- •Инструкция по документационному обеспечению управления в коми республиканской академии государственной службы и управления основные понятия
- •1 . Общие положения
- •2. Документирование управленческой деятельности
- •2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов
- •2. 2. Требования к бланкам управленческих документов
- •2.3. Оформление реквизитов документов
- •2.3.8. Регистрационный номер документа
- •2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.3. 10 . Место составления или издания документа
- •2.3.11. Адресат
- •2.3.12. Гриф утверждения документа
- •2.3.13. Резолюция
- •2.3.14. Заголовок к тексту
- •2.3.15. Отметка о контроле
- •2.3.16. Текст документа
- •2.3.17. Отметка о наличии приложения
- •2.3.18. Подпись
- •2.3.19. Гриф согласования документа
- •2.3.20. Виза согласования документа
- •2.3.21. Оттиск печати
- •2.3.22. Отметка о заверении копии
- •2.4.2. Правила, инструкция, положение
- •2.4.3. Протокол заседания
- •2.4.4. Акт
- •2.4.5. Деловое письмо
- •2.4.6. Докладные и служебные записки
- •2.5. Изготовление документов с помощью компьютерной техники
- •3. Организация документооброта
- •3.1. Общие требования к организации документооборота
- •3.2. Средства доставки и отправки документов
- •3.3. Прием, обработка и прохождение поступающих документов
- •3.4. Регистрация и учёт поступающих документов
- •3.5. Регистрация и учёт отправляемых документов
- •3.6. Регистрация и организация движения внутренних документов
- •3.7. Учёт объемов документооборота
- •4. Контроль исполнения документов и поручений
- •4.1. Организация контроля исполнения документов и поручений
- •4.2. Сроки исполнения
- •4.3. Ведение контроля исполнения документов и поручений
- •4.4. Организация поисковой системы по документам
- •5. Формирование документального фонда, систематизация документов, их учет и обеспечение сохранности
- •5.1. Составление номенклатуры дел
- •5.2. Формирование дел
- •5.3. Оформление дел
- •5.4. Оперативное хранение дел, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам организации
- •6. Передача документов на хранение в архив учреждения
- •6.1. Экспертиза ценности документов
- •6.2. Составление и оформление описей дел
- •6.3. Порядок передачи дел в архив академии
- •7. Работа исполнителя с документами
- •8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
- •Порядок работы с обращениями граждан
- •9.1.Регистрация обращений
- •9.2.Порядок и сроки рассмотрения обращений
- •Правительство республики коми
- •Ауо впо Коми республиканская академия утверждаю
- •Перечень групп нерегистрируемых документов
- •Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заводимых в ____ году в Коми республиканской академии государственной службы и управления
- •Дело №__________ том № _______________
- •Лист-заверитель дела № __________
2.3.12. Гриф утверждения документа
Документы утверждаются ректором академии (исполняющим обязанности ректора) или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.
Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен и завизирован всеми заинтересованными лицами.
При утверждении документа ректором академии гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор КРАГСиУ Подпись В.В. Грибанов
Дата
Гриф утверждения документа допускается оформлять центрованным способом, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор КРАГСиУ Подпись В.В. Грибанов
Дата
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа руководителями двух организаций грифы утверждения располагают на одном уровне, справа и слева.
Для документов, подготовленных не на бланке организации:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор АОУ ВПО КРАГСиУ
Подпись Н.А. Нестерова
Дата
Для документов, подготовленных на бланке организации:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор Подпись Н.А. Нестерова
Дата
2.3.13. Резолюция
Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки исполнения.
Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель руководствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым сроком, если он установлен для данной категории документов.
Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа или на специальном бланке установленной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция (приложение 4). Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату:
Савченко И.Н., Морозову К. О.
Прошу подготовить
предложения к 04.12.2008
Подпись руководителя
Дата
Если поручение дается двум или нескольким лицам, равным подолжности, основным исполнителем является лицо, указанное впоручении первым. Ему предоставляется право созывать соисполнителей на рабочие совещания и координировать их работу. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения ввиде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель рассмотрения документа. Не рекомендуется выносить такие резолюции, как: «Прошу переговорить», «Прошу зайти», «Прошу рассмотреть» и т.п. В документе не должно быть более четырех резолюций.