8. Изготовление, учет использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

8.1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нане­сения оттисков на бумагу.

Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления от­меток справочного характера о получении, регистрации, прохож­дении, исполнении документов и др.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет под­линность подписи должностного лица на документах, удостоверя­ющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, пре­дусматривающих заверение подлинности подписи.

2. В соответствии с Уставом академии используются круг­лые печати с наименованием

учреждения, штампы для отдельных категорий до­кументов («Дубликат», «Для документов»).

8.3. Печати организации изготавливаются в строго ограничен­ном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает ректор академии по согласованию начальником отдела организационной работы и управления документацией.

8.4. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соот­ветствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу. Печатью организации заверяются подписи руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера, а также дру­гих должностных лиц, которым доверенностью или приказом руко­водителя представлены соответствующие полномочия.

5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их за преде­лы организации не

допускаются.

8.6. Отдел планирования и бухгалтерского учета ведет общий учет имеющихся в академии печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков, выдача пе­чатей и штампов. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков несут лица, ответственные за делопроизводство.

8.7. Печати организации хранятся в надежно запираемых шкафах.Ответственность за законность использования и надежность хра­нения главной печати организации возлагается на ректора академии. Ответственность за надежность хранения, закон­ность использования других печатей возлагается на руководите­лей соответствующих подразделений.

8.8. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожают­ся по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

9. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их ис­пользования в структурных

подразделениях организации проверя­ется административно-хозяйственной службой, ответственной за учет печатей.

9. В случае служебной необходимости по решению ректора академии допускается изготовление дополнительных экземпляров печати.

10. Печати, штампы и бланки уничтожаются по акту.

8. Порядок работы с обращениями граждан

9.1.Регистрация обращений

9.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение делопроизводства по обращениям граждан возлагается на отдел организационной работы и управления документацией.

9.1.2. Письменное обращение должно содержать:

• наименование академии (должность, Ф.И.О. должностного лица);

• Ф.И.О. гражданина, данные его места жительства, места работы /учебы, телефон;

• изложение сути обращения;

• личную подпись гражданина;

• дата.

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых ранее по обращениям, а также документы, необходимые для рассмотрения обращения.

Анонимные обращения рассмотрению отделом организационной работы и управления документацией не подлежат.

9.1.3. Все поступившие обращения в отдел организационной работы и управления документацией подлежат регистрации в день поступления.

На поступившем обращении в правом нижнем углу или другом свободном от текста месте первой страницы проставляется регистрационный штамп входящего документа, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс включает первую букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения.

9.1.4. После регистрации обращения передаются на рассмотрение ректору и его заместителей, которые определяют конкретного исполнителя или ответственного за исполнение, порядок и сроки исполнения.

Поручения оформляются на отдельном листе, которые приобщаются к обращению.