В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отче- ты позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Имеются самые разные варианты оформления отчетов.
Упражнение 5. Мастер отчетов
Чтобы облегчить работу пользователя, в Access имеется специальный мастер, который при недостатке времени позволяет быстро создавать довольно привлекательные отчеты. Давайте поручим мастеру построение отчета о контактах с разными людьми.
1.Перейдите на вкладку Создание (Create).
2.Щелкните на кнопке Мастер отчетов (Report Wizard) в группе Отчеты (Reports).
В отчете нужно отразить как информацию о людях, так и данные о контактах с ними. Для этого следует сгруппировать вместе все контакты с одним человеком и распечатать их список ниже области с данными об этом человеке. Затем нужно вывести информацию о следующем человеке и список контактов с ним и т. д. Такой порядок печати записей позволит быстро найти полный список контактов с любым из ваших коллег. В первом окне мастера (рис. 18.11) укажем все поля, включаемые в отчет.
Ðèñ. 18.11. Выбор полей для отчета
3.В раскрывающемся списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) первого окна мастера выберите таблицу Контакт.
4.В списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле Фамилия.
428 |
Занятие 18. Формы и отчеты |
5.Щелчком на кнопке > переместите выбранное поле в список Выбранные поля
(Selected Fields).
6.Повторяя шаги 4 и 5, добавьте в список Выбранные поля (Selected Fields) ïîëÿ
Èìÿ, Адрес, Организация, Рабочий телефон.
ВНИМАНИЕ
Поле Контакт содержит служебную информацию, обеспечивая связь записей двух таблиц. Никогда не помещайте такие поля в отчет, за исключением случаев отладки взаимосвязей таблиц базы данных.
7.Выберите в списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) таблицу Список.
8.Переместите в список Выбранные поля (Selected Fields) ïîëÿ Äàòà è Описание, добавив их к полям таблицы Контакт.
9.Щелкните на кнопке Далее (Next).
Во втором окне мастера можно выбрать вариант расположения данных — упорядоченные по записям таблицы Контакт, а затем уже по записям таблицы Список, или наоборот. Схема группировки отображается в правой части диалогового окна.
10.Оставьте вариант Контакт (By Контакт) и щелкните на кнопке Далее (Next).
11.В следующем окне не назначайте дополнительной группировки. Просто щелкните на кнопке Далее (Next).
12.Четвертое окно мастера отчета позволяет задать порядок сортировки записей. Выберите в списке 1 пункт Äàòà и щелкните на кнопке Далее (Next).
Следующее окно, показанное на рис. 18.12, позволяет выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.
13.Установите переключатель Структура (Outline).
Ðèñ. 18.12. Пятое окно мастера отчетов
Отчет |
429 |
14.Щелкните на кнопке Далее (Next).
15.В следующем окне мастера выберите вариант оформления Поток (Flow) и щелкните на кнопке Далее (Next).
16.Введите в качестве заголовка текст Список контактов и щелкните на кнопке
Готово (Finish).
Мастер сформирует отчет и откроет его в отдельном окне в режиме предварительного просмотра (рис. 18.13). Как видите, сначала в отчете идет фамилия первого человека, информация о нем и список контактов с ним, затем располагаются те же данные, касающиеся второго человека и т. д. В целом отчет выглядит неплохо и может устроить нетребовательного пользователя.
Ðèñ. 18.13. Фрагмент отчета, сгенерированного мастером
Упражнение 6. Конструктор отчетов
Если внимательно присмотреться к отчету, показанному на рис. 18.13, можно заметить несколько недостатков. Вот их примерный перечень:
названия таких полей, как Фамилия è Èìÿ, явно лишние, их следует убрать;
информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
430 |
Занятие 18. Формы и отчеты |
значение поля Äàòà не помещается целиком, поэтому на экране заменяется строкой из символов #;
некоторые подписи следует заменить более понятными.
Давайте исправим указанные недочеты с помощью конструктора отчетов.
1.Закрыв окно предварительного просмотра, перейдите в режим конструктора (рис. 18.14).
Ðèñ. 18.14. Окно конструктора отчетов
В схеме отчета присутствует несколько разделов. Их назначение иллюстрирует табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.
Таблица 18.2. Разделы отчета
Раздел |
Назначение |
|
|
Заголовок отчета |
Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается |
(Report Header) |
щелчком на кнопке Заголовок/Примечание отчета (Report Header/Footer) |
|
в группе Отображение (Show/Hide) вкладки Упорядочить (Arrange) |
Верхний колонтитул |
Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается |
(Page Header) |
щелчком на кнопке Колонтитулы страницы (Page Header/Footer) в группе |
|
Отображение (Show/Hide) вкладки Упорядочить (Arrange) |
Заголовок группы |
Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих |
Êîä (ID Header) |
очередному значению поля Код (то есть того поля, по которому |
|
назначена группировка) |
Область данных (Detail) |
Основные данные отчета |
Нижний колонтитул |
Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается |
(Page Footer) |
щелчком на кнопке Колонтитулы страницы (Page Header/Footer) в группе |
|
Отображение (Show/Hide) вкладки Упорядочить (Arrange) |
Примечание отчета |
Печатается в самом конце отчета. Выводится и скрывается щелчком на |
(Report Footer) |
кнопке Заголовок/Примечание отчета (Report Header/Footer) в группе |
|
Отображение (Show/Hide) вкладки Упорядочить (Arrange) |
|
|
Отчет |
431 |
2.К элементам управления полями мастер применил макет Табличный (Tabular). Для того чтобы данный макет удалить из отчета, выделите все элементы отче- та, нажав клавиши Ctrl+A, и щелкните на кнопке Удалить (Remove) в группе
Макет элемента управления (Control Layout) вкладки Упорядочить (Arrange).
3.Щелчком выделите надпись Фамилия.
4.Нажатием клавиши Delete удалите надпись.
5.Повторяя шаги 3 и 4, удалите из раздела Заголовок группы Код (ID Header) надписи Èìÿ, Äàòà è Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.
Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона
âзаголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.
6.Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул
(Page Header) è Заголовок группы Код (ID Header), чтобы его значок превратился
âдвунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.
7.Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.
8.Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул (Page Header) и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.
9.Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью, «ухватившись» за маркер верхнего левого угла, либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.15.
Ðèñ. 18.15. Перемещение надписей между разделами
10.Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.