Госы / билеты / Билет 17

Билет № 17.

1. График документооборота организации

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до исполнения или отправления.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

типовые,

унифицированные,

индивидуальные.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В первую очередь график документооборота необходим в системе общего документооборота предприятия. Чтобы наладить документооборот, необходимо разработать политики, регламентирующие этот процесс и довести его до каждого сотрудника участвующего в этом процессе.

Для этих целей разрабатывается приказ и приложение к нему. В приложении к приказу о вводе нового графика документооборота имеется вся необходимая информация о том кто, когда, и какой документ должен предоставить. Благодаря такому графику документооборота в бухгалтерии и других службах, предприятие будет работать четко и слаженно каждый день.

2. Информационные системы

Информационные системы. Понятие информационной системы и компоненты, входящие в систему. Факторы, влияющие на развитие информационных систем. Классификация по сфере применения, архитектуре, способу организации. Области применения и примеры реализации.

Информационной системой – программно-аппаратный комплекс, функционирование которого состоит:

1. в надёжном хранении информации в памяти компьютера;

2. выполнение специфических для конкретной предметной области преобразований информации и вычислений;

3. представление пользователю удобного и лёгкого интерфейса.

Общие свойства всех информационных систем:

1. Любая ИС предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информации лежит среда хранения и доступа к данным.

Среда – совокупность ресурсов, представляемых в распоряжение пользователю системы.

Среда должна обеспечивать уровень надёжности хранения и эффективность доступа, соответствующие области применения информационной системы.

2. ИС ориентируется на конечного пользователя, н-р, бухгалтера. ИС обязана обладать простым, удобным легко усваиваемым интерфейсом (меню, кнопками, подсказками…).

Основные компоненты ИС:

1. База данных (БД) – хранилище.

2. Схема базы данных – т.е. методанные, которые описывает структуру обычных данных – скрыта программными средствами.

3. Система управления базами данных (СУБД) – между пользователями и базой данных –обрабатывает запросы на доступ в БД.

4. Приложение – интерфейс.

5. Пользователи – программисты, администраторы, обычные пользователи.

6. Технические средства – принтеры, сканеры, ЛВС, АТС и др.

По способу организации различают:

- настольные ИС – все компоненты ИС на одном компьютере;

- распределенные ИС - в которых компоненты распределены по нескольким компьютерам.

По архитектуре распределённые ИС, в свою очередь, разделяют на:

- файл-серверные ИС – база данных на одном компьютере – СУБД и приложения у пользователя - доступ пользователя к базе данных через локально-вычислительную сеть;

- клиент-серверные ИС – многоуровневая – 3 уровня: 1) БД (1 персональный компьютер), 2) СУБД (2 персональных компьютера); 3) пользователи – интерфейс – доступ через ЛВС.

Классификация по сфере применения

По сфере применения информационные системы обычно подразделяются на четыре группы:

• системы обработки транзакций – операция, которая имеет смысл и может быть совершена только полностью (или полностью отменена), например: банковская транзакция – перевод средств – завершение при поступлении средств на другой счет или при купли продажи – списание средств с банковской карты покупателя и перевод на счет продавца;

• системы принятия решений – например расчет ренатабельности бизнес-плана;

• информационно-справочные системы – гипертекст Internet;

• офисные информационные системы – электронный документооборот, автоматизация делопроизводства.

Область применения: ИС, ее архитектура строения, способ применения в организации все это взаимосвязано, и должно строиться в зависимости от поставленных задач и выполняемых функций поставленных перед органиазцией.

Документооборот, Бухгалтерский учет, Управление складом, ассортиментом, закупками.

В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д.