1.3 Краткое описание отделов и цехов тоо «Стеклотрейд»

Предприятие «Стеклотрейд» делится на такие подразделы как стекольный цех, цех обработки стекла, художественный отдел, отдел изготовления стеклопакетов, мебельный цех, стол заказов, склад готовой продукции, бухгалтерия, касса, отдел кадров (ОК), склад сырья.

Задачами стекольного цеха являются: резка стекла, зеркала, рельефного декоративного стекла, изготовление аквариумов, реставрация боковых зеркал на автотранспорт.

- В цехе по обработки стекла производится дальнейшая работа со стеклом – обработка края, шлифовка, обработка еврокромкой, фацет, склейка деталей, полочек, сверление отверстий в стекле и зеркале.

- Цех по художественной работе (цех по пескоструйным работам) занимается нанесением рисунка на стекло, зеркало, матирование, художественное оформление.

- В мебельном цехе производится распил ЛДСП, обработка края кромкой, сбор корпусной мебели.

- В столе заказов – происходит принятие заявок от клиентов оформление, заказа, работа по разработке эскиза с клиентом.

- Склад готовой продукции. В данном подразделении выдается готовая продукция, контролируется отгрузка.

- Бухгалтерия. Бухгалтерия осуществляет учет, поступлении, убытие товарно-материальных ценностей. Учет, реализация готовой продукции, учет сырья, авансовые учеты (расчеты с подотчетными лицами) и др.

- ОК. Комплектация штатного расписания квалифицированными специалистами. Повышение квалификации работников; Оформление документов по приему, увольнению, предоставлению отпусков, командировок, работа с военкоматом.

1.3.1 Организационная структура и характеристика отдела «Стол заказов»

Отдел «Стол заказов» обеспечивает работой всё предприятие. От правильности принятия заказов зависит качество, скорость выполнение работы предприятия.

В отделе работают два менеджера по приему заказов, один дизайнер. Заказы принимаются менеджерами, обсчитывается стоимость заказа, после оформление заказа выписывается квитанция на оплату, и после оплаты заказ перемещается на выполнение в цех. Квитанция об оплате остается у клиента, и при выдаче заказа, проверяется на наличии оплаты, указанной в квитанции и, опираясь на номер заказа, указанного на квитанции, выдается готовая продукция.

Заказ записывается на специальном бланке. Пример бланка представлен в приложении Ж, пример квитанции в приложении Е. Также, при необходимости менеджерами выписывается счет на оплату.

В процессе работы отдел «Стол заказов» сотрудничает с бухгалтерией, складом. Формирование и правильность документов, которые выдаются клиенту, контролируются бухгалтерией. Склад информирует о готовности заказа, сотрудничает со «Столом заказов» в случае затруднения в поиске заказа, в случае возникновения вопросов со стороны клиентов. В день в среднем менеджерами оформляется от 30 до 60 заказов.

Менеджеры, формируя заявку должны легко оперировать информацией об имеющемся материале, об остатках на складах, о примерном кол-ве заявок, находящихся в работе в данный момент, а также о ценовой политике предприятия.

Цены, перечень имеющихся материалов, с которыми ежедневно работают менеджеры, утверждаются директором. При изменении цен, утвержденный прайс-лист (Приложение О) сначала направляется бухгалтеру, а затем копия прайс-листа передается в «Стол заказов» для работы с клиентами. На основании прайс-листа происходят все расчеты при формировании заявок.

Цель, которую все время должен преследовать менеджер – это избежание задержек при оформлению заявки, и тем самым не допускать создание очереди. Для этого очень важно, чтобы сам процесс оформление заявки был прост, удобен и практичен, чтобы при создании заказа не допустить ошибки.

Дизайнер, тоже относящийся к столу заявки, участвует в формировании заявки, при разработки пескоструйного рисунка на стеклянные поверхности. Разрабатывается несколько вариантов, и после того как клиент остановится на определенном варианте, утверждается и передается менеджеру для обсчета художественной работы. Цена рисунка зависит от сложности, и площади рисунка, поэтому при оформлении эскиза, на бланке указывается размер зеркала/стекла, размер самого рисунка и степень сложности. Оперировать этими сведениями дизайнеру помогает знание технологии нанесения рисунка на поверхность, для этого он должен непрерывно сотрудничать с цехом художественного оформления. Пример бланка оформления эскиза представлен в приложении Л.