Билет № 7.

1. Цель и основные методы классификации документов

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация изучаемых и используемых объектов (документов) позволяет понять место каждого объекта среди их общей совокупности и их взаимосвязи между собой. Классификация является одним из самых действенных методов познания разнообразия окружающего мира.

Документная систематика – деление документов на категории, создание их полной номенклатуры, т.е. описание, наименование, классификация и построение системы документации.

Документная систематика применяется для унификации систем документации, т.е создание систем «сверху», построение их по определенной модели, отражающей наше познание объективной системы и всех её связей и зависимостей.

Классификация позволяет разделить документы на определённые категории или ступени в соответствии с принятым методом классификации. Деление осуществляется от высшей ступени к низшей, число ступеней классификации зависит от её целей, задач, от сложности и количества классифицируемых объектов.

Высшими ступенями классификации являются раздел и класс.

Средними – группа и вид.

Низшие ступени – разновидность.

Вспомогательные категории – подраздел, подкласс, подгруппа.

Например: класс – система организационно-распорядительной документации

Группа – распорядительная документация

Разновидность – приказ, распоряжение.

Подкласс – о приеме на работу (т.е. направление использования).

Пример в практике ОКУД.

Деление на системы и подсистемы: Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой (реквизиты юридической силы документов).

Методом классификации называют совокупность приемов (способов) разделения множества объектов на подмножества.

В настоящее время применяют 2 основных метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический метод построения – метод построения системы с подчинением одного элемента другому, одной группы – другой. Иерархический метод позволяет последовательно делить определенное количество объектов (документов) на подмножества например /документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.

фасетный метод – метод разделения на отдельные не зависимые друг от друга группы – фасеты, но они относятся к одному и тому же множеству – характеризуют его стороны (создание классификаторов, кодирование информации). Данный метод связан с разработкой так называемых фасет, т.е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группировки производится выборка необходимых признаков фасет и их объединение в определенной последовательности.

Семантические классификации - классификации, построенные на информационной составляющей документа, называются семантическими классификациями. При её использовании документы делятся на классы и подклассы в зависимости от отраслей знаний, рассматриваемых тем, изучаемых предметов, исследуемых проблем. Практическая реализация такой классификации осуществляется с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц. В основе разбиения лежат основные смысловые аспекты, которые обычно описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов).

Функциональные классификации - широко используются в управленческой сфере. Функции документа обусловлены его общественно-практическими целями и задачами, для которых он создан. При этом в качестве основания для подобных классификаций используются главным образом специальные (прикладные) функции документа. Например: политические документы (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий); управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем) и др.

Функциональные классификации строятся преимущественно на основе иерархического метода. Все документы можно разделить на группы, которые выступают в качестве отдельных систем документа, например:

Управленческая документация - организационно-правовая система - распорядительная система - плановая - справочно-информационная и т.д.