2. 2. Требования к бланкам управленческих документов

2.2.1. Документы академии оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4(210 х 297 мм). Состав и виды применяе­мых в академии бланков документов утверждаются ректором академии по представлению отдела организационной работы и управления документацией. Для изготовления бланков резолюций используются бланки фор­мата А5 или А6.Бланки документов изготавливаются типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов академии разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.

2.2.2. Документы учреждения, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.2.3. В академии используются следующие виды бланков:

- бланк конкретного вида документа (приложение 1);

- бланк должностного лица (приложение 2);

- бланк письма (приложение 3).

- общий бланк

2.2.4. Документы, издаваемые совместно с двумя и более орга­низациями, оформляются на бланках или стандартных листах бу­маги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.2.5. Бланк письма организации содержит следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- справочные данные об организации;

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП),

а также ограничительные отметки для проставления реквизитов;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- адресат;

- заголовок к тексту.

2.2.6. Бланки приказа и распоряжения содержат следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- наименование вида документа;

- место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для размещения реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа.

2.2.7. Внутренние документы академии, оформляемые не на бланке (докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, справки, сводки, акты и др.), должны содер­жать соответствующие виду документа реквизиты, оформленные по установленным правилам.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Код организации

Код организации указывается в бланках писем в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

ОГРН юридического лица указывается в бланках писем организации в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

ИНН/КПП указывают в бланках писем в соответствии с докумен­тами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Наименование организации

Наименование организации на бланках документов должно соот­ветствовать наименованию, закрепленному в учредительных доку­ментах. Наименование организации включает организационно-правовую форму и фирменное наименование организации.

Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, закрепленное в учредитель­ном документе академии.

2.3.5. Справочные данные об организации

Справочные данные указываются в бланках писем. Справочные данные включают: почтовый адрес; номер телефона; факса; адрес электронной почты.

Почтовый адрес указывается на бланках в соответствии с Прави­лами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и др.); район; край (область, автономный округ (автономная область), ре­спублика в составе Российской Федерации, почтовый индекс.

2.3.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидности конкретного документа определяется его содержанием и назначением. Во всех случаях, кроме деловых писем, наименование вида документа яв­ляется обязательным реквизитом документа, наряду с наименова­нием организации, подписью (грифом утверждения), датой изда­ния документа, регистрационным номером, местом издания.

2.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, за исключением протоколов, актов, датой которых является дата события.

Дата документа оформляется либо цифровым, либо буквенно-цифровым способом арабскими цифрами в последова­тельности: день месяца, месяц, год: 09.02.2007 или 27 декабря 2009 года.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует дате подписания документа последней стороной.

Дата на документе проставляется должностным лицом при под­писании документа или работником отдела организационной работы и управления документацией при регистрации документа.