5.4. Організація документообороту

Документооборот – це порядок і шляхи руху документів на підприємстві. Організовує документооборот головний бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації: 1)Складання первинних документів і їх реєстрація; 2)Облікова обробка та використання; 3)Передача документів для зберігання в архів.

Ці етапи відображають у спеціальному документі – план-графік документообороту. Документи оформляються у вигляді накопичувальних та групувальних відомостей. Всі первинні документи містять кореспондуючі рахунки.

Для зберігання документів призначені архіви, терміни зберігання визначені законодавчо, головним архівним угруповуванням при Кабміні України.

5.5. Інвентаризація в системі первинного обліку

Інвентаризація – спосіб спостереження, регістрація госп.операцій призначених для підтвердження правильності та достовірності бух.обліку та звітності.

Інвен-ція проводиться шляхом перевірки наявності майна під-ва через перерахунок, зважу-вання, вимір, оцінку залишків і порівняння одержаних результатів з документальними даними БО.

Основні завдання інвентаризації: 1)виявка фактичної наявності господарської операції; 2)встановлення надлишку або нестачі цінностей і відображення їх в бух.обліку; 3)виявлення ТМЦ, які втратили свою первісну якість; 4)перевірка достовірності і реальної вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.

Інвентаризації підлягають:ОЗ, немат. активи, ТМЦ, грош. кошти, документи та розрахунки.

За повнотою оформлення інвентаризацію поділяють на повну і часткову.

Залежно від характеру проведення інвентаризацію поділяють:

• планова – здійснюється за раніше складеним планом відповідно до затвердженого графіка її проведення

• позапланова – проводиться за розпорядженням керівника, за вимогою слідчих та контролюючих органів при зміні матеріально-відповідальних осіб або проведенні ревізії.

Ефективними є раптові часткові інвентаризації, які підвищують відповідальність матеріально-відповідальних осіб у своєчасному оприбутковуванні і списанні мат.цінностей.

Відповідно до нормативних актів об’єкти і строки проведення інвентаризації визначаються керівником підприємства, крім випадків, коли їх проведення є обов’язковим, а саме:

• перед складанням річної фін.звітності

• при передачі майна держ.підприємства в АТ

• зміна мат.-відповідальних осіб (на день приймання, передачі справ).

• встановлення фактів крадіжок, псування, а також за приписом судово-слідчих органів

• пожежі, стихійні лиха, аварії

• ліквідація підприємства.

Для інвент. на під-вах, наказом керівника, створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії.

Інвентаризація проводиться на 1-ше число місяця поточного звітного періоду. В процесі інвентаризації відбувається підрахунок, зважування, обмір фактичної наявності об’єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі (складається в декількох примірниках), котрий підписують всі члени комісії.

Дані інв.описів порівнюються з даними б.о. і складають порівняльні відомості. Визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння встановлюють відповідність або невідповідність облікових фактичних даних.

Затверджені результати інвентаризації відображаються в б.о. в такому порядку:

1. надлишки основних засобів, товарів, матеріалів, цінних паперів, коштів підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно до доходів діяльності або збільшенню фінансуванню

2. нестачу цінностей в межах затверджених норм списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування

3. понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди (у подвійному розмірі)

4. понаднормові витрати і нестачі мат.цінностей та готової продукції, якщо винних осіб не встановлено, зараховують на збитки або зменшення фінансування.