Боев Александр Коучинг 2015-07-18_19 / Алан Лакейн - Искусство успевать

куда она складывала письма, записки, вырезки из газет и журналов, расписания занятий своих детей, объявления о собраниях, рекламные проспекты, счета, чеки, подписные квитанции, конспекты лекций по истории Китая, которые она прослушала на курсах, нитки, ленты, веер и поздравительные открытки.

Когда она собиралась ответить на письмо, у нее не было иного выхода, кроме как вытаскивать все содержимое ящика и начинать поиск нужного письма. Когда же раз в месяц ей надо было платить по счетам, ей опять приходилось

вытряхивать весь ящик. Она старалась как можно меньше заниматься этой неприятной процедурой, и поэтому откладывала ответы на важные письма.

Решение этой проблемы казалось очевидным и я предложил ей приобрести специальный ящик для досье и сотню больших конвертов. Миссис Джоунс завела отдельные конверты для рецептов, счетов, писем, на которые надо было ответить, для писем, которые она хотела сохранить, для бумаг, посвященных учебе детей, рекламным проспектам и т.д. С помощью этой системы хранения она

могла легко распределять и новые бумаги по этим конвертам. Теперь, когда она собиралась написать ответ, ей не нужно было тратить много времени для того, чтобы найти нужное письмо. Достаточно было взять соответствующий конверт.

Разумеется, у многих домашних хозяек существует какой-то свой порядок в распределении бумаг.

Самое главное в таком порядке – это отделять важные дела «А» от менее значительных дел «В». Если у вас много документов и переписки, вам необходимо разделить их на категории «А», «Б» и «В».

Каждая домашняя хозяйка

заслуживает своего домашнего стола

Отдельный письменный стол еще лучше для домашней хозяйки, чем ящик для досье. У домашней хозяйки очень много бумаг и ей нужно иметь удобное место для того, чтобы заниматься ими. Я видел интерьеры, в которых вместо журнального столика около дивана был размещен письменный стол с настольной лампой. Некоторые дизайнеры предлагали использовать незанятый угол кухни для хранения бумаг и занятий «бумажными делами». Я от всей души приветствую такие попытки создать для домашней хозяйки такой уголок.

Владелец большого магазина одежды пожаловался мне на огромное количество бумаг, которые сыпались на него каждый день. Ему сообщали о новинках моды, направляли предложения от различных производственных и оптовых фирм, посылали проспекты, местные газеты, формы отчетности и счета. Ему приходилось открывать все эти конверты, просматривать их содержимое. Кроме того, он сам постоянно писал всевозможные записки с мыслями о том, как улучшить свое дело.

Он постоянно пытался навести порядок в этих бумагах, так как не

мог точно решить, что делать со многими из них. К тому же, он не хотел расставаться с рядом идей, которые он запечатлел в письменной форме. Однако он не пытался распределить свои бумаги в зависимости от их значимости, поэтому груда бумаг на его столе возрастала до угрожающих размеров.

Я помог ему решить его проблему, предложив сразу же после получения утренней корреспонденции распределять ее по степени важности, выкладывая наиболее значительные послания на самый верх. Кроме того, я посоветовал ему складывать все бумаги, относящиеся

кделам «Б» и «В» в правый ящик стола. На следующий день, разбирая почту, он вынимал из ящика вчерашнюю корреспонденцию лишь по мере того, как у него появлялось свободное время. Часто, возвращаясь домой он жалел, что так и не добрался до того или иного письма. Поэтому на следующий день он вынимал его из ящика и присоединял

к«сегодняшней» почте. Иногда он получал второй запрос. В этих случаях он поднимал из ящика первое послание и присоединял его к текущей почте. В целом же 80 процентов бумаг, которые скапливались у него в ящике, никогда ему не требовались, и лишь

20 процентов отложенных бумаг оказывались необходимыми.

Когда ящик оказался переполненным, я предложил своему клиенту, чтобы он переместил все содержимое в нижний правый ящик. Через три недели верхний ящик опять оказался заполненным до отказа. Тогда он разобрал нижний ящик и выбросил из него все, что ему было не нужно. Впоследствии, раз в две – три недели, он повторял эту процедуру.

Следующая стадия – мусорная корзина

В дальнейшем, при первой же

возможности он выбрасывал бумаги

вмусорную корзину. Возможно, что большая часть бумаг, которые он вынимал из правого нижнего ящика, могла сразу же последовать в мусорную корзину без какого-либо ущерба для дела, но мой клиент не хотел сразу все выбрасывать. Поэтому я предложил ему складывать то, что он хотел сберечь,

вспециальную коробку, на которой он написал: «Дела „В“, взятые из правого нижнего ящика, сентябрь 1 – 30». Потом он таким же образом складывал коробку за коробкой в шкаф. Там эти материалы хранились

втечение года. Через год он бегло просматривал накопившиеся бумаги

и мысленно поздравлял себя, что не занимался многими вещами, которые оказались ненужными. Теперь он уже без всяких колебаний выбрасывал почти все и оставлял лишь две –три бумаги, которые сохраняли для него актуальность. Он присоединял их к текущей почте и занимался ими в этот же день.

Через год становилось ясно, что он избавил себя от массы тяжелой работы, которая вряд ли принесла бы ему значительную пользу. Например, его записки о необходимости переделать полки, на которых были разложены свитера, оказалась ненужной, потому что в течение года