Office 2007. Самоучитель

Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы

Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.xls и распечатаем некоторые из его листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки

êпечати — настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа.

1.Откройте файл Электронная таблица.xls.

2.Разверните лист Формулы, щелкнув на его ярлычке.

В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком.

3.Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена.

4.Выберите команду Главная Ячейки Вставить Вставить скопированные ячейки

(Home Cells Insert Insert Copied Cells), чтобы продублировать ячейки, выделенные на шаге 3.

5.В открывшемся диалоговом окне установите переключатель Диапазон со сдвигом вправо (Shift Cells Right) и щелкните на кнопке OK. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут продублированы с добавлением новых столбцов.

6.Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните в ячейке G1 и перетащите маркер нижнего правого угла рамки вправо, до ячейки M1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев.

7.В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:F14, скопируйте ее, щелкните в ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить (Paste).

8.Увеличим ширину столбцов в диапазоне A:M. Для этого выделите эти столбцы.

9.Щелкните левой кнопкой мыши на заголовке столбца A и, удерживая кнопку мыши, перетащите указатель мыши до столбца M. Щелкните на кнопке

Главная Ячейки Формат (Home Cells Format) и в появившемся меню выберите команду Ширина столбца (Column Width).

10.В открывшемся диалоговом окне введите ширину столбца равную 10. В результате лист должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 12.1.

НОВОЕ В OFFICE

В предыдущих версиях Office для настройки параметров страницы использовалась команда Файл Параметры страницы (File Page Setup), которая вызывала одноименное диалоговое окно. В этом окне на нескольких вкладках вы могли настроить различные параметры страниц. И хотя сейчас такой команды нет, вы можете воспользоваться диалоговым окном Параметры страницы (Page Setup), щелкнув на кнопке, расположенной в нижнем правом углу группы Разметка страницы (Page Layout) на вкладке Параметры страницы (Page Setup). Далее мы используем именно этот способ.

13.Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Office, как показано на рис. 12.3.

Ðèñ. 12.3. Таблица в масштабе 100 %

14.В появившемся меню выберите команду Печать Предварительный просмотр (Print Print Preview). Если выбран стандартный размер бумаги формата A4, то окажется, что на страницу не помещаются все столбцы (см. рис. 12.3).

15.Щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page) и вы увидите, что ячейки двух крайних справа столбцов перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу.

16.Чтобы вернуться в окно Excel, щелкните на кнопке Закрыть окно предварительного просмотра (Close Print Preview).

Группа инструментов Вписать (Scale to Fit) вкладки Разметка странциы (Page Setup) позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика Масштаб (Zoom) можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом установить соответствующий переключатель.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет автоматически подгонять размер таблицы под площадь страницы.

17.В поле со списком Ширина (Width) выберите вариант 1 страница (1 page). В результате вся таблица будет помещаться на одну страницу.

Обратите внимание, что в поле Масштаб (Scale) установилось значение 83%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При этом возможность его изменения вручную блокируется. Чтобы разблокировать это поле, выберите в списке Ширина (Width) значение Àâòî (Automatic).

Упражнение 2. Настройка полей

Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы.

1.Щелкните на кнопке Разметка страницы Параметры страницы Поля (Page Layout Page Setup Margins). В появившейся коллекции вы можете выбрать один из готовых вариантов полей (рис. 12.4).

Ðèñ. 12.4. Настройка полей

2.Чтобы настроить поля страницы произвольно, в коллекции Ïîëÿ (Margins) выберите команду Настраиваемые поля (Custom Margins).

3.В диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) перейдите на вкладку Ïîëÿ (Margins), показанную на рис. 12.5.

4.Уменьшите значение счетчика Левое (Left) äî 1 ñì.

5.Точно так же, до 1 см, уменьшите значение счетчика Правое (Right).

6.Таблица листа Формулы невелика по высоте. Давайте напечатаем ее посередине страницы. Для этого установите флажок Вертикально (Vertically).

7.Щелкните на кнопке OK.

Ðèñ. 12.6. Режим разметки страницы с отображением колонтитулов

3.Щелкните в центральной части колонтитула.

4.Щелкните на кнопке Конструктор Элементы колонтитулов Имя листа (Design Header & Footer Elements Sheet Name), после чего в области колонтитула появится ссылка &[Ëèñò], которая генерирует имя листа.

5.После ссылки на лист введите следующий текст (включая точку с запятой):

; Страница

6.Щелкните на кнопке Конструктор Элементы колонтитулов Номер страницы (Design Header & Footer Elements Page Number), после чего в области колонтитула появится ссылка &[Страница], которая генерирует номер страницы.

7.Щелкните за пределами колонтитула и в верхней части страницы вы увидите текст Формулы; Страница 1 (ðèñ. 12.7).

Теперь настроим нижний колонтитул таким образом, чтобы в него выводилось имя файла рабочей книги, а также дата печати файла с соответствующими подписями.

8.Щелкните в области верхнего колонтитула, чтобы появилась вкладка Конструктор (Design), предназначенная для работы с колонтитулами.

Теперь в нижний колонтитул будут выводиться имя файла рабочей книги и дата печати файла с соответствующими подписями (рис. 12.8). Если вы хотите увидеть страницу с добавленными колонтитулами, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Печать Предварительный просмотр (Print Print Preview).

Ðèñ. 12.8. Страница с колонтитулами в режиме предварительного просмотра

Сортировка и фильтрация

Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их.

Упражнение 4. Сортировка данных

Сортировать данные приходится не только при печати документа. Размещение строк таблицы в порядке возрастания одного из параметров помогает искать нужные записи. Печать чистового варианта документа — подходящий момент для того, чтобы привести в порядок данные, если они вводились в спешке и оказались неупорядоченными. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце.

1.Щелкните в любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы (рис. 12.9).

2.Щелкните на кнопке Сортировка от минимального к максимальному (Sort Smallest to Largest) в группе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) вкладки Данные (Data). Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрель будут увеличи- ваться сверху вниз.

Ðèñ. 12.9. Таблица упорядочена по возрастанию продаж в апреле

Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. (Раньше порядок следования заголовков в двух таблицах совпадал.) Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка от максимального к минимальному (Sort Largest to Smallest).

Объемы продаж клиентам ÐÈÔ è Викинг в апреле совпадают (они равны 11 000). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Например, алфавитный список покупателей следует упорядочить сначала по столбцу с фамилиями, а затем — по столбцу с именами, чтобы информация о людях с одинаковыми фамилиями располагалась по алфавиту имен. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия.

3.Щелкните на кнопке Данные Сортировка и фильтр Сортировка (Data Sort & Filter Sort). Откроется диалоговое окно, показанное на рис. 12.10. Вы видите, что уже введено условие сортировки по возрастанию значений столбца Апрель, которое было назначено на шаге 2.

Ðèñ. 12.10. Настройка условия сортировки

4.Щелкните на кнопке Добавить уровень (Add Level), после чего в списке появится еще один элемент Затем по (Then by). В раскрывающемся списке выберите пункт Ìàé.

5.Оставьте выбранным значение По возрастанию (A to Z) в списке Порядок (Order).

6.Щелкните на кнопке OK. После этого строки клиентов Викинг è ÐÈÔ поменяются местами, поскольку числа 4000 и 12 000 располагаются по возрастанию.

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание, что при сортировке номера строк не меняются, то есть перемещаются сами данные. Поэтому выполненную операцию сортировки нельзя отключить. Для возврата прежнего расположения строк можно лишь воспользоваться стандартной командой отмены операции. После сохранения файла вернуть прежний порядок следования строк будет невозможно.

НОВОЕ В OFFICE

В новой версии Office количество уровней сортировки возросло до 64. В более ранних версиях поддерживалось не более трех уровней, поэтому будьте внимательны при сохранении рабочей книги в более ранней версии Excel. Подробную информации по проблемам сортировки вы можете найти в справочной системе.

Упражнение 5. Фильтрация

При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги.

1.Щелкните в любой ячейке верхней таблицы листа Формулы (ðèñ. 12.11).

2.Щелкните на кнопке Данные Сортировка и фильтр Фильтр (Data Sort & Filter Filter). В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов.

3.Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Ìàé.