Правила засвідчення копії (фотокопії) документа та виписок із нього:

1) вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у випадках, якщо справжність її підпису на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою органу місцевого самоврядування, або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи;

2) вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність її засвідчена в нотаріальному порядку або якщо вона видана юридичною особою, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа міститься в справах юридичної особи, яка видала документ;

3) вірність копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану та надалі використовуватимуться за кордоном засвідчуються нотаріусом лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставляння стиля) оригіналів цих документів;

4) вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили, і за наявності відмітки про те, що оригінал рішення міститься у справах суду, який видав документ.

5) вірність виписки може бути засвідчена лише у випадку, якщо його зроблено із документа, у якому міститься рішення кількох, не пов'язаних між собою питань. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання;

6) нотаріус зобов'язаний звірити з оригіналом копію чи виписку з документа, вірність яких він засвідчує.

Провадження із засвідчення вірності копій (фотокопій) документів та виписок із них належить до одноетапних нотаріальних проваджень, тобто які у своєму розвитку проходять три стадії.

1.Стадія відкриття даного провадження пов'язується із зверненням до нотаріуса в усній формі власника оригіналу документа або іншої особи, яка звертається до нотаріуса за засвідченням копії оригіналу такого документа. Дана нотаріальна дія не передбачає надання нотаріусу документів, які б підтверджували право особи на засвідчення копії документа, власником якого вона не є. Наприклад, копію з диплома, атестата повнолітньої дитини можуть засвідчити батьки без наданням їх довіреності.

2. Стадія підготовки до вчинення нотаріальної дії передбачає собою сукупність процесуальних дій нотаріуса, які зводяться до перевірки:

- належності даного питання до його компетенції;

- встановлення особи, перевірки її право- та дієздатності;

- перевірки відповідності оригіналу документа вимогам закону;

- перевірки щодо встановлення законом заборони на посвідчення копії з поданого оригіналу документа;

- перевірки правильності справляння державного мита чи плати.

3. Стадія безпосереднього вчинення даного нотаріального

провадження зводиться до таких процесуальних дій нотаріуса:

- викладення копії документа на спеціальному нотаріальному бланку. При засвідченні виписки він має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. При виготовленні виписки з багатосторінкового документа обов'язково відтворити текст першої та останньої сторінок, які дають можливість ідентифікувати документ, вірність виписки якого засвідчується.

- звірити копію (фотокопію) чи виписки з оригіналом;

- вчинити посвідчувальний напис:

- вчинити свій підпис та скріпити документ печаткою;

- внести відомості до реєстру вчинюваних нотаріальних дій;

- видати документ особі за її підписом у реєстрі (копії таких документів не залишаються в архіві нотаріуса).

50. Засвідчення справжності підпису на документах.