Внесение изменений в лна
Опубликовано в журнале Современные технологии делопроизводства и документооборота». 2012. № 10.
Нормативная правовая база организации подвержена изменениям. Основанием для внесения изменений в ранее принятые локальные нормативные правовые акты организации (далее – ЛНА) может быть изменение федерального или регионального законодательства, изменение условий функционирования самой организации, необходимость систематизации принятых нормативных актов и устранения множественности правовых норм. Своевременное внесение изменений в базу ЛНА позволяет поддерживать ЛНА в актуальном состоянии, что, в свою очередь, способствует эффективной деятельности организации.
В практике систематизации федерального законодательства существует правило, в соответствии с которым внесение изменений, например, в законодательные акты (их может быть несколько) оформляется самостоятельным законодательным актом, в котором изменения, вносимые в каждый законодательный акт, оформляются самостоятельными статьями. Иначе говоря, если принимается законодательный акт, требующий в связи с вводимыми нормами внесения изменений в ранее принятые акты, положения о вносимых изменениях не включаются во вновь принимаемый акт, а оформляются отдельным документом. Наличие в законопроектах, устанавливающих новое правовое регулирование, статей, содержащих внесение изменений в законодательные акты или их структурные единицы, не допускается4.
Этого правила мы предлагаем придерживаться и при актуализации нормативной правовой базы организации.
Поскольку разработка ЛНА планируется, в план разработки ЛНА, если вопрос о необходимости внесения изменений в ЛНА в связи в принятием планируемого к разработке акта очевиден, включается пункт о внесении изменений в ранее принятые и действующие ЛНА. Если необходимость внесения изменений в ЛНА проявляет себя уже при разработке нового нормативного документа, разработчик ЛНА готовит предложения о необходимости внесения изменений в ранее изданные ЛНА. Изменения в ЛНА должны вноситься одновременно с принятием нового ЛНА, иначе может оказаться, что одновременно будут действовать противоречащие друг другу правовые нормы.
Еще один вопрос, требующий пояснения, это вопрос о том, как, каким документом следует вносить изменения в ЛНА.
В федеральном законодательстве этот вопрос решается следующим образом: если изменения вносятся в федеральный закон, внесение изменений осуществляется федеральным законом (например: Федеральный закон «О внесении изменений в статью … Федерального закона от … № … «О …»), если изменения вносятся в постановление Правительства Российской Федерации, издается постановление Правительства о внесении изменений в … и т.д. Можно сказать, что внесение изменений осуществляется актом того же вида, изданного тем же органом власти, и обладающего той же юридической силой.
Того же правила следует придерживаться и при внесении изменений в ЛНА, по крайней мере в части соблюдения уровня принятия акта. Например, если Положение о порядке увеличения уставного капитала акционерного общества утверждено советом директоров общества и решение об этом зафиксировано в протоколе совета директоров, внести изменения в этот документ можно только решением совета директоров «О внесении изменений в…», которое также должно быть оформлено протоколом заседаний совета директоров (в данном случае это требование законодательства, поскольку Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ (ст. 68) устанавливает, что решения совета директоров акционерного общества фиксируются в протоколах). Если ЛНА утвержден распорядительным документом, например приказом организации, внести изменения в ЛНА можно приказом организации.
Однако, в практике работы некоторых организаций, среди которых есть крупные акционерные компании, принят иной порядок внесения изменений в ЛНА, в соответствии с которым, независимо от того, кем и как был утвержден ЛНА, изменения в него вносятся документом, имеющим название «изменения», при этом изменения в ЛНА принимаются (утверждаются) тем органом, который утверждал основной документ. В этом случае, если, например, ЛНА утверждался решением совета директоров (наблюдательного совета) или иным коллегиальным органом, принимаемое решение фиксируется в протоколе, а затем на основании решения оформляется документ – «изменения»; если основной ЛНА утверждался приказом организации, изданным ее руководителем, при необходимости внести изменения в ЛНА руководитель утверждает «изменения» к данному ЛНА. В последнем случае соблюдается главное – уровень принятия решения, что обусловливает равную юридическую силу основному ЛНА и изменениям к нему.
Такой порядок внесения изменений в ЛНА удобен тем, что упрощает процедуру отслеживания изменений к ЛНА, ведения их учета, своевременной актуализации и систематизации внутренней нормативной базы организации. Изменения к ЛНА имеют дату (дату утверждения) и самостоятельный регистрационный номер. Ссылка на ЛНА при наличии у него изменений оформляется следующим образом: «… в соответствии с Положением о системе оплаты труда работников ООО «Гранит», утвержденном приказом общества от 15.02.2010 № 18 (с изменениями от 21.08.2011 № 28 и от 11.03.2012 № 8) …». Сами изменения, как правило, оформляются также, как и ЛНА, то есть с титульным листом, соответствующим наименованием и другими реквизитами, используемыми при оформлении ЛНА. Название изменения в этом случае может быть следующим:
ИЗМЕНЕНИЯ к Положению о защите персональных данных, утвержденном приказом общества от 08.11.2011 № 276
Поскольку, как уже было отмечено, изменения утверждаются также как и собственно ЛНА, на титульном листе изменений проставляется гриф утверждения с указанием кем и когда (дата) утвержден документ, на титульном листе также проставляется регистрационный номер изменений (под грифом утверждения или слева от границы левого поля на уровне нижней строки грифа утверждения). В любом случае, организация вправе установить свои правила оформления данного документа.
Следует обратить внимание на то, что обязательным условием применения данного порядка является разработка и принятие ЛНА, определяющего порядок разработки и принятия ЛНА и порядок внесения изменений в ранее принятые ЛНА. Иначе говоря, для применения данного порядка необходимо нормативное обоснование.
В любом случае, как бы ни оформлялось внесение изменений в ЛНА, при внесении изменений обязательно указываются:
вид акта и его наименование,
дата утверждения акта,
регистрационный номер акта.
Если ЛНА утверждался распорядительным документом, фактически его датой и номером являются дата и регистрационный номер распорядительного документа.
Изменения, вносимые в текст ЛНА, могут быть следующими:
замена слов, цифр;
исключение слов, цифр, предложений;
исключение структурных единиц документа;
дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами или предложениями;
дополнение текста ЛНА новыми структурными единицами;
новая редакция структурной единицы;
отмена ЛНА.
Вносить изменения всегда следует только в основной ЛНА. Вносить изменения в основной ЛНА путем внесения изменений в ранее изданный изменяющий его документ недопустимо. При внесении изменений текст нормативного положения заключается в кавычки. Вносимые в ЛНА изменения должны излагаться последовательно (постатейно) с указанием номера конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения. Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы законодательного акта, которая изменяется, каждое изменение нумеруется арабскими цифрами: 1. ; 2. … и т.д.
Текст ЛНА о внесении изменений начинается с обоснования, в котором указывается документ (документы), послуживший основанием для внесения изменений, например:
В соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 26.03.2007 № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» внести в Инструкцию о порядке выдачи денежных чековых книжек клиентам АКБ «Морской», утвержденную приказом председателя Правления банка от 05.07.2005 № 112, следующие изменения: …».
Изменения, вносимые в ЛНА и в каждую структурную единицу документа, оформляются самостоятельными статьями, нумеруемыми арабскими цифрами. Изменения излагаются последовательно (постатейно) с указанием конкретной структурной единицы, в которую они вносятся, вновь вносимый текст, также как и текст (фрагмент текста) ранее действовавшей редакции, заключаются в кавычки, например:
…
«6. Внести в приложение № 5 в графу «Операции (процедуры), выполняемые при выдаче разрешений», следующие изменения: …».
7. Изложить п. 5.8. в следующей редакции: «5.8. Копии выданных в установленном порядке разрешений помещаются в дело подразделения в соответствии с номенклатурой дел.».
8. Изложить приложение № 6 в редакции приложения № 1 к настоящему приказу.».
Рассмотрим более подробно порядок внесения изменений в ЛНА в зависимости от характера вносимых изменений.
Замена слов, цифр, исключение слов, цифр, предложений
Если изменяемые нормы нет необходимости полностью излагать в новой редакции, в их текст вносятся уточнения путем замены, исключения или дополнения отдельными словами, цифрами, фрагментами предложений или предложениями. В этих случаях используются следующие формулировки:
«6. В пункте 4.2. слова «порядком избрания» заменить словами «порядком назначения, избрания.».
«3. В пункте 2.3. исключить слова «информации ограниченного доступа.».
«8. В пункте 5.2. исключить предложение «Информация об объемах и о сроках перечисления средств относится к информации, составляющей коммерческую тайну.».
Если в пункте ЛНА необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах или в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся, рекомендуется применять следующую формулировку:
«11. В п. 10.1. слова «документ на машинном носителе»* в соответствующих числе и падеже заменить словами «электронный документ»* в соответствующих числе и падеже» (cлова, обозначенные звёздочкой, в тексте изменяющего акта указываются в именительном падеже единственного числа).
При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется слово «цифры», а не «числа», например:
«3. В п. 3.2. цифры «12, 14, 16» заменить цифрами «13, 15, 17.»
При необходимости заменить слова и цифры употребляется слово «слова»: «слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз.».
Исключение структурных единиц документа
Структурными единицами ЛНА являются разделы, подразделы, пункты, подпункты документа. В случае изменения ЛНА из текста могут исключаться структурные единицы акта любого уровня, при этом рекомендуется использовать следующие формулировки:
«1. Пункт 2.1. исключить.»
…
«4. Абзац 2 п. 4.2. исключить.»
При признании структурной единицы утратившей силу пересчет последующих структурных единиц не производится. Например, утративший силу п. 2.1. будет участвовать в подсчете пунктов при последующем внесении изменений в текст данной структурной единицы документа, а пункты 2.2., 2.3. и др. сохранят свои номера. Это делается для того, чтобы ЛНА сохранял свою изначальную структуру, чтобы им можно было пользоваться в любой момент времени. Это особенно важно в случаях, если на ЛНА в ранее действовавшей редакции были сделаны ссылки в других документах.
Дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами или предложениями
При дополнении текста ЛНА новыми словами, цифрами, предложениями указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, при этом используются следующие формулировки:
«5. Пункт 2.11. после слова «считать» дополнить словом «соответственно.».
«6. Второе предложение п. 3.13. после слова «обеспечивают» дополнить словами «и организуют перевозку до места назначения.».
«7. Абзац второй п. 4.1. после слова «порядок» дополнить словом «регистрации.».
Дополнение текста ЛНА новыми структурными единицами
При дополнении ЛНА новой структурной единицей указывается точное месторасположение дополняемой структурной единицы со ссылкой на соответствующий раздел, подраздел, пункт, подпункт, например:
«8. Пункт 11.1. дополнить пунктом 11.1-1. следующего содержания: «...».
«9. Раздел 6 дополнить подразделом «6.3. Расчет себестоимости» следующего содержания:
«6.3.1. … .
6.3.2. … и т.д.».
При использовании многоуровневой нумерации с применением арабских цифр новым пунктам, включаемым не в конец структурной единицы, целесообразно присваивать номер предыдущего пункта с добавлением дополнительного индекса (цифрового или буквенного), например:
«...дополнить пунктом 11.1а. следующего содержания: «11.1а. ...»;
«...дополнить пунктом 11.1б. следующего содержания: «11.1б. ...»;
или: «...дополнить пунктом 11.2-1. следующего содержания: «11.2-1. ...».
Такой подход к нумерации позволяет сохранять нумерацию структурных элементов ЛНА и даёт возможность включать новые структурные единицы.
Если дополнения вносятся в конец структурной единицы ЛНА, необходимо продолжать имеющуюся нумерацию разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, например:
«6. Пункт 5.2. дополнить пунктом 5.2.6. следующего содержания: «5.2.6. …» (при этом последним пунктом документа был п. 5.2.5.).
В случае дополнения документа новыми структурными элементами, не имеющими цифрового обозначения (абзацами), или исключения структурных элементов, не имеющих цифрового обозначения, структурные элементы в новой редакции ЛНА считаются с учетом дополненных (исключенных), например:
«5. Пункт 6.1. после второго абзаца дополнить абзацем следующего содержания: «В случае ...».
Абзацы третий, четвертый, пятый считать соответственно абзацами четвертым, пятым и шестым.»;
«6. Пункт 7.1. после первого абзаца дополнить абзацем следующего содержания: «Ответственность за ...».
Абзац второй и третий считать соответственно абзацами третьим и четвертым.»;
Если дополненные структурные элементы, не имеющие цифрового обозначения (абзацы), являются последними в тексте документа, оговорка об изменении нумерации предыдущих структурных элементов не делается, например:
«8. Пункт 6.7. дополнить абзацем следующего содержания ...».
Если необходимо дополнить ЛНА новыми приложениями используется следующая формулировка:
«Дополнить (Положение, Инструкцию и др.) приложениями № 4 и 5 в редакции согласно приложениям № 1 и 2 к настоящему приказу.».
Новая редакция структурной единицы
Структурная единица ЛНА излагается в новой редакции, если в данную структурную единицу необходимо внести существенные изменения или если в текст структурной единицы неоднократно вносились изменения.
При необходимости изложить текст структурной единицы ЛНА в новой редакции применяется следующая формулировка:
«7. Изложить пункт 6.5. в следующей редакции:
«6.5. Разрешить при необходимости в установленном порядке включать в состав комиссии новых членов - представителей подразделений, отвечающих за информационное обеспечение деятельности.».
«8. Изложить абзац второй пункта 7.1. в следующей редакции:
«Учет заявок ведется Департаментом в виде электронного перечня.».
При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения включается в текст изменяющего законодательного акта, а не является приложением к нему, например:
«10. Изложить приложение №1 в редакции согласно приложению к настоящему приказу.».
Если необходимо изложить в новой редакции текст ЛНА целиком, необходимо переработать документ, утвердить его с одновременной отменой ранее действовавшего ЛНА (признанием его утратившим силу).
Отмена ЛНА (признание ЛНА утратившим силу)
Принятие новых ЛНА может приводить к тому, что ранее принятые документы необходимо отменить, или, иначе говоря, признать утратившими силу.
Как правило, новый ЛНА с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего ЛНА принимается в случаях, если:
необходимо внести в ЛНА изменения, требующие переработки текста документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
необходимо внести в ЛНА изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
сохраняют значение только отдельные структурные единицы ЛНА, причем частично.
При необходимости отменить ЛНА используется следующая формулировка:
«2. Признать утратившим силу Положение об организации хранения документов общества, утвержденное приказом общества от 12.04.2001 № 23.».
Если одним и тем же приказом сначала утверждается новый ЛНА, затем отменяется ранее действовавший документ. Если после пункта об утверждении ЛНА в приказе имеются другие пункты, пункт о признании ЛНА утратившим силу, помещается в конце приказа (перед пунктом о контроле).
1 Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главное архивное управление, ВНИИДАД, ЦГАДА. – М., 1974. 80 с.
2 Поскольку существует множество разновидностей уставов (устав организации, устав субъекта Российской Федерации, устав муниципального образования (города, района и др.), устав международной организации, воинский устав, дисциплинарный устав и др.), будем иметь в виду конкретную разновидность устава – устав организации.
3 В организациях, работающих по стандартам системы менеджмента качества, многие виды ЛНА оформляются и утверждаются как стандарты организации (СтО). Утверждение таких стандартов осуществляется приказами руководителя.
4 Исключение составляют законопроекты о федеральном бюджете на соответствующий год и законопроекты о средствах государственных внебюджетных фондов, в которых допускается наличие статей о приостановлении действия или о продлении действия законодательных актов или их структурных единиц.