2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов Общие требования к оформлению документов

2.1.1. В академии создаются документы на бумажном носите­ле и электронные документы, при помощи компьютерных технологий и технических средств, посредством получения электронного образа документа или сканирования. Для обработки документов используется автоматизированная система UFR «Документооборот».Документы, используемые в управленческой деятельности, должны быть оформлены и удостоверены по установленным правилам.

2.1.2. Состав управленческих документов, издаваемых и ис­пользуемых учреждением, определяется ее организационно-правовой формой и формой собственности, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характе­ром взаимосвязей с органами власти и управления и другими организациями.

2.1.3. В соответствии с действующим законодательством и ины­ми нормативными правовыми актами в академии издаются: ор­ганизационно-правовые документы (правила, положения, инст­рукции, регламенты), распорядительные документы (приказы и распоряжения). Деятельность коллегиальных и совещательных органов фиксируется в протоколах, решениях. Внутренняя деятельность академии отражается в информационно-справочных документах: актах, справках, списках, перечнях, докладных и служебных запи­сках, объяснительных записках, предложениях и др. Взаимоотно­шения с другими организациями осуществляются с помощью де­ловой переписки.

2.1.4. В целях упорядочения процессов документирования в ор­ганизации используются унифицированные формы документов (УФД), включенные в Общероссийский классификатор управлен­ческой документации (ОКУД), и формы документов, разрабатывае­мые академией на бумажном носителе и в электронной форме в виде шаблонов унифицированных форм документов.

2.1.5. В целях унификации документов по составу и форме, сокращения времени на подготовку и оформление докумен­тов, максимально эффективного использования компьютерной техники в организации разрабатываются табель форм доку­ментов и альбом форм документов, применяе­мых в учреждении, которые утвержда­ются ректором академии.Применение при изготовлении документов форм, не включенных в табель и альбом форм документов, не допускается.

2.1.6. Ведение табеля форм документов и альбома форм документов академии осуществляет отдел организационной работы и управления документацией.

2.1.7. При подготовке и оформлении документов академии используются реквизиты, состав которых и правила оформленияопределены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика / код причины

постановки на учет (ИНН/КПП);

7. код формы документа;

8. наименование организации - автора документа;

9. справочные данные об организации (на бланках писем);

10. наименование вида документа;

11. дата документа;

12. регистрационный номер документа;

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. место составления или издания документа;

15. адресат;

16. гриф утверждения документа;

17. резолюция;

18. заголовок к тексту;

19. отметка о контроле;

20. текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. подпись;

25. оттиск печати;

26. отметка о заверении копии;

27. отметка об исполнителе;

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. отметка о поступлении документа в организацию;

30. идентификатор электронной копии документа.