Вхідний

документ

Вихідний документ

Процес підготовки вихідного документа

Процес підготовки внутрішнього документа

Підготовка вихідного документа на основі внутрішнього

Внутрішній

документ

Рис.4. Зв’язок вхідного документа з вихідним

Вхідний

документ

Вихідний документ

Виконавець готує вихідний документ

Внутрішній

Документ (документи)

На основі внутрішнього документа канцелярія

готує вихідний документ

Рис. 5. Підготовка вихідного документа.

Вихідний документ

Вхідний

документ

Вихідний документ потребує надходження вхідного документа

Рис. 6. Вихідний документ, що знаходиться на контролі.

Вхідний

документ

Вихідний документ

Стандартний процес підготовки відповіді

Уточнення відповіді, узгодження рішення

Процес повторного звертання

Вхідний

документ

Стандартний процес підготовки відповіді

Вихідний документ

Рис.7. Процес узгодження рішення або уточнення відповіді.

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу - це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеню завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).

8.3. Основні принципи організації канцелярської роботи.

Основними принципами документообігу є те, що в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ що не потравив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним, втраченим, В організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, які не зареєстровані відповідним чином в канцелярії губляться найчастіше.

Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on-line зв’язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії.

Для повноти оцінки документообігу не повинна закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не повинна замикатися лише не канцелярії, повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації.

Насамперед усі документи, що проходять через відділ мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів).

Будь-який папір, що не має реєстраційного номера – це просто папір, а не документ.

Документом його робить саме наявність на ньому реєстраційного номера.