Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.

2. Официально-деловой стиль в системе современного русского литературного языка

Современный официально-деловой (о-д) стиль – это функциональная разновидность русского литературного языка.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере общения.

Основной формой реализации этого стиля является письменная.

Устная форма о-д стиля – выступление на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Доклады государственных и общественных деятелей и т.д. О-д стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений; отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями и учреждениями, между личностью и обществом.

Основными особенностями о-д стиля являются:

- нейтральный тон изложения

- точность и ясность изложения

- лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения – это норма официально-делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними.

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания теста документа и исключения двусмысленностей. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста – это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Оформлении деловых документов (композиция)

Композиция текста – построение текста, взаимное расположение его частей, обусловленное его функцией, коммуникативными задачами; композиция документного текста определяется действием унифицирующих правил, в результате чего каждый вид документных текстов имеет собственную композиционную схему. Композиция служебных документов, это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр. Главной особенностью композиции документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но все элементы текста, имеющие обязательный характер-реквизиты.Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный Госстандартом-ГОСТом.

Реквизит-это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, адресат, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте (привести пример ПРИКАЗ,ПИСЬМО и т.д.). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположений. К ним относятся: Государственный герб РФ., Эмблема организации и предприятия., Изображение правительственных наград., Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).,Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)., Наименование министерства или ведомства., Наименование учреждения, организации или предприятия., Наименование структурного подразделения., Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес., номер телетайпа., электронной почты., телефона.. факса., Название вида документа, дата, регистрационный номер(индекс), ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления и издания, гриф ограничения к доступу документа, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, виза, печать отметка о заверении копий, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении и направлении его в дело, отметка о переносе данных на машинный носитель, отметка о поступлении.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для официально-делового стиля документов и являются особенностью текстов служебных документов.

Жанровое многообразие официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности: I – официально-документальный стиль и II – обиходно-деловой стиль.

В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). В обиходно-деловом стиле различают язык служебной переписки между учреждениями и организациями, с одной стороны, и язык частных деловых бумаг – с другой.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) – характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности, т.е. как уже говорилось выше официально-деловой стиль отличает точностью формулировок, безличностью и сухостью изложения, высокой стандартностью, большим количеством устойчивых оборотов, клише (вменит в обязанность, ввиду отсутствия, принять меры). В этом стиле существует большое количество жанров: закон резолюция, нота, договор, приказ, инструкция, объявление, жалоба и др.)