3.2 Порядок складання звітності за рахунками із заробітної плати

Кожен суб’єкт підприємницької діяльності, який нараховує або сплачує доходи на користь фізичних осіб має подавати податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, а простими словами — звіт за формою 1дф (Додаток В). Такий суб’єкт підприємницької діяльності набуває статус податкового агента щодо такої фізичної особи.

Обов’язок складати та подавати до податкової служби звіт за фомою 1дф визначено у підпункті «б» пункту 176.2 статті 176 Податкового кодексу України.

Порядок заповнення та подання звіту за формою 1дф регулюється Наказом ДПАУ №1020 від 24.12.2010 року.

Розрахунок за формою 1дф подається протягом 40 календарних днів наступних за звітним кварталом. Якщо останній день строку поданню звіту припадає на вихідний або святковий день, то граничний термін подання переноситься на найближчий робочий день.

Розрахунок 1дф можна подавати до податкової у електронній та паперовій формі. Звіт можна надіслати звичайною поштою, подати особисто у вікно прийняття звітності безпосередньо у податковій службі або надіслати засобами електронного зв’язку за умови використання електронного цифрового підпису.

Звіт 1дф повинен бути підписаний директором, головним бухгалтером та завірений печаткою для юридичної особи, або підписом та печаткою, за наявності, для фізичної особи.

Форму № 1-ДФ необхідно підготувати у двох примірниках, один з яких залишиться у податковій. Інший, після проставляння на ньому штампу та підпису податкового інспектора, вам повернуть. Цей екземпляр необхідно неодмінно зберегти.

Отже, переходимо безпосередньо до заповнення звіту за формою № 1-ДФ.

1. Ставимо номер сторінки податкового розрахунку.

2. Відмічаємо необхідну клітинку, в залежності від того, що це за розрахунок.

3. Поле «Порція» заповнюється працівником податкової служби.

4. Тут, думаю, все зрозуміло. Якщо значущих цифр менше ніж клітинок, то пусті клітинки доповнюються нулями.

5. Ставимо галочку у необхідну клітинку, в залежності від статусу суб’єкта підприємницької діяльності.

6. Проставляється чисельність штатних працівників облікового складу суб’єкта підприємницької діяльності. Якщо за звітний квартал було звільнення працівників, то проставляється найбільша штатна чисельність, яка була за звітний період.

7.Ставимо кількість працівників, що працювало за звітний період за сумісництвом та за цивільно-правовими договорами.

8. Ставиться арабськими цифрами порядковий номер кварталу і рік.

Графа 2. Ставимо ідентифікаційний номер фізичної особи платника податків, щодо якої подаємо податковий розрахунок.

Графа 3а. Відображається дохід, що було нараховано фізичний особі за звітний квартал. Необхідно вказувати повну суму доходу, у яку входить нарахований податок з доходів фізичних осіб, суми внесків до пенсійного фонду та фондів соціального страхування.

Графа 3. Відображаємо суму виплаченого доходу за звітний період. Тобто, якщо заробітна плата, що була нарахована, наприклад, у березні, а виплачена у квітні, то вона відноситься до березня, та відображається у податковому розрахунку за перший  квартал.

Графа 4а. Ставимо суму нарахованого податку з доходу фізичної особи.

Графа 4. Ставимо суму податку, що було фактично перераховано до бюджету на дату подання податкового розрахунку.

Всі суми у цих графах відображаються у грошовій формі у національній валюті, у гривнях з копійками.

Графа 5. Ставимо цифру ознаки доходу. Довідник ознак доходів можна подивитися у вищезгаданому Порядку. Слід відзначити, що на кожну фізичну особу, щодо якої подається податковий розрахунок, заповнюється стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. У кожному рядку необхідно обов’язково заповнювати графу 2 «Ідентифікаційний номер».

Графи 6 та 7 заповнюються, щодо фізичної особи, тільки у тому разі, якщо вона приймалась або звільнялась з роботи у звітному кварталі. Якщо якась подія мала місце у податковому періоді, то у відповідну графу ставиться дата у форматі число, місяць, рік. Наприклад: 22.04.2012.

Графа 8. Ставиться ознака податкової соціальної пільги, згідно з довідником ознак соціальних пільг, який є у додатку до вищезгаданого Порядку. Якщо у звітному періоді до фізичної особи не застосовувалася соціальна пільга, то у рядку ставиться прочерк.

Графа 9. Остання дев’ята графа заповнюється тільки для «нового звітного» та «уточнюючого» податкового розрахунків. «Нуль»ставиться, якщо рядок треба ввести, «одиниця» – якщо рядок треба вилучити.

У останньому рядку ставляться загальні суми за графами 3, 3а, 4 та 4а.

Якщо вами були виявлені помилки у формі 1-ДФ, яку ви вже встигли подати до податкової, то не слід засмучуватися. Відповідальності за подання форми 1-ДФ із помилками діючим законодавством не передбачено. Якщо помилка була виявлена самостійно до закінчення граничного строку подання звіту, тобто раніше ніж 40 днів після закінчення звітного періоду, потрібно просто подати новий звітний податковий розрахунок. Якщо ж помилка була виявлена після закінчення граничного строку подання звітності, то необхідно подати уточнюючий податковий розрахунок.

Звіт до органів Пенсійного фонду подається страхувальником або відповідальною особою страхувальника за місцем взяття на облік в органах Пенсійного фонду в один із таких способів: в електронній формі з використанням ЕЦП через центр обробки електронних звітів згідно з Порядком подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі.

Таблиці звіту завіряються підписами керівника та головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника. Якщо страхувальник є юридичною особою, таблиці звіту засвідчуються печаткою страхувальника. Якщо страхувальник є фізичною особою, таблиці звіту засвідчуються печаткою страхувальника (за наявності).

Звіт повинен містити такі обов'язкові реквізити:

1. Тип документа (початкова, скасовуюча, призначення пенсії, додаткова); звітний період, за який подається звіт;

2. Повне найменування (прізвище, ім'я, по батькові) страхувальника згідно із Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

3. Для юридичних осіб зазначається код за ЄДРПОУ;

4. Код основного виду економічної діяльності, відповідно до якого встановлено клас професійного ризику;

5. Клас професійного ризику виробництва; місцезнаходження (місце проживання) страхувальника;

6. Код органу Пенсійного фонду України, до якого подається звіт; дата подання звіту;

7. Ініціали, прізвища та реєстраційні номери облікових карток посадових осіб страхувальника;

8. Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період (за наявності);

9. Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати (за наявності); штатна чисельність працівників (за наявності);

10. Підписи страхувальника - фізичної особи та/або посадових осіб страхувальника, засвідчені печаткою страхувальника (за наявності). Зазначені вище реквізити мають бути обов'язково заповнені в усіх таблицях додатків до звітів, де вони передбачені.

Приватне підприємство формує звіт з трьох таблиць:

• Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску (Додаток Г);

• Таблиця 5. Відомості про трудові відносини осіб;

• Таблиця 6. Відомість про нарахування заробітної плати (доходу) застрахованим особам.

Цей звіт бухгалтер формує на підставі бухгалтерських документів відповідно до яких проводиться нарахування, на які відповідно до Закону нараховується єдиний внесок. Звіт зобов’язані формувати та подавати до органів Пенсійного фонду звіт не пізніше 20 числа місяця, що настає за базовим звітним періодом.

Отже, ми бачимо, що звіти мають подаватися обов’язково. Звіт 1ДФ робиться раз на квартал і подається до Кагарлицького від-ня Миронівської ОДПІ на електронному носії. Звіт нарахування єдиного внеску подається в електронному вигляді через програму M.E.D.O.K.